Регистрация документов, ее функции и виды. формы регистрации документов принципы и правила регистрац

Регистрация документов

Регистрация документов является одним из ключевых моментов в организации документооборота. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических средств она осуществляется, зависят формы и технология последующих этапов документооборота.

Согласно ГОСТ Р 51141-98, регистрация документов определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

К сожалению, данное определение не раскрывает полностью сам процесс регистрации. Для того чтобы провести запись учетных данных о документах, необходимо, чтобы эти данные, а именно – регистрационный номер и дата – появились на документе. Точнее было бы сказать, что регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного номера с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате.

Из этого следует, что основная цель регистрации – придать юридическую силу документу, т.е. пока документ окончательно не оформлен (а дата и номер проставляются после его подписи), он еще не имеет юридической силы и не может быть использован в управленческой деятельности. Придание юридической силы документу – это главная цель регистрации. Однако регистрация преследует и другие цели – организацию учета, контроля исполнения документов, информационно-справочной работы по документам.

Итак, если следовать определению по ГОСТ Р 51141-98, регистрации подлежат все документы. Однако практикой и требованиями ГСДОУ установлено, что регистрации подлежат, как правило, все внутренние документы, все отправляемые, но не все входящие документы. Каждая организация разрабатывает перечень входящих документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ. К таким документам относятся поздравительные телеграммы и письма, рекламные документы (листки, проспекты и др.), сводки и информация, присланная в копиях для сведения и др. Иногда в этот перечень попадают документы, которые не регистрируются службой ДОУ, но регистрируются в других струк­турных подразделениях организации.

Таким образом, можно сказать, что регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в информационно-справочных целях. Регистрации подлежат как традиционные письменные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машинограммы и машиночитаемые документы).

Информация о документах, полученная при их регистрации и занесенная в определенную регистрационную форму, поступает в информационно-поисковую систему организации. Документы могут регистрироваться:

· на регистрационно-контрольных карточках (РКК) с помощью печатающих устройств;

· на экранных формах РКК с помощью средств вычислительной техники, т.е. с использованием компьютерных технологий.

Вне зависимости от выбранной формы регистрации должен соблюдаться ее основной принцип – однократность. Это означает, что документ в организации должен быть зарегистрирован один раз, у него должен быть только один регистрационный номер, присвоенный организацией, независимо от того, в каком структурном подразделении он регистрировался — в службе ДОУ, отделе кадров, бухгалтерии и т.п.

Выбор места регистрации зависит от принятой в организации системы делопроизводства и соответственно системы регистрации. В небольших организациях это, как правило, централизованная регистрация (в службе ДОУ, у секретаря), в средних и крупных организациях – смешанная система, при которой важнейшие документы регистрируются в службе ДОУ, остальные в структурных подразделениях, в местах их создания или исполнения. Так, приказы по личному составу регистрируются в отделе кадров, бухгалтерская документация в бухгалтерии, документы, адресованные в другие структурные подразделения или исходящие из них, в этих структурных подразделениях. Место регистрации закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Приказы по основной деятельности, указания, распоряжения руководителей регистрируются в отделе учета и регистрации.

Состав регистрационного номера зависит от принятого в каждой группе документов принципа формирования документов в дела. Первым в составе любого регистрационного номера указывается порядковый номер в пределах данной группы, исчисление которого начинается с начала делопроизводственного года. Порядковые номера возрастают в течение года. Как правило, делопроизводственный год совпадает с календарным. Исключение представляют учебные заведения, выборные органы, действующие в определенный период. Например, при регистрации протоколов заседаний выборных органов регистрационный порядковый номер дополняется номером созыва, а исчисление порядковых номеров начинается с начала работы выборного органа и продолжается до ее окончания.

Только порядковый номер документа в регистрационном номере присваивается документам, если они формируются в дела, в заголовках которых есть название вида документов, например: «Приказы Комитета социальной защиты Москвы по основной деятельности». Как правило, такой регистрационный номер имеет большинство внутренних документов организации – приказы, протоколы заседаний коллегиальных органов организации, указания, распоряжения и др.

Нет необходимости к регистрационному номеру таких документов добавлять еще какую-либо информацию, указывающую их место составления или хранения, потому что они формируются в одно дело в определенном месте. Так, приказы по основной деятельности согласно требованиям ГСДОУ всегда должны формироваться в службе ДОУ организации.

В том случае, когда при формировании документов в дела необходимо ориентироваться на содержание документа и другие дополнительные данные, регистрационный