Сопроводительное письмо в фсс о возмещении расходов. образец письма об уточнении назначения платежа

Заявления на уточнение принадлежности платежа

Адрес:
173009, Великий Новгород, ул. Псковская, 15
Схема проезда
Телефоны Режим работы

Телефон: 974-588 (Приёмная)

Пн-Чт: 8:30-17:30

Пт: 8:30-17:00

Сб-Вс: Выходной

Перерыв на обед: 13:00-14:00

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Как писать сопроводительное письмо к документам

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003 . Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

  • на фирменном бланке;
  • с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

О направлении ответа на претензию

Тема, определяющая его цель

Сопроводительное письмо передаваемых документов

Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.

По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.

Перечень приложений. Вежливая подпись

  1. Договор поставки, количество листов.
  2. Товарная накладная, количество листов.
  3. Заказ-наряд, количество листов.
  4. Фото установленного баннера, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.

ФИО и контакты исполнителя.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку

Пример недопустимой формулировки Следует писать
«Надеемся на скорую встречу» «Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
«Приветствуем самого нашего любимого клиента» «Уважаемый Иван Иванович!»
«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» «В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»
«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной» «Направляем подтверждение сроков и качества»
«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе» «Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

Письмо об уточнении назначения платежа

Составление письма об уточнении назначения платежа происходит тогда, когда сотрудники организаций обнаруживают ошибку или неточность в уже исполненном платежном поручении. Данное письмо является не просто частью деловой корреспонденции, оно относится к первичной документации фирмы.

Когда и какие возникают ошибки

Ошибки в платежках между контрагентами допускают составители платежных поручений, т.е. работники бухгалтерских отделов. При этом неверные данные могут быть в самых разных пунктах документа: например, неправильно указывается номер договора, по которому происходит перечисление денежных средств, ошибочно пишется цель платежа или, бывает, выделяется НДС там, где его выделать не нужно и т.д.

[2]

Исправить это можно в одностороннем порядке, направив партнеру письмо об уточнении назначения платежа.

При этом вторая сторона не обязана высылать уведомление о получении данного послания, но удостовериться в том, что письмо получено, лишним не будет.

Можно ли оспорить новое назначение платежа

Обычно изменение параметра «Назначение платежа» происходит при взаимном согласии и без особых последствий. Но в некоторых случаях возможны осложнения. Например, если налоговая инспекция при проверке обнаружит такое исправление и посчитает его способом ухода от налогов, санкции со стороны контролирующего органа можно считать неминуемыми. Бывает, что трения о назначении платежа возникают и между контрагентами, особенно в части выплат по долгам и процентам. В большинстве случаев, для того, чтобы оспорить исправление, опротестовывающей его стороне придется обратиться в судебную инстанцию, при этом гарантий выигрыша дела никто не даст, поскольку такие истории всегда имеют множество нюансов.

Важное условие, необходимое для того, чтобы избежать возможных проблем, заключается о том, что сведения об изменениях в назначении платежа нужно в обязательном порядке передавать и в банки, через которые прошел платеж. Для этого достаточно всего лишь написать аналогичные письма в простой уведомительной форме.

Кто составляет письмо об уточнении назначения платежа

Данное письмо составляется со стороны компании, переведшей средства.

Обычно сам текст пишет специалист отдела бухгалтерии или иной сотрудник, уполномоченный на создание подобного рода корреспонденции и имеющий доступ к формируемым платежкам.

При этом документ в обязательном порядке должен быть подписан руководителем компании.

Как правильно написать письмо

Письмо об уточнении назначения платежа не имеет унифицированного образца, обязательного к применению, соответственно, писать его можно в произвольной форме или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы. При этом есть ряд сведений, которые указывать в нем необходимо. Это:

  • название предприятия-отправителя,
  • его юридический адрес,
  • данные об адресате: название компании и должность, ФИО руководителя.
  • ссылку на платежное поручение, в котором была допущена ошибка (его номер и дату составления),
  • суть допущенной неточности
  • исправленный вариант.

Если неверно внесенных сведений несколько, то вписать их надо отдельными пунктами.

Все суммы следует вносить в бланк как цифрами, так и прописью.

