Составление архивной описи дел. правила составления описи дел для передачи в архив организации. когд

Порядок передачи дел в архив

В архив организации передаются все дела постоянного, вре­менного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Пере­дача дел производится только по описям и в соответствии с со­ставленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передают­ся регистрационно-контрольные картотеки делопроизводствен­ной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются.

Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформ­ления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив:

• отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;

• описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;

• историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;

• справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.

Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в ар­хивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экзем­плярах описей и акта сдачи документов.

Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в го­сударственном архиве, третий экземпляр описи и второй экзем­пляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.

Архивное хранение документов в электронной форме

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохран­ность документов, их централизованное хранение, быстрый по­иск и распределенный доступ к документам как с помощью ло­кальной сети, так и (при необходимости) с использованием уда­ленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Сроки хранения документов не зависят от формы их сущест­вования — бумажной или электронной — и определяются, как уже сказано выше, специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомст­венными). Кроме того, в каждой организации имеется номенк­латура дел. Она также вносится в компьютер и является само­стоятельной таблицей в базе данных о документах организации.

Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.

По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учрежде­ния, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппи­рованных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие ав­томатизированной системы учета позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумаж­ной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значитель­но облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в ар­хиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

Составление описи архивных дел

Архивные услуги

Электронный архив

Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Содержание архивной описи

Как правило, опись архивных дел составляется отдельно на документы, предназначенные для постоянного или временного хранения, и бумаги личного состава. Также в отдельный список могут попасть дела, которые будут отражать особую специфику данного учреждения (например, отчеты в научно-исследовательском институте). Каждый такой каталог представляет собой нумерованный список документов с их кратким содержанием. В данный раздел входят несколько обязательных элементов, позволяющих получить достаточно много дополнительной информации.

Сведения в содержании архивной описи :

  • дате создания
  • количестве листов
  • сроках хранения

Зачем нужна опись архивных дел?

Такой список необходим при создании и пополнении архива любого предприятия. Придя в архив, любое знакомство с документами начинается именно с чтения описи дел, находящихся на хранении в архиве. Такая справочная информация будет отражать систематизированные сведения обо всех завершенных на момент создания архива делах постоянного или временного хранения. Составление такого документа позволит максимально облегчить процесс учета бумаг, подлежащих архивации. Также это необходимо для отражения их краткого содержания.

Экспертная оценка

Как правило, бумаги, попавшие в архивную опись, проходят экспертную оценку. Такие списки обычно составляются ежегодно, перед передачей документов на хранение в архив. Эта работа является достаточно трудоемкой и отнимает много времени у сотрудников. В большинстве случаев проще доверить этот процесс профессионалам, которые сделают все быстро и правильно.

Мы составим опись архивных дел качественно

Наши специалисты помогут свести документы каждого подразделения в единую общую архивную опись. Необходимо отметить, что каждый такой список составляется по четко установленной форме. Составление подобных бумаг позволяет существенно упростить работу с документами, находящимися на архивном хранении, облегчить их поиск среди массы информации. Соответственно, от качества составления описи документов будет зависеть, насколько удобно и легко будет работать с архивной информацией.

Составление итоговой записи

Кроме части с кратким содержанием документов также будет составлена итоговая запись, где будет отражено, сколько дел находилось на хранении на момент составления списков, лист-заверитель и справочная информация, которая поможет значительно упростить работу с архивными документами. Т.е. при необходимости в составление описи может быть включено оглавление, указатели, список сокращений и прочие дополнения.

Компания «Архивный Сервис» поможет вашей организации правильно составить опись архивных дел.

При возникновении любых вопросов обращайтесь к нашим консультантам по телефону (495) 227-04-94

АРХИВНАЯ ОПИСЬ

Понятие и функции архивной описи

Архивная опись — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

  • информационная, раскрывающая состав и содержание документов;
  • учетная, учитывающая количество дел внутри фонда;
  • классификационная, закрепляющая систематизацию дел внутри фонда в соответствии со структурой фондообразовате- ля или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя, справочного аппарата. Объектом описания является единица хранения.

