Сопроводительное письмо с описью документов образец. правила составления делового письма

Как написать сопроводительное письмо для передачи документов

Зачем нужно писать сопроводительное письмо

Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

Чаще всего сопровождение оформляется:

  • к договору на подпись;
  • при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
  • к акту сверки;
  • к коммерческому предложению;
  • к документации в налоговую инспекцию;
  • к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
  • к исполнительной документации;
  • к кадровой документации.

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Структура сопроводительного письма

Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

  1. Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
  2. Номер и дата обращения.
  3. Содержание.
  4. Перечень прилагаемых документов.
  5. Лицо, подтверждающее достоверность.
  6. Контакты.

Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД). При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату. Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх. №… от …».

В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.

Содержание

Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение. Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.

Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него. Для этого можно использовать такие фразы:

  • прошу подтвердить получение;
  • прошу подписать и возвратить в срок;
  • прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
  • прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
  • прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
  • прошу информировать установленным порядком.

Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.

Перечень прилагаемой документации

Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

  1. Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
  2. Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.

Итого 2 документа на 13 листах.

Оформление сопроводительного письма

Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.

Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме. Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках.

Как написать сопроводительное письмо в налоговую

Термины документооборота

Обмен документами между налоговыми органами и налогоплательщиками регулируется двумя основными нормативными актами:

  1. Приказом МФ РФ от 02.07.2012 № 99н «Об утверждении Административного регламента Федеральной налоговой службы . ».
  2. Составленными на его основе «Методическими рекомендациями по организации электронного документооборота . » (утверждены приказом ФНС РФ от 13.06.2013 № ММВ-7-6/[email protected]).

В них участниками информационного взаимодействия понимаются не только налогоплательщики (их представители) и налоговые органы, но и операторы ЭДО (в случае электронного документооборота).

Под налогоплательщиками понимаются плательщики налогов, сборов, страховых взносов, а также налоговые агенты. Под представителями налогоплательщиков — физические или юридические лица, уполномоченные налогоплательщиком представлять его интересы по части налогов и сборов.

Читайте так же:  Управление собственной безопасности фсб. осб – это не карательный орган в мвд начальник осб мвд

Обращение в ФНС формируется налогоплательщиком (или его представителем) и направляется по месту постановки на учет.

В конце статьи вы сможете скачать актуальный образец, как написать сопроводительное письмо в налоговую — разберем ниже.

Требования к сопровождению

Существует множество причин представить информацию в ФНС по месту учета (либо месту учета объектов налогообложения), например:

  • ответ на сообщение из ИФНС с требованием предоставить пояснения для проведения камеральной налоговой проверки налоговой декларации (на основании п. 3 ст. 88 НК РФ);
  • сообщение налогоплательщика о предоставлении в ФНС уточненной декларации по налогам в связи с неверно указанным КБК (на осн. п. 1 ст. 80 НК РФ);
  • опись представляемых документов в связи с полученным требованием (на осн. п. 2 ст. 93 НК РФ).

Составляя сопровождение, налогоплательщик должен выбрать, в какой форме — бумажной или электронной — он хочет его отправить. От этого зависит порядок действий и форма самого сопроводительного письма.

Однако существует перечень реквизитов, которые должны присутствовать в нем в любом случае (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. пр. Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Упрощённо их можно представить так:

  • реквизиты отправителя-налогоплательщика (наименование с указанием организационно-правовой формы, юридический адрес, ИНН/КПП, телефон). Если сопровождение оформляется на «фирменном» бланке, то будут указаны банковские реквизиты: номер расчетного счета, наименование банка, его БИК, корсчет;
  • реквизиты получателя-ИФНС (наименование и номер инспекции, юридический адрес);
  • дата и исходящий номер со ссылкой на полученное требование ИФНС (входящие номер и дата);
  • содержание (может начинаться словами: «В связи с требованием ФНС от 00.00.0000 № _ о представлении письменных пояснений по . ____ за 2019 год, сообщаем следующее:», после чего перечисляются по пунктам истребуемые сведения);
  • приложение (если есть приложения, то после основного текста дается перечень приложенных документов в виде простого нумерованного списка. Если приложений много, то в этом месте дается указание на опись, которую прикладывают к сопроводительному письму отдельно);
  • подписи (обычно — руководителя или ИП, но может быть и подпись уполномоченного представителя);
  • сведения об исполнителе (обычно в нижнем левом углу сопроводительное письма, после всех его реквизитов указывается ФИО составившего сопроводительное письмо, его телефон, е-мэйл, иные реквизиты).