При составлении письма важно придерживаться делового стиля. Это значит, что формулировки послания должны быть предельно четкими и корректными, а содержание довольно кратким — строго по делу.

Как оформить письмо

Как к информационной части письма, так и к его оформлению закон не предъявляет ровно никаких требований, поэтому писать его можно на простом чистом листе или на фирменном бланке организации, при этом допустимы как печатные, так и рукописные варианты.

Единственное правило, которое надо соблюдать неукоснительно: письмо должно быть подписано директором фирмы или уполномоченным на визирование подобной документации лицом.

Проштамповывать послание не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица по закону освобождены от необходимости это делать (при условии, что данное требование не прописано во внутренних нормативных актах компании).

Письмо нужно составлять как минимум в четырех экземплярах:

  • один следует оставлять себе,
  • второй передавать контрагенту,
  • третий в банк плательщика,
  • четвертый в банк получателя.

Все копии должны быть идентичны и заверены должным образом.

Как отправить письмо

Отправить такое письмо можно несколькими способами.

  1. лично из рук в руки,
  2. курьерской доставкой,
  3. через почту России заказным письмом с уведомлением о вручении,
  4. через интернет.

В случае отправки через интернет важно, чтобы предприятие имело официально зарегистрированную электронную цифровую подпись, хотя даже это не дает гарантии прочтения письма получателем.

Как и сколько хранить письмо

После отправления, все письма об уточнении назначения платежа необходимо зарегистрировать в журнале исходящей документации, а одну копию вложить в папку текущей «первички» фирмы. Здесь оно должно находиться период, установленных для такого рода документов законом или внутренними нормативно-правовыми актами компании, но не менее трех лет. После утраты актуальности и истечения срока хранения письмо можно передать в архив предприятия или утилизировать в порядке, прописанном в законодательстве.

Как написать письмо в налоговую об уточнении платежа

Какие ошибки можно исправлять

Многообразие фискальных налогов и сборов нередко приводит к тому, что налогоплательщик допускает опечатки в платежных документах. Если ошибку не исправить, то оплата может затеряться, а налоговики признают долг и применят штрафные санкции.

Если неточность была выявлена до исполнения документа на уплату банком или органами Федерального казначейства, платежку можно отозвать. Но что делать, если платежное поручение (ПП) уже проведено и денежные средства списаны с расчетного счета в пользу ФНС.

Скорректировать платежное поручение с 01.01.2019 года можно по любым ошибкам, но при соблюдении трех условий:

  1. Срок давности не истек, то есть еще не прошло трех лет с момента осуществления перечислений в ФНС.
  2. Деньги зачислены в бюджет, то есть поступили на лицевой счет Федерального казначейства.
  3. При уточнении оплаты не образуется недоимка по конкретному налоговому обязательству.

В таком случае придется подготовить образец: заявление в налоговую об уточнении платежа. Однако не все ошибки можно исправить. Определим ключевые условия.

Нельзя исправить ПП по страховым взносам в ФНС, а также по взносам на травматизм в ФСС, если:

  • деньги не поступили на соответствующий счет Федерального казначейства, то есть в платежном поручении неверно заполнены поля 13 и 17 (банк и счет получателя);
  • допущена ошибка в КБК (неправильно указаны первые три цифры кода бюджетной классификации) в поле 104;
  • оплата взноса на обязательное пенсионное страхование была зачтена на индивидуальном пенсионном счете работника (застрахованного лица), то есть, уже зачтенные взносы уточнить нельзя (п. 9 ст. 45 НК РФ ).

В остальных случаях налогоплательщик может скорректировать любые ошибки и неточности в следующих полях ПП:

Исправляем ошибки в назначении платежа

Причины и распространенные типы ошибок

Платежные поручения составляются, как правило, работником бухгалтерии или финансового отдела. При ручном заполнении документа неизбежны ошибки. Наиболее часто сотрудники ошибаются в номере договора или его дате, неверно указывают наименование оплачиваемых товаров или услуг, а при перечислении налога ошибаются в КБК и периоде оплаты. В 2019 году в связи со сменой ставки НДС с 18% на 20% участились случаи ошибок в указании ставки и суммы налога. Расскажем, как и в каких случаях составить образец письма об ошибке в назначении платежа.