  • • на дела постоянного хранения;
  • • дела временного (свыше 10 лет) хранения;
  • • дела личного состава;
  • • документы на спецносителях;
  • • входящие в архив ведомственные и служебные издания.
Читайте так же:  Полезно знать, как рассчитать единовременное пособие при рождении ребенка. как отразить в учете начи

Правила составления архивной описи

При составлении описи первичным документом является делопроизводственная номенклатура дел. Перед составлением описи необходимо проверить по номенклатуре соответствие заголовка дела находящимся в нем документам, правильность оформления дела, правильность оформления документов в деле.

Правила (основные требования) оформления описи:

Структура составления описи учреждения:

  • • годовая структурная опись составляется в структурном подразделении;
  • • годовая сводная опись составляется ведомственным архивом;
  • • на ее основе в госархиве после передачи туда документов и описи составляется сводная опись учреждения — раздельно постоянного хранения и личного состава.
  • • титульный лист;
  • • оглавление;
  • • предисловие;
  • • собственно опись;
  • • список сокращений;
  • • указатели;
  • • переводные таблицы;
  • • библиографию;
  • • терминологический словарь;
  • • лист-заверитель.

Титульный лист состоит из полного названия архива, названия фондообразователя, названия фонда, номеров фонда, описи, названия описи, крайних дат, внесенных в опись документов.

В оглавлении перечисляются разделы описи с указанием их листов по валовой нумерации.

В предисловии сообщаются сведения о фондообразователе, фонде, приводится аннотация состава и содержания его документов, состав справочного аппарата к описи.

Основной текст описи содержит ее описательная статья. В ней указываются порядковый номер единицы хранения, единицы учета, делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер, заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения, язык, подлинность/копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. При наличии особо ценных документов возможно введение в описательную статью их аннотаций.

Список сокращений вводится в случае наличия в описи специфических, присущих только конкретному учреждению, сокращений слов и терминов.

Указатели раскрывают предметные понятия описи с необходимыми пояснениями и указанием единиц хранения. Возможны предметный, именной, географический, хронологический, другие указатели. В зависимости от необходимости они могут быть глухие или аннотированные.

Переводные таблицы используются при переработке описи для перевода новых номеров единиц хранения на старые. В них параллельно указываются номера новой и старой описи для облегчения работы с новой описью.

Библиография определяет степень использования документов фонда, сообщая сведения об их публикациях, упоминании их в печатных и непечатных материалах, в том числе научносправочном аппарате.

Терминологический словарь вводится в случае специальных для фондообразователя терминов, упоминающихся в описи и содержащихся в ней документах.

Лист-заверитель сообщает суммарные сведения описи, число ее пронумерованных листов, количество находящихся в ней единиц хранения от первого до последнего их номера, изменения в составе описи. Лист-заверитель подписывается составителем описи. При внутренних изменениях в описи он фиксирует эти изменения.

Передача дел в архив организации

В данной статье мы подробно обсудим процесс передачи дел в архив предприятия. Первоочередными являются сразу два вопроса: какие документы необходимо будет подготовить, и за какой период времени.

Какие категории документов передаются в архив

Как правило, в архив компании передают документ с постоянным хранением, а также со сроком хранения более 10 лет. Что касается последних, то речь идет, прежде всего, о документах по личному составу.

Дела со сроком хранения менее 10 лет обычно не передаются в архив, а остаются в подразделениях, где они были заведены, до того момента, когда истечет срок их хранения, и практическая надобность в них отпадет. Однако в некоторых случаях такие документы могут быть переданы в архив по решению руководства, например, если в отделе отсутствует место для их хранения. По завершении хранения можно составить акт на уничтожение документов, которые имеют временные сроки хранения.

Дела за какой период подлежат передаче в архив

В соответствии с правилами документы необходимо сдавать в архив не позднее, чем через три года, после того как завершено их делопроизводство. То есть, передача дела в архив может быть оформлена даже спустя год. Однако такая спешка не всегда бывает рациональна, так как относительно новые документы еще могут пригодиться для текущего делопроизводства. Поэтому придется совершать лишние действия для запроса таких документов из архива.