Так как бумажная форма сопроводительного письма не унифицирована, то использования перечисленных выше реквизитов вполне достаточно, чтобы составить такое письмо.

Образец сопроводительного письма к документам в налоговую

Электронный документооборот

В процессе электронного документооборота стороны обмениваются электронными документами (п. 2.4. Приложения № 1 к пр. ФНС РФ от 13.06.2013 № ММВ-7-6/[email protected]):

  • запрос;
  • обращение;
  • информационное сообщение о представительстве;
  • квитанция о приеме;
  • уведомление об отказе в приеме;
  • подтверждение даты отправки;
  • ответ на запрос;
  • письмо налогового органа;
  • рассылка.

А также технологическими электронными сообщениями:

  • извещение о получении;
  • сообщение об ошибке.

Электронный документ — это документ, представленный в цифровой форме, в соответствии с требованиями формата для такого вида (ч. 1 вышеупомянутых Методических рекомендаций). Так как их много, то у каждого есть форма, утвержденная соответствующим приказом ФНС РФ.

При цифровой коммуникации очень важными для сторон являются, в том числе, документы, подтверждающие дату отправки и дату приема бумаг. Они формируются оператором электронного документооборота или ФНС и отправляются корреспонденту после регистрации факта отправки или приемки по ТКС.

Пишем сопроводительное письмо заказчику

Зачем писать

Хотя законодательство не устанавливает никаких требований по оформлению сопроводительного письма, существуют правила деловой переписки и делопроизводства. Они и рекомендуют обязательно готовить такую бумагу. На первый взгляд кажется, что это простая формальность, не более, чем дань вежливости. Но на практике уберечь поставщика от многих проблем помогает именно сопроводительное письмо, пример таких случаев:

  • просрочено подписание;
  • бумаги потеряны;
  • обнаружилась недостача документов.

Главная цель как раз в том, чтобы зафиксировать все важные моменты: дату передачи, что именно и с какой целью направляется, в какие сроки ожидается ответ, например, возврат подписанной копии, опись передаваемой документации. Впоследствии, если возникнут необоснованные обвинения, восстановить истину будет легко.

Когда писать

В госзакупках чаще всего сопровождение пишут:

  • направляя документы на подпись (в конкурсе, запросе котировок и т.д.);
  • к акту сверки;
  • запрашивая или отвечая на запрос коммерческих предложений;
  • при передаче любой важной документации.

При этом не важно, как именно передается документация: лично, по обычной или электронной почте, с курьером.

Шаблон сопроводительного письма

Что писать

Итак, разберемся, что писать в сопроводительном письме. Напомним, закон не устанавливает никаких требований. Принято использовать официальный бланк, но это не обязательно, можно составить на белом листе, желательно не в рукописном, а в напечатанном виде.

Составляет сопровод, как правило, тот сотрудник, который отправляет документацию. Для заверения достаточно подписи, но если организация использует печать, можно поставить и ее. Напомним, что теперь круглая печать не является обязательной (82-ФЗ от 06.04.2015).

Разрабатывая образец, как пишется сопроводительное письмо, можно придерживаться такой структуры:

  • реквизиты отправителя;
  • регистрационные данные (входящий и исходящий номер и дата);
  • информация о получателе (название организации, адрес, имя и должность ответственного сотрудника);
  • текст обращения;
  • опись прилагаемых документов;
  • ФИО и контактные данные составителя.

Нумеруются сопровод по правилам делопроизводства, как вся корреспонденция. Впоследствии можно использовать эти данные в переписке, например, «Отвечая на ваше обращение исх. №… от …».

Содержательную часть можно начать с фразы «Направляем вам…», «Высылаем вам…». Дальше укажите, о каких именно бумагах идет речь, причем желательно привести полное название каждого из них, не ограничиваясь простым «направляем документацию на подпись». Затем обязательно напишите, какие действия и в какой срок ждете от получателя: «Просим ознакомиться и прислать замечания в виде протокола разногласий не позднее 1 декабря 2019 года» или «Просим подписать и вернуть по одной копии каждого документа до 1 декабря 2019 года». Допустимо выделить жирным шрифтом важные места в тексте.