Некоторые реквизиты необходимо обязательно исправить, а в некоторых случаях это не обязательно. Уточняющее письмо нужно составить в том случае, если перевод нельзя однозначно идентифицировать, то есть нельзя определить, за что и по какому основанию произведена оплата. Если ошибка не критична, уведомление об уточнении можно не составлять.

Кто и в каких случаях составляет уведомление об уточнении реквизитов платежного поручения

Письмо об уточнении составляется и направляется тем лицом, которое перечисляло денежные средства. Ведь только плательщик имеет право распоряжаться своими денежными средствами.

Если получатель денег считает, что в платежном поручении допущена ошибка, ему необходимо обратиться к плательщику и запросить исправление. Самостоятельно без разрешения плательщика учесть денежные средства по своему усмотрению получатель денег не может.

Ошибка Нужно ли исправить Почему
Читайте так же:  Как выбрать роддом правильно, на что при выборе стоит обратить особое внимание можно ли самой выбрат
Неправильный договор Да

Поставщик может учесть оплату как аванс по ошибочному договору и не погасить фактическую задолженность за товары и услуги. В этом случае:

  • поставщик будет вынужден заплатить НДС с аванса покупателя;
  • покупатель все еще останется должником, и поставщик может взыскать долг в судебном порядке.
Неправильное наименование товара или услуги Не обязательно При частых ошибках или большой сумме перевода несоответствие указанного товара или услуги виду деятельности получателя может вызвать вопросы банка вплоть до блокировки счета. Лучше указывать правильное наименование товара или услуги, а при массовых ошибках их нужно все же уточнить. Ставка НДС Нет Правовых и налоговых рисков нет. Здесь могут возникнуть проблемы у плательщика при зачете НДС с аванса поставщика со стороны ИФНС, если неточность перетечет в авансовый счет-фактуру.

Составляем исправительное письмо о назначении платежа в платежном поручении поставщику

Когда нужно произвести изменение назначения платежа в платежном поручении, письмо составляется в произвольной форме. На законодательном уровне нет утвержденного бланка.

В документе необходимо указать:

  • номер и дату документа;
  • данные отправителя и получателя;
  • реквизиты платежного документа, в котором допущена ошибка;
  • правильное наименование ошибочных реквизитов;
  • подпись ответственных лиц (тех же, которые подписывали платежку).

Направить уведомление можно любым удобным способом. Получение уведомления от контрагента о поступлении письма не обязательно. Но лучше его получить, чтобы убедиться, что получатель денег внес исправления в учет.

Образец письма о правильном назначении платежа

Как исправить налоговый платеж

По уточнению налоговых платежей существуют свои правила:

  1. С даты перечисления прошло не более трех лет.
  2. Уточнение не приведет к образованию недоимки.
  3. Оплата поступила в бюджет.

Нельзя уточнить платеж, если плательщик ошибся в номере счета Федерального казначейства или реквизитах банка. Он считается не поступившим в бюджет, и его можно только вернуть.

Читайте так же:  Налоговый кодекс 333.36. . налоговый кодекс рф

Чтобы исправить ошибку в платежном поручении, необходимо составить письмо в произвольной форме, а также прикрепить к нему копию неправильной платежки.

Образец письма о неверном назначении платежа в ИФНС

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Составляя уведомление, в нем необходимо указать:

  • реквизиты отправителя (наименование, адрес ИНН, ОГРН);
  • реквизиты налоговой инспекции;
  • данные платежного документа, в котором допущена неточность;
  • реквизиты, которые нужно исправить, с их правильными значениями.

Образец письма о верном назначении платежа в налоговую

Направить уведомление можно:

  • в письменном виде лично в ИФНС или по почте;
  • в электронном виде через оператора ЭДО.

Сколько нужно хранить

Рассматриваемый документ относится к первичным учетным. Для них установлен срок хранения не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 402-ФЗ).

Можно ли оспорить изменение платежа

Иногда получатель денег не согласен с изменениями, вносимыми плательщиком. К сожалению, оспорить письмо об уточнении достаточно сложно. Делать это необходимо в судебном порядке. Желательно решить проблему путем переговоров.