График приема-передачи дел

Действующие требования гласят, что дела передаются в архив в соответствии с графиком. График может быть составлен в произвольной форме, и по нему должно быть ясно, каким структурным подразделением (или даже конкретным исполнителем) и в какие сроки будет производиться передача документации в архив.

Не стоит указывать конкретную дату приема-передачи документов, лучше всего дать более широкий период времени, например, целый месяц. Ведь может получиться, что именно в установленную для приема-передачи дел в архив дату произойдет аврал, а при наличии расширенных сроков вы получите некоторое временное пространство для проведения маневров.

График должен составляться сотрудником, ответственным за архив, а согласование проводится с руководителями подразделений, которые должны будут передавать свои документы. После этого график должен быть утвержден руководителем организации. Также допускается, чтобы график утверждал руководитель службы делопроизводства, которому подчиняется и архив.

Порядок передачи дел в архив

Результатом проведенной экспертизы ценности документов становятся дела, которые отбирают для приема-передачи, а затем включают их в установленную форму сдаточной описи (образец мы приведем чуть позже).

Проще говоря, в номенклатуре дел должны быть отмечены дела, имеющие постоянные и долговременные сроки хранения (в том числе и дела по личному составу), после чего в график вносят сведения о сроках передачи документации в архив, а также об участниках этого процесса. График составляется заранее на предстоящий год.

В процессе подготовки дел к архивированию, есть смысл спросить у исполнителей, имеются ли в подразделении другие дела тех же категорий. Поскольку в течение года могли быть заведены дела, о которых не известно службе делопроизводства (а значит, их нет и в номенклатуре). Подобные дела также должны быть включены в сдаточную опись.

Если будет выявлено, что то или иное дело отсутствует, то у службы делопроизводства есть право запросить справку о причинах такой ситуации.

Обычно в процессе подготовки документов к архивированию структурные подразделения предприятия одновременно с этим осуществляют контроль правильности формирования дел и корректности их оформления. Это относится не только к делам, которые готовят к передачу в архив, но также и к тем, которые пока находятся в текущем делопроизводстве. Если накопилось большое количество дел, то их проверяют выборочно, чтобы на основании выборки получить представление о том, насколько грамотно осуществляется делопроизводство в том или ином отделе. При необходимости специалист архива может сообщить коллегам свои рекомендации по устранению ошибок и улучшению оформления.

После того как документы уже сданы в архив, осуществляют их научно-техническую обработку, которая включает также их прошивку в твердую обложку. Обычно параллельно производят переформирование, в результате которого дела заново оформляются в соответствии с нормативными требованиями. Это делается в случае, если в текущем делопроизводстве были допущены ошибки или отступления от правил.

Нормативные требования доступны для понимания, однако специалисты различных подразделений предприятия обычно допускают много ошибок при оформлении дел. Поэтому обработчику впоследствии приходится все переделывать. В таких случаях этому сотруднику гораздо легче сделать все заново в соответствии с нормативными требованиями, чем стараться исправить существующее дело.

В связи с этим в процессе подготовки дел к архивированию важнейшей задачей сотрудников отделов является проверка полноты отражении информации на обложке дел. В переделке обложки нет необходимости, особенно если она была корректно оформлена еще в момент заведения дела. Достаточно проверить, чтобы обложки дел содержали всю необходимую информацию, в случае ее отсутствия необходимо будет дополнить ее. Это необходимо для того, чтобы избежать лишних действий в процессе обработки и прошивки дел, а также, чтобы сотрудникам, производящим эту операцию, было проще разобраться во всех документах.

Читайте так же:  Новый коап рф с последними изменениями. коап рф в действующей редакции с комментариями и последние и

После включения всех намеченных дел с постоянным и долговременным сроком хранения в сдаточную опись, документы необходимо передать в помещение архива. С полезными сведениями о составлении описи документов в архив вы можете ознакомиться в отдельной публикации, там вы также найдете образец и порядок заполнения данной описи. Если было решено отправить в архив дела со сроком хранения до 10 лет, то их передачу можно осуществлять без составления описей. Учет в данном случае можно вести по номенклатуре дел.