Читайте так же:  Оформление загранпаспорта военнослужащим. нужен ли военный билет для получения загранпаспорта докуме

Далее подготовьте опись. Проще всего это сделать в виде таблицы. Укажите полное название каждого документа со всеми реквизитами (например, «Коммерческое предложение №11 от 01.12.2017 года»), число страниц, количество копий. В конце не помешает указать суммарное число страниц.

В завершение обязательно укажите данные сотрудника, к которому можно обратиться с вопросами.

Сопроводительное письмо с описью документов образец. Правила составления делового письма

Сопроводительное письмо образец

Сопроводительное письмо является вспомогательным документом к высылаемому резюме.

Если Вы направляете свое резюме в иностранную компанию с мировым именем (брендом), то требования к составлению сопроводительного достаточно высоки. Документ должен быть оформлен на отдельном листе; все реквизиты, к которым, в частности, относятся заголовок, дата составления, наименование и адрес получателя, подпись – проставлены в соответствии с правилами оформления деловых писем. Если информация направляется по электронной почте, то сопроводительное письмо, как и резюме, следует приложить в формате Word.

Как написать

Составление сопроводительного письма осуществляется согласно общей структуре делового письма. Данный документ состоит из:

вступления, которое может включать заголовок письма, обращение к получателю, цель письма;

основной части, текст которой должен отражать основную суть сопроводительного письма;

заключения, которое содержит подпись отправителя (ФИО отправителя, его должность, подпись).

Что же писать в сопроводительном письме? Текст данного документа пишется в произвольной форме. Главная задача сопроводительного письма к резюме – вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре, к коммерческому предложению – заинтересовать потенциального покупателя. Сопроводительные письма к договору и другим документам, в налоговую содержат опись передаваемых документов и инструкцию для получателя.

Образец коммерческого предложения на оказание услуг по ссылке.

в ответ на вашу вакансию «специалист по недвижимости», размещённую в газете «Кадры», высылаю своё резюме. Буду очень признателен, если Вы не оставите его без внимания.

С уважением,
Колесников Максим, телефон +7-985-23-56-89

К документам

Данное письмо составляется в произвольной форме, однако нужно учесть некоторые моменты:

Письмо должно быть напечатано на фирменном бланке.

В правом верхнем углу укажите, кому адресовано сопроводительное письмо.

В левом верхнем углу должен быть напечатан исходящий номер с датой составления письма.

Обязательно напишите то, для чего Вы отправляете документы контрагенту. Например, если Вы отправляете покупателю договор поставки, то укажите, что просите контрагента ознакомиться с его содержанием, а затем по почте прислать договор с печатью и подписью руководителя.

Кроме этого упомяните, что в случае несогласия с некоторыми пунктами, покупатель может составить протокол разногласий и отправить его в двух экземплярах.

Не забывайте о деловой этике, включая в письмо такие слова и словосочетания, как “уважаемый”, “просим Вас”, “с уважением”.

К договору

Любой документ начинается с «шапки». Она расположена справа вверху и содержит информацию о том, кому и куда вы направляете документ.

Укажите полностью Фамилию, имя и отчество адресата, его должность и название компании.

Приветствие пишется на сантиметр ниже шапки и по центру листа. Для приветствия используется более крупный шрифт, нежели для шапки и основного текста.

Обычно приветствие начинается со слов: «Уважаемый…..». Всегда форма обращения к человеку должна быть официальной. Обращайтесь исключительно по имени отчеству и на «вы».

В тексте письма укажите, какой документ и зачем вы отправляете. Цель отправки должна быть понятна.

Если договор имеет номер и дату, это нужно указать в тексте.

В дополнительном тексте вы можете указать, на что нужно обратить внимание при работе с документом. Например, подписать до определенной даты.

Дополнительный текст размещается ниже основного текста на один сантиметр.

Пункт приложений размещается ниже дополнительного текста на один сантиметр. В блоке указывается, какой документ прилагается, какой объем документа в страницах.

К исполнительному листу

Сопроводительное письмо к оригиналу исполнительного листа в суд с указанием суммы перечисленной взыскателю

Soprovoditelnoe-Pismo.ru

Только эффективные сопроводительные письма!