При внесении изменений в назначение платежа необходимо помнить, что такие операции внимательно рассматриваются контролирующими органами. Если ИФНС усмотрит в таких письмах признаки уклонения от налогов, то могут быть предъявлены претензии: доначислены налоги и штрафные санкции. Наиболее часто вызывает вопросы предоплата по договору поставки, позднее переквалифицированная в перевод по договору займа. Здесь явно прослеживается способ ухода от уплаты НДС с аванса покупателя, и вопросы налоговой инспекции неизбежны.

Письмо на возврат денежных средств от поставщика

В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда необходимо вернуть перечисленные контрагенту деньги. Причинами могут стать не только ошибка в реквизитах платежного поручения, но и нарушение сроков поставки товара или выполнения работ, несоответствие качества товаров или услуг, расторжение договора, переплата, выявленная по акту сверки, и прочее. Чтобы вернуть деньги, составляется претензионный документ по образцу.

Общие требования

Документ представляет собой заявление (просьбу) о возврате перечисленных денег. Унифицированной формы не существует, поэтому составляем заявление в произвольной. Укажите обязательно следующие сведения:

  • реквизиты вашей организации: обращение можно составить на фирменном бланке;
  • банковские реквизиты для возврата средств;
  • имя руководителя контрагента, его должность и ФИО;
  • тема обращения (предмет претензии): укажите, на основании какого документа (договора, счет-договора, универсального передаточного документа) оформляется письмо;
  • предмет обращения: опишите точно, каким образом и в следствие чего перечислены деньги на расчетный счет поставщика. Укажите, на основании чего необходимо вернуть деньги, свои требования по срокам, включите штрафы и неустойки, если таковые имеются в документе — основании обязательства. Аргументируйте собственную позицию нормой законодательства или условиями договора, на основании которых поставщик обязан вернуть средства.

Приложите копии подтверждающих документов: платежки, банковской выписки о списании со счета. В описи укажите не только количество, но и число страниц в каждом из них. В приложении к письму обязательно добавьте акт сверки взаимных расчетов. Заверьте обращение подписями: ответственного исполнителя, финансового директора (главного бухгалтера) и руководителя организации.

Образец письма на возврат денег от поставщика

Как составить письмо на возврат переплаты

Документ составляем в двух экземплярах, один направляем контрагенту, а второй регистрируем в журнале и подшиваем в исходящей документации. Количество экземпляров может быть больше, по одному на каждое заинтересованное лицо. Например, для руководителя и главбуха филиала, для директора и главного бухгалтера головной организации, для учредителя вашей организации.

Читайте так же:  Справочник окпд2 на год сетевой фильтр. коды окпд2 продукции. с изменениями и дополнениями от

Акт сверки

Акт сверки взаиморасчетов с поставщиком следует приложить обязательно, вне зависимости от причины возникновения дебиторской задолженности. Он позволит понять расхождения в учете или выявить ошибку.

Образец письма на возврат переплаты поставщику

Пример: возвращаем переплату, которая произошла по технической ошибке. В платежном поручении №117 от 16.07.2017г. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» неверно указан получатель: вместо ООО «Поставка спорттоваров» указан ООО «Поставка товаров». Сумма платежа 30 000 рублей. Составляем просьбу о возврате.

Образец письма на возврат аванса от поставщика

Рассмотрим ситуацию, которая может случиться на практике (возвращаем аванс).

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» ошибочно перечислило аванс ООО «Поставка товаров» в сумме 30 000 рублей. Между организациями заключен договор на покупку спортивных мячей на 100 000 рублей. Авансовые платежи по договору не предусмотрены. Составляем письмо.

Ответственность и сроки хранения

Письма на возврат, как и прочая деловая переписка, должны храниться не менее 5 лет.

Для претензионной переписки можно завести отдельный журнал регистраций, его форму и порядок ведения утвердите в учетной политике. Ознакомьте ответственное должностное лицо с данным порядком под роспись.

Ответственность за ведение и хранение этих документов пропишите в должностных инструкциях.