Опись документов в архив

Составлением описи документов в архив занимается специальный сотрудник. В процессе этой работы он опирается на установленную форму (ниже вы найдете ссылку, по которой сможете скачать образец). У такого документа есть иные названия: сдаточная опись, а также опись дел структурного подразделения. Не нужно сомневаться, во всех случаях подразумевается один и тот же документ.

Дела компании передаются в архив исключительно по описям, это помогает избежать каких-либо проявлений двойственного толкования ситуаций из серии – один сотрудник говорит: «я все сдал, дело должно быть в архиве», другой ему противоречит: «дела нет в архиве, не знаю, о чем речь».

Составляется два экземпляра описи документов в архив. Один из них предназначается для сдачи архив, а другой – для хранения в отделе. Для того чтобы заполнить графы описи, используется информация на обложках дел. Если сведения с обложки неполны, в таком случае изучают номенклатуру дел и дополняют данные за счет этой информации.

Каждому делу в описи должен быть присвоен свой собственный номер. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том должен быть внесен под отдельным номером. То есть под каждый том (или часть) отводится своя строка в описи.

Опись документов в архив не должна содержать одинаковых заголовков. Поэтому, если они встречаются, то в первом случае заголовок указывают полностью, а далее повторяющуюся часть заменяют на формулировку «То же». Однако заголовок указывают полностью вначале нового листа.

Ответственный за архив сотрудник принимает дела по сдаточной описи. Пример дел осуществляется в присутствии сотрудника соответствующего структурного подразделения. Два экземпляра описи должны обязательно содержать:

  • отметку о наличии каждого из дел (для этого используется графа «Примечание»);
  • указание количества переданных в архив дел (как цифрами, так и прописью);
  • дату и подписи сотрудников, осуществлявших прием и передачу дел;
  • утверждение начальника отдела.

По данной ссылке вы сможете скачать образец описи документов в архив.doc с примером его заполнения.

Опись дел постоянного хранения – образец составления

В архиве организации должна иметься опись дел постоянного хранения, которую составляют на основе сдаточных описей структурных подразделений, в соответствии с которыми дела сдавались в архив. На самом деле при составлении описей их принято сразу же подразделять по срокам хранения: временного (более 10 лет) и постоянного. Это касается как дел по личному составу, так и специфических видов дел, которые характерны лишь для конкретных типов предприятий (например, налоговые отчеты индивидуальных предпринимателей или научные отчеты и другие подобные документы). В данной статье мы подробно рассмотрим порядок создания описи дел постоянного хранения. В конце этой публикации вы также найдете образец оформления такого документа.

Описи предназначены для ведения учета и оперативного поиска архивных дел. Таким образом, архивная опись, по сути, представляет собой справочник, в котором систематизированы включенные в нее единицы хранения, то есть дела. После того как заканчивается научно-техническая обработка дел (то есть их систематизация и подшивка в твердую обложку) составляют опись постоянно хранения. Для составления описи используется установленная форма, образец которой вы сможете найти в нашей статье, он полностью соответствует форме, регламентируемой нормативными актами.

Правила составления описи дел постоянного хранения

В порядке валовой нумерации в опись включаются заголовки документов, имеющих постоянные сроки хранения. Кроме того, сюда могут частично войти дела с отметкой «ЭПК». Чтобы осуществить эту работу, вам понадобится взять номенклатуру дел предприятия, а также перечни с указанием сроков хранения. Это поможет вам в оценке полноты отбора дел, а также послужит для уточнения сроков хранения документов.

Нумерация дел в описи ведется на протяжении нескольких лет. По прошествии времени допускается включать дополнительные дела (обнаруженные впоследствии) в годовой раздел описи, который уже был полностью оформлен. Это делается при помощи литерных номеров (например, 27а).

Каждая графа описи заполняется на основании информации, содержащейся на обложке дел. У каждого дела должен быть свой собственный номер. Если по факту вы получили сразу несколько томов, то каждый том должен быть внесен под своим новым номером.

Как правило, опись дел не допускает повторения одинаковых заголовков. Сначала воспроизводят полный вариант заголовка (вверху каждого листа). Если же заголовок содержит повторение, то часть заголовка должна быть заменена на фразу «То же».