Сопроводительное письмо к документам: образец заполнения (обновлено: 09.07.2019)

Деловое общение часто предусматривает не только устный обмен информацией, но и предоставление документов клиентам, партнерам и государственным структурам. При этом такие коммуникации могут осуществляться не только юридическими лицами. Любой человек, как физическое лицо, может отправлять запросы, предоставлять документы в официальные органы власти или организации любой формы собственности.

Сопроводительное письмо к документам (обновлено: 09.07.2019)

И каждый раз, становясь участником обмена официально-деловой информацией, необходимо составлять сопроводительные письма к различным видам документов.

1. Цель составления

Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

  • кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;
  • определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;
  • указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
  • при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
  • довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.

2. Виды и типы писем

По большому счету вид у письма только один. Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

  • канала отправки сообщения;
  • получателя.
Читайте так же:  Назначение временного управляющего, права и обязанности. временный управляющий при банкротстве

В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.

В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

  • написанные вручную;
  • электронные;
  • передаваемые на бумаге.

При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.

3. Требования к форме бланка

Единых требований к форме сопроводительного письма не создано. При желании можно изучить ГОСТ Р 6.30-2003, чтобы ознакомиться с правилами оформления официально-деловой документации. При этом ГОСТ в данном случае имеет рекомендательный характер. Как правило, организации создают свою форму сопроводительного письма.

При оформлении бланка важно включить в структуру полей:

  • верхнюю часть с реквизитами организации;
  • поле с исходящим номером и датой;
  • блок с указанием данных получателя: название организации или ФИО получателя;
  • поле для текста письма и приложений;
  • контактные данные составителя письма в нижней части бланка.

3.1 Пример пустого бланка

А теперь посмотрим на то, как может выглядеть сопроводительное письмо к документам – образец формы.

Заполненный пример в конце статьи!

Лист А4 (пустой бланк)

Общество с ограниченной ответственностью «Название компании»
(указываются полные реквизиты компании)

Исх. № от_______ Данные о получателе______________________________

(название организации, адрес, возможно, должность и ФИО сотрудника)

С уважением,
Должность______________________ Подпись ___________________ ФИО______________________

Исполнитель:
Должность __________________
ФИО _________________________
Контактные данные _________________________

4. Структура и содержание каждого блока

В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма, выделяется 4части:

  • тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;
  • обращение к получателю;
  • основная часть;
  • перечень приложений;

4.1 Несколько слов о теме

Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.

Приведем пример некоторых формулировок:

  1. Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2018г.
  2. О подготовке годового отчета.
  3. Предоставление статистических данных.
  4. О разработке проекта строительства объекта «N»

4.2 Как обратиться к получателю

Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю.

Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество»

4.3 Что писать в основной части

Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.

Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата:

Тип формулировки Тип адресата
Предоставляем Как правило, используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящие инстанции, организации с более высоким статусом, чем статус отправителя: ИФНС, Пенсионный Фонд, арбитражный суд и т.д.
Направляем Применимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделения
Высылаем Используется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентам
Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией:

Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

  1. Направляем пакет документов в соответствии с требованием № .. от…
  2. Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.
  3. Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.

[2]

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.

Все следующие предложения должны раскрывать тему письма. А это значит, что в текст включается:

  • информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
  • действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;
  • сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

  • наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;
  • чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации.

Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.

4.4 Приложения

В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые получателю. Важно ничего не пропустить, и указать все документы.

Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений.

Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.

Например, перечень может выглядеть следующим образом.

  1. Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.
  2. Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.

4.5 Кто может подписывать

Теперь осталось подписать сообщение.

Должностное лицо, имеющее право подписывать сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы.

При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.

Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.

При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.

Читайте так же:  Подписи в торг 12 со стороны покупателя. о подписи покупателя в товарной накладной

5. Как хранить

Каждая организация принимает свои правила хранения документов.

Все приложения, их оригиналы, как правило, хранятся в соответствии с номенклатурой дел, например, договоры – отдельная папка, счета-фактуры – другая. И в этом случае сопроводительные письмо могут не сохраняться.

Некоторые предприятия организовывают хранение сопроводительных писем в отдельных папках и определяют сроки для их сохранения в соответствии с внутренними регламентами.

6. Ключевые ошибки при составлении

Все ошибки можно разделить на две группы:

  • некорректность содержания;
  • стиль и форма подачи информации.