Письмо об уточнении назначения платежа контрагенту: образец

При перечислении аванса контрагенту мы в платежном поручении неправильно указали номер договора. Хотим внести исправления в назначение платежа, чтобы не было проблем с авансовым вычетом. Как правильно это сделать, чтобы избежать претензий налоговой инспекции?

Для уже исполненных платежных документов порядок изменения реквизитов законодательно не установлен. На практике делают так.

Если ошибку заметил получатель, то он должен обратиться к плательщику с просьбой о внесении изменений в платежное поручение. Cамостоятельно исправить назначение платежа он не может.

Если ошибку обнаружил плательщик, то он должен письменно известить получателя о допущенной в платежном документе ошибке, а также о том, как правильно должно быть заполнено поле «Назначение платежа», и попросить его письменно дать согласие на исправление.

«В поле “Назначение платежа” платежного поручения № 205 от 01.06.2016 ошибочно указано: “Авансовый платеж по договору поставки от 30.10.2015 № 198, в том числе НДС (18%) — 8389,83 руб.”.

Просим Вас письменно подтвердить свое согласие на изменение ошибочного назначения платежа на следующее правильное: “Авансовый платеж по договору поставки от 15.10.2015 № 164, в том числе НДС (18%) — 8389,83 руб.”».

После получения согласия получателя плательщик направляет в свой банк сообщение об изменении назначения платежа в двух экземплярах за подписью лиц, которые подписывали платежное поручение. В нем нужно указать номер, дату, сумму, получателя, наименование его обслуживающего банка и номер его расчетного счета, назначение платежа с ошибкой, которое нужно исправить, и правильное назначение. К письму прикладываются копия исправляемого платежного поручения и письменное согласие получателя на внесение исправлений.

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

В АО ФК Банк,
105118, г. Москва, Шоссе Энтузиастов, 34

Сообщение об изменении назначения платежа в платежном поручении

ООО «Альфа» платежным поручением № 205 от 01.06.2016 были перечислены денежные средства в сумме 55 000,00 руб. на расчетный счет ООО «Бета» № 40702810838123459320 в Фортуна-банке г. Москвы.

В поле «Назначение платежа» вышеуказанного платежного поручения ошибочно указано: «Авансовый платеж по договору поставки от 30.10.2015 № 198, в том числе НДС (18%) — 8389,83 руб.».

Верным следует считать следующее назначение платежа: «Авансовый платеж по договору поставки от 15.10.2015 № 164, в том числе НДС (18%) — 8389,83 руб.».

Приложения:
— копия платежного поручения от 01.06.2016 № 205 (на 1 л.);
— копия письма от получателя платежа ООО «Бета», подтверждающего его согласие на изменение назначения платежа (на 1 л.).

Генеральный директор ООО «Альфа» О.В. Колосов
Главный бухгалтер ООО «Альфа» И.К. Простова

Храните переписку с контрагентом и банком вместе с платежным поручением.

Чаще всего банки соглашаются поправить назначение уже исполненного платежа. Но бывает, что банк в этом отказывает или игнорирует такую просьбу, ссылаясь на то, что он не может вмешиваться в договорные отношения клиентов. Кроме того, по закону обязательства банка по выполнению поручения на перевод денег считаются исполненными в момент зачисления денег на счет получателя. Но несмотря на это, нужно хотя бы получить отметку банка о приеме сообщения об изменении назначения платежа либо послать это сообщение в банк ценным письмом или по банковским каналам связи. Главное — уведомить банк, а как он отреагирует на это сообщение, не так уж важно.

Письмо на уточнение назначения платежа контрагенту

В поле 24 «Назначение платежа» платежного поручения, как следует из названия поля, указывается назначение платежа, наименование товаров, работ, услуг, номера и даты договоров, товарных документов, а также может указываться другая необходимая информация, в т.ч. в соответствии с законодательством, например, сведения об НДС (Приложение 1 к Положению ЦБР от 19.06.2012 № 383-П ). А если в назначении платежа была допущена ошибка? Одно дело, если ошибка не существенная. К примеру, орфографическая. Другое – если плательщик вместо одного договора или счета указал другие или, скажем, не выделил НДС по поставке, облагаемой этим налогом. В этом случае плательщик рискует. Например, ему могут быть начислены пени за просрочку оплаты или налоговая предъявит претензии на обоснованность НДС-вычета, ведь налог должен быть выделен в платежном поручении (п. 4 ст. 168 НК РФ).