Как правило, в состав описи включается несколько годовых разделов. В конце должна быть сделана итоговая запись (пример смотрите в образце).

На практике к описи постоянного хранения обычно составляют предисловие, которое содержит информацию об основных функциях и структуре компании, все они относятся ко времени упорядоченных документов. Сюда также входят основные категории дел, попавшие в опись, особенности формирования описи и другая информация. Предисловие должно быть подписано его составителем, а также сотрудником, несущим ответственность за архив.

Если имеется необходимость, то можно составить оглавление (обычно это делают при наличии большого числа подразделений) или же список сокращений (применяется в том случае, если в описи использовались термины, выходящие за пределы общеупотребительных слов).

Предприятиям, которые осуществляют передачу своей документации на муниципальное или государственное хранение, необходимо подготовить четыре экземпляра описи дел постоянного хранения. Остальным же организациям на практике бывает достаточно одного-двух экземпляров.

Незаконченная опись, которую предполагают вести и дальше, не подшивается. Такой документ хранится в папке на завязках. Такой вариант хранения особенно актуален для организаций, которые выступают в качестве источников комплектования государственного архива.

Утверждение годового раздела описи дел постоянного хранения производится следующим образом:

  • опись подписывается ее составителем и ответственным за архив сотрудником;
  • экспертная комиссия предприятия рассматривает опись (по ссылке вы сможете найти образец протокола заседания экспертной комиссии);
  • организациям, являющимся источниками формирования государственных или муниципальных архивов, необходимо предоставить опись на рассмотрение в соответствующий архив;
  • происходит утверждение руководителем предприятия.

После того как годовой раздел описи будет утвержден, вносить те или иные изменения можно только после того, как будет принято ЭПК касательно этого решения. В данном случае речь идет об организациях, которые впоследствии отправляют свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив.

Опись документов: правила использования и оформления

Ни для кого не секрет, что предприятия и государственные органы обязаны законодательством сохранять на протяжении определенного периода документы относительно их деятельности.
Читайте так же:  Может ли рсо выполнять функции исполнителя. ресурсоснабжающая организация — исполнитель коммунальных

Но такие документы не разрешается просто так сохранять в архиве. Перед их отправкой обязательно выполняется их опись.

Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется?

В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций:

  • Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г. утвердил Росархив;
  • Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (или просто нормы ГОСТа Р51141);
  • Приказ Министерства культуры, утверждающий инструкцию делопроизводства;
  • Разъяснения по порядку заполнения определенных форм документов;
  • Инструкция ЦБ РФ, где прописаны главные правила ведения делопроизводства в Центральном банке.

Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы. Сначала идут приказы и распоряжения от вышестоящих органов, а дальше иные приказы, протоколы, планы, сметы, отчеты, доклады и переписка.

Применение и назначение описи

Обязательной описи подлежат бухгалтерские и кадровые документы. Они описываются, а потом сшиваются и передаются на проверку в соответствующий государственный орган или сразу в архив.

Описанию подлежат также документы, которые в течение года не используются в делопроизводстве. После этой процедуры они хранятся в архиве предприятия.

Правда, срок их хранения зависит от разновидности. Так, нотариальные записи, документы о персонале, а также хозяйственные книги хранятся на протяжении 75 лет, конструкторская документация – 20 лет, а фотодокументы – 5 лет.

Описывать и сдавать в архив свою документацию должны не только государственные организации, но также частные предприятия. Для этого необходимо подписать договор между таким предприятием и Федеральной архивной службой.

В делопроизводстве

В делопроизводстве должна выполняться опись только документов, требующих временного или постоянного хранения. Речь идет о личных, судебных или следственных делах.

Можно проводить опись документов, потеря которых грозит служебной неприятностью. Например, это касается приказов.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Такая опись упрощает поиск документов, ведь каждому отдельному документу присваивается индивидуальный номер.

Сотрудник, который занимается описью, заполняет 2 бланка – один необходимо сохранять в отделе, а другой – в архиве. При заполнении формы используются данные из обложек дел.