[3]

Первая категория ошибок связана с тем, что текст письма неконкретен, нечетко сформулирована цель, непонятно, что получатель должен сделать, изучив документы.

Второй тип ошибок связан с самими формулировками.

Определим несколько основных «нельзя» для создания текста сопроводительного письма

  1. Не должно быть никаких эмоционально окрашенных обращений к получателю: дорогой Иван Иванович, любимый клиент, и т.д.
  2. Откажитесь от проявления эмоций в отношении обсуждаемого вопроса, например, факты не могут быть возмутительными, ситуация отвратительной, утверждения безапелляционными, а действия вопиющими.
  3. Не унижайтесь, не демонстрируйте слабость или зависимость: нижайше просим, очень просим ответить, просим не забыть ответить и т.д.

Вывод: хотим достичь цели – используем эмоционально нейтральный стиль изложения, выполняем все требования делового этикета.

7. Сопроводительное письмо к документам – образец

А теперь посмотрим на результат составления письма.Предположим, что переписка связана с выполнением условий договора поставки.

Лист А4 (образец заполнения)

Общество с ограниченной ответственностью «Край»
100100, г. Москва, Ленинский проспект, д.№3, офис 105
ИНН 7711111111, КПП 771111111, ОГРН 507111222 1212

Исх. №5 от 14.12.2018г. ООО «Росток»

111100, г. Москва, ул. Митина,

«ООО Росток» Степанову И.А.

О согласовании условий договора

Уважаемый Илья Александрович!

Высылаем для согласования договор поставки с внесенными изменениями, оговоренными на рабочей встрече 01.11.2018г.

Если со стороны Вашей компании отсутствуют дополнения, ждем от Вас отправки подписанных экземпляров.

  1. Договор поставки №32 от 22.11.1018г., на 12 л. в 2 экз.
  2. Приложение №1 к договору №32 от 22.11.1018г., на 1 л. в 2 экз.

Коммерческий директор ООО «Край» Иванов Иванов М.А.

Секретарь департамента продаж

8(495) 111-11-11
e-mail: [email protected]

8. Заключение

Сопроводительные письма – обязательный документ, который позволяет зафиксировать факт отправки документов, количество и состав переданной информации. При правильном подходе и наличии утвержденной формы письма, исполнителям не придется тратить большого количества времени на составление текста.

9. Скачать сопроводительное письмо к документам: образец+пример

Скачать пустой бланк

Сопроводительное письмо к документам

Рейтинг 4.88

Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Кроме обычной переписки, мы ежедневно высылаем контрагентам различные документы: договоры, протоколы, счета, презентационные материалы… Правила делового этикета да и элементарная осмотрительность в обращении с документами требуют написания в этих случаях сопроводительного письма. Что это дает и как его оформить? Каковы сроки его исполнения? Как потом хранить?

Сопроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:

подтверждает факт отправки;

предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;

благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.

Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо»

Речевые шаблоны

Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:

сообщение о направлении документов,

просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Первая часть обычно так и начинается:

«Во исполнение… направляем вам…»,

Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

Вторая часть может содержать следующие слова:

«Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр. »,

«Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,

«Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.

Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)

Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.

Читайте так же:  Отпуск многодетным отцам информация. отпуск многодетным родителям

Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)

Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.

Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. . Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

3.16. . Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше.

Различные способы указания наименования приложения в тексте письма

Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).

Описание сброшюрованного приложения

Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от. №. »), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).

Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи

Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).

Приложение к письму имеет собственное приложение

Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких

[1]

Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).

По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.

Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» – т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!

Источники


  1. Марченко, М.Н. Проблемы теории государства и права. Учебник / М.Н. Марченко. — М.: Норма, 2017. — 415 c.

  2. Введение в специальность «Юриспруденция». — М.: Юнити-Дана, 2013. — 264 c.

  3. Перевалов, В. Д. Теория государства и права / В.Д. Перевалов. — М.: Юрайт, 2013. — 432 c.
  4. Марченко, М. Н. Теория государства и права в вопросах и ответах / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, 2012. — 240 c.
  5. Правоведение для сельскохозяйственных и ветеринарных вузов. Учебник. — М.: Юрайт, 2015. — 524 c.
Сопроводительное письмо с описью документов образец. правила составления делового письма
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here