В том случае, когда ошибка в назначении платежа грозит плательщику неприятностями, такую ошибку стоит исправить, написав контрагенту письмо об уточнении платежа. Письмо на уточнение назначения платежа (образец контрагенту) приведем в нашей консультации. Напомним, что о форме письма в ИФНС об уточнении платежа мы рассказывали здесь.

Читайте так же:  Как вернуть деньги летний лагерь. мфц какие нужны документы на возврат лагерь. компенсация за путевк

Письмо об уточнении платежа: образец

Письмо об уточнении назначения платежа, образец которого приведем ниже, составляется в произвольной форме. Этим письмом плательщик согласовывает с получателем изменение в назначении платежа. Плательщик указывает верное наименование назначения платежа и просит контрагента дать письменное согласие на изменение в платежке. Если договором с контрагентом, например, предусмотрено право плательщика изменять назначение платежа путем направления получателю уведомления без необходимости получать согласие, ждать ответа от контрагента не придется.

После того, как изменение в назначении платежа будет согласовано с получателем денег, плательщик направляет в свой банк уведомление об изменении в платежке, к которому прикладывает письменное согласие контрагента, а также копию первоначальной платежки. Подписать уведомление в банк должны те же лица, что подписывали и исправляемую платежку.

Приведем для письма об уточнении платежа контрагенту образец его заполнения.

Как написать сопроводительное письмо для передачи документов

Зачем нужно писать сопроводительное письмо

Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

[3]

Чаще всего сопровождение оформляется:

  • к договору на подпись;
  • при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
  • к акту сверки;
  • к коммерческому предложению;
  • к документации в налоговую инспекцию;
  • к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
  • к исполнительной документации;
  • к кадровой документации.

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Структура сопроводительного письма

Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

  1. Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
  2. Номер и дата обращения.
  3. Содержание.
  4. Перечень прилагаемых документов.
  5. Лицо, подтверждающее достоверность.
  6. Контакты.

Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД). При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату. Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх. №… от …».

В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.

Содержание

Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение. Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.

Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него. Для этого можно использовать такие фразы:

  • прошу подтвердить получение;
  • прошу подписать и возвратить в срок;
  • прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
  • прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
  • прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
  • прошу информировать установленным порядком.

Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.

Перечень прилагаемой документации

Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

  1. Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
  2. Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.

Итого 2 документа на 13 листах.

Оформление сопроводительного письма

Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.

[1]

Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме. Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках.

Тема: Пример письма в ФСС о выплате пособия

Опции темы
Поиск по теме

Пример письма в ФСС о выплате пособия

Может ли кто-нибудь скинуть пример письма в ФСС о возврате пособия по беременности и родам на расчетный счет фирмы.

В абсолютно произвольной форме, главное реквизиты своего р/с укажите.

В Филиал № 13 МРО ФСС г. Москвы
115280 г. Москва ул. Мастеркова д.4
от
ООО «ХХХ»
ИННКПП 7703ххххх770301001
Рег.номер 7713ХХХХХ
Исх. № 2 от 24 мая 2005г

Читайте так же:  Шокирующие и жестокие наказания родителей 18. для всех и обо всем. они придумали самые изощрённые ме

ООО «ХХХХ», регистрационный номер № 7713хххххх, просит возместить расходы на цели государственного социального страхования (пособие по рождению ребёнка и пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет) в сумме 6645-16 (Шесть тысяч шестьсот сорок пять рублей 16 копеек).
Получатель: ООО «ХХХХ», ИНН 7703ХХХХХ, КПП 770301001
Расч. счет 407028ххххххххххххх
В Банке «ХХХ»
Корр. счет 30101хххххххххххххх

Директор
ООО «ХХХ» Путин ВВ

[QUOTE=Irishkin]В абсолютно произвольной форме, главное реквизиты своего р/с укажите.

Огромное спасибо Вам.

А письмо на возмещение надо писать только после того, как расходы произвели? Или можно прям сразу написать? А то вдруг у нас денег нет на счете и в кассе?