Правила составления

Перед началом описи сотрудник должен:

  • проверить правильность заголовков;
  • убедиться, что не были нарушены правила оформления дел и документов внутри их.

Выполняя опись, необходимо придерживаться таких правил:

В опись входит:

  • титульный лист – содержит название архива и фондообразователя, а также название описи и крайние даты внесенных в бланк документов;
  • оглавление – содержит перечень всех разделов описи, указываются также номера страницы, где начинается каждый раздел;
  • предисловие – здесь кратко излагается содержание документов, а также данные о фондообразователе;
  • сама опись – главная часть описи;
  • сокращения – используется, если организация использует специфические сокращение терминов;
  • указатели – дают пояснение предметных понятий;
  • таблицы – нужны, когда выполняется переработка описи новых номеров на старые;
  • библиография – сообщает сведения о публикации документов в разных изданиях;
  • словарь терминов – используется, если в описи упоминаются специфические термины;
  • лист-заверитель – общие данные об описи.

После завершения выполнения описи сотрудник, который ее составлял, оформляет и подписывает лист-заверитель.

[3]

Особенности оформления в различных ситуациях

Опись документов составляется не только для их передачи в архив. Без описи не обойтись также, если документы передаются в суд, налоговую или другую организацию по требованию. Кроме того, бланк описи заполняется, когда документы отправляются на уничтожение.

[1]

Каждый из выше упомянутых случаев имеет некоторые особенности составления описи. Рассмотрим их более подробно.

При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию

Если вы подаете в иск в суд, то составлять опись документов не нужно. Вы как истец подаете иск, в котором в конце перечисляется список предоставленных документов. Но если таких документов очень много, то опись все же лучше сделать.

В случае, когда налоговая или другая организация предъявляет требование отправить какие-либо документы, то опись составлять обязательно.

Документ содержит такую информацию:

  • вверху указывается название организации, ее адрес и реквизиты;
  • исходящий номер;
  • заглавие;
  • перечень документов с указанием их конечной даты и номера;
  • внизу указывается общее количество документов.

Такая опись обязательно заверяется печатью и подписывается руководителем организации. Если вы лично приносите документы в организацию, то не будет лишним потребовать роспись, которая подтверждает факт получения документов.

Внутренняя опись для личного дела

Заниматься этим документом должен сотрудник, который оформляет сами личные дела. Бланк описи вкладывается в папку с личными делами и заполняется после поступления каждого нового документа.

Опись содержит информацию о:

  • номерах документов;
  • наименовании;
  • количестве листов.

В случае сдачи дел в архив необходимо составить итоговую запись. В ней содержатся данные об общем количестве дел и количестве их страниц.

Опись вложений содержит характеристики стоимости отправления и составляется в таких случаях отправки:

Отправитель обязан заполнить две формы описи вложения.

Образец описи документов для почты

В каждом из экземпляров указывается:

  • ФИО (или название организации) получателя;
  • примерную стоимость отправления;
  • количество отправленных предметов.

Когда отправитель завершит заполнять форму описи, работник почты должен поставить на них свою подпись и календарный штемпель. Один экземпляр бланка вкладывается в почтовое отправление, а другой – вручается отправителю.

Правила составления данных документов изложены в следующем видеоматериале:

Для передачи в архив

Опись документов для архива составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается в организации, а другой экземпляр – в архиве.

Все тома документов, которые планируют передать в архив, заносятся в бланк сдаточной описи. В этом бланке указывается индивидуальный номер каждого тома, число листов и их крайние даты.

Такая опись имеет несколько разделов:
  • оглавление;
  • предисловие;
  • основная часть;
  • сокращения.

Опись постоянного хранения составляется, как правило, в 4 экземплярах, но достаточно и 1-2 экземпляров. Каждый годовой раздел такой описи подлежит утверждению.

Такое утверждение состоит из следующих этапов:

  1. опись должен подписать сотрудник, что отвечает за архив и сотрудник, который заполнял бланк;
  2. далее проводится рассмотрение экспертной комиссией;
  3. опись анализирует экспертная комиссия архивного органа в случае, когда организация является источником комплектования такого органа;
  4. документ обязательно должен быть утвержден руководителем организации.

Если опись незавершенная, ее нельзя подшивать, а необходимо хранить в папке с завязками. Когда опись закончена, составляется итоговая запись.

Опись является законченной, если число записей достигла числа «9999». Составляется также оглавление, перечень сокращений и предисловие.

Обязательным элементом завершенной описи считается титульный лист, где указывается:

  • полное наименование архива;
  • название фонда и его номер;
  • номер и наименование описи;
  • крайние даты описанных дел.

Завершенная опись прошивается в твердую обложку.

На уничтожение

В опись на уничтожение включаются все документы, которые больше не несут ценности для организации и срок хранения которых уже завершился.

Если в опись вносятся данные о делах какого-то определенного подразделения, то вверху бланка описи необходимо написать наименование этого подразделения.

В случае, когда несколько дел имеют одинаковый заголовок, то в бланк такие дела заносятся под одним общим заголовком с указанием общего количества таких дел. В форму описи заносят данные с обложек дел, которые хотят уничтожить.

Читайте так же:  Постановление правительства рф 290 о фгпн

Когда в бланк занесены все дела, его подписывает сотрудник, который занимался экспертизой. Дальше его анализирует экспертная комиссия организации. Обязательно составляется протокол заседания этой комиссии.

После этого бланк описи и документы могут быть уничтожены. Если уничтожением бумаг занимается организация, то факт уничтожения фиксируется с акта в произвольной форме. В случае, когда документы передаются на утилизацию, то оформляется акт приема-сдачи, в котором указывается дата его составления, количество дел, а также их вес.

Изъятых документов

Для описи изъятых документов используется форма №ММ-3-06/338, которая была утверждена правительством 31.03.2007 г.

Вверху бланка указывается наименование организации (или ФИО физического лица), ее ИНН/КПП.

[2]

Дальше идет список изъятых документов. В списке указывается:

  • наименование документов;
  • количество;
  • индивидуальный признак – оригинал или копия;
  • стоимость, если это возможно.


В конце указывается общее число листов документов. Опись подписывается должностным лицом, что проводил изъятие и другими лицами, которые присутствовали при этой процедуре.

Опись изъятия составляется в 2-х экземплярах. Один экземпляр получает организация или лицо, у которого были изъяты документы, а второй остается в сотрудников полиции, налоговой или другого органа, который проводил изъятие. Если во время процедуры изъятия использовались какие-либо способы фиксации, то к описи прилагаются фото- или видеоматериалы.

Понятыми при изъятии документов не могут выступать сотрудники полиции и суда.

Как правильно оформить опись для налоговой в 1С рассказано в данном видео уроке:

Архивная обработка документации: что она собой представляет?

Курс ЦБ РФ

Подготовка документов к сдаче в архив.

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:

— документы по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
— проектной документации по строительству — 20 лет;
— конструкторской, технологической документации — 20 лет;
— патенты на изобретение — 20 лет:
— научной документации — 15 лет;
— кино- и фотодокументов — 5 лет;
— видео- и фотодокументов — 3 года.

В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения, а также по личному составу передаются в государственный архив на хранение. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, необходимо заключение договора с Федеральной архивной службой. Если организация не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения оставшихся документов определятся председателем ликвидационной комиссии.

В любой организации в течение года накапливается определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив . Это дела состоящие из документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу. Такие дела сдаются в архив через год после их окончания в делопроизводстве. Только после того как дела полностью оформлены их ссдают в архив на хранение.

Оформление дел:

— проверка правильности группировки документов в дела;
— переплет (подшивка);
— нумерация листов в деле;
— составление листа-заверителя;
— составление в определенных случаях внутренней описи документов дела;
— уточнение наименования организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела;
— составление и оформление описи дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

— не проводить систематизацию документов в деле;
— не нумеровать листы дела;
— не составлять заверительные надписи;
— не переплетать (не брошюровать).

Проверка правильности архивной обработки документов проводится для того, чтобы еще раз убедиться в соответствии документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту и т.д.