они не требуют предоставлять расходный оредер или платёжную ведомость, поэтому им я думаю всё равно.
Они выплату вообще не смотрят. Смотрят больничный сам, как оформлен, считают сумму, даты, приказы на отпук, приказ на приём сотрудницы в штат, смотря расчётную ведомость- в каком месяце у вас начислено пособие.
Если пособие по рождению обязательно оригинал справки с места работы другого родителя о том, что он не получал пособие.
Выплату точно не смотрят.

Сопроводительное письмо к уточненному расчету 4-ФСС

С 2017 года в расчете по форме 4-ФСС (утв. Приказом ФСС РФ от 26.09.2016 N 381) отражаются сведения только по взносам на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Но и в них можно ошибиться при составлении расчета.

При этом если неверно указанные сведения привели к занижению суммы взносов, подлежащей уплате, то организация обязана внести исправления в 4-ФСС и сдать уточненный расчет (п. 1.1 ст. 24 Закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ ). При таких обстоятельствах до подачи уточненки обязательно нужно доплатить недостающую сумму взносов и пени. Тогда компания сможет избежать штрафа (пп. 1 п. 1.4 ст. 24 Закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ ). А если ошибки к занижению взносов не привели, то организация вправе решить по своему усмотрению – имеет смысл подавать ей уточненку или нет (п. 1.2 ст. 24 Закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ ).

Кроме того, представить уточненную форму нужно будет, если с нового года у страхователя изменится тариф взносов по несчастному страхованию, но уведомление об этом из ФСС он получит после того, как отчитается за I квартал. Учитывая установленные для этого сроки, такая ситуация тоже возможна (пп. 4, 5, 11 Порядка подтверждения основного вида экономической деятельности страхователя…, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 31.01.2006 N 55).

По какой форме подавать уточненный 4-ФСС

Уточненку необходимо подать по той же форме, по которой изначально был сдан расчет с некорректными сведениями (п. 1.5 ст. 24 Закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ ). Кстати, с отчетности за 9 месяцев 2017 года страхователи должны применять обновленную форму 4-ФСС, поскольку в июне 2017 года в нее были внесены изменения (Приказ ФСС РФ от 07.06.2017 N 275). Однако подавать уточненки за I квартал и I полугодие 2017 года нужно будет по той форме, которая применялась до внесения этих изменений.

Напомним, что в уточненной форме, кроме исправления сведений, нужно будет на титульном листе заполнить поле «Номер корректировки» и указать в нем порядковый номер самой уточненки (п. 5.3 Порядка заполнения формы 4-ФСС, утв. Приказом ФСС РФ от 26.09.2016 N 381).

Пояснительное письмо по расчету 4-ФСС, которым уточняются ранее представленные сведения, представлять в ФСС необязательно. Вместе с тем, при наличии такого письма специалисты Фонда, скорее всего, быстрее справятся с проверкой уточненки и дополнительных вопросов к организации у них не возникнет.

Сопроводительное письмо к уточненному отчету 4-ФСС

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Утвержденной формы сопроводительного письма не существует. Составляется оно в произвольном виде. В нем нужно отразить причины представления уточненного 4-ФСС, а также указать, в какие именно сведения были внесены корректировки, в том числе перечислить исправленные строки.

Источники


  1. Марченко, М. Н. Теория государства и права в вопросах и ответах. Учебное пособие / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, 2014. — 240 c.

  2. Научно-практический комментарий к Земельному кодексу Российской Федерации с постатейными материалами и судебной практикой / Под редакцией С.А. Боголюбова. — М.: Юрайт, 2018. — 800 c.

  3. Гельфер, Я. М. История и методология термодинамики и статистической физики / Я.М. Гельфер. — Москва: СПб. [и др.] : Питер, 2013. — 536 c.
  4. Бадинтер, Робер Смертная казнь. Отмена смертной казни; М.: Nota Bene, 2012. — 416 c.
  5. Правоведение. — М.: Флинта, МПСИ, 2010. — 360 c.
Сопроводительное письмо в фсс о возмещении расходов. образец письма об уточнении назначения платежа
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here