При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело . Предварительно из дела удаляются все скрепки и т.п. За последним документом в деле вкладывается лист заверителя. В начале дела, при необходимости, вкладываются листы для внутренней описи. По архивны правилам дело не должно превышать 250 листов. Если документов в деле оказалось больше, то данные дела необходимо разделить на тома.

Документы должны быть переплетены в твердую картонную обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. В отдельных случаях делают фальцовку документов перед переплетом.

Дела длительного срока хранения обязательно надо прошивать дело насквозь, включая как верхнюю часть обложки, так и нижнюю. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка (шарнир), и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело необходимо хранить 75 лет, то данная подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

При подшивке необходимо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан и не заходил за подшитую часть документов. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в папке-скоросшивателе.

Все листы в делах нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей не допускается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. При создании нескольких томов одного дела каждый том нумеруется отдельно.

Итоги нумерации записываются в листе заверителя расположенным в конце пошитого дела. В листе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов в деле и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные или пропущенные номера.

Лист заверителя подписывается лицом составившим его, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа нельзя.

В случае, когда дело содержит особо ценные документы: в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, о выдаче авторских свидетельств и патентов, судебных и следственных делах и ряде других случаев составляются внутренние описи на документы дела.

В архивном законадательстве есть определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов».

Внутренняя опись подшивается перед документами в начале дела и содержит сведения о каждом из них. В конце внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.

После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлен лист заверителя и внутренняя опись документов дела, проводится оформление обложки дел.

Оформление обложки дел выполняется в соответствии с требованиями архивного законодательства «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:

— наименование организации и его подчиненность;
— наименование структурного подразделения;
— индекс дела;
— заголовок дела;
— срок хранения дела.

Читайте так же:  Зоновские законы и понятия. блатной жаргон, по фене. какой он, закон тюремный

При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются:

— номер тома, если дело имеет несколько томов;
— крайние даты дела;
— количество листов в деле;
— номера фонда, описи и дела по описи.

Последний реквизит проставляется в архиве.

Очень важно при оформлении обложки соблюдать требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.

Заголовок дела пишется на обложке в начале года из номенклатуры дел. После анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой ситуации следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но если есть наличие копий документов, то обязательно оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в соответствии с перечнем.

При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.

На все дела постоянного и долговременного срока хранения составляется опись. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для учета и систематизации. Опись служит основным учетным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

Дела располагаются в описи по значимости. Например: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.

Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме. Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:

— порядковый номер дела или тома по описи;
— индекс дела или тома;
— заголовок дела или тома;
— даты дела или тома;
— число листов в деле или томе;
— сроки хранения;
— примечание.

Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер.

Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации и присваивает номера описи структурного подразделения.

При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо систематизировать. Порядок систематизации дел в организации — хронологически-структурный. Это означает, что дела систематизируют по годам. И дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел.

И так получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения.

В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет.


В таких организациях как правило ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой.

Каждая опись имеет свой номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет 1, на дела со сроком хранения более 10 лет- №2, на дела по личному составу — №3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

Заканчивается опись итоговой записью. Где указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации (литерные или пропущенные номера). Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи.

Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения организация ежегодно должна составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.

Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в государственный или муниципальный архив.

Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.

На дела временного срока хранения описи не составляются их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Во время подготовки дел к передаче в архив организации, сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Источники


  1. Комаров, С. А. Теория государства и права / С.А. Комаров, А.В. Малько. — М.: Норма, 2004. — 442 c.

  2. Рогожин Н. А. Арбитражный процесс; Юстицинформ — Москва, 2012. — 240 c.

  3. Кудинов, О.А. Обязательства вследствие причинения вреда и неосновательного обогащения: Юридический комментарий / О.А. Кудинов. — М.: Городец, 2015. — 128 c.
  4. Широкунова, О. В. Как открыть свое дело. Создание юридического лица / О.В. Широкунова. — М.: Феникс, 2005. — 384 c.
  5. Астахов Жилье. Юридическая помощь с вершины адвокатского профессионализма / Астахов, Павел. — М.: Эксмо, 2016. — 320 c.
Составление архивной описи дел. правила составления описи дел для передачи в архив организации. когд
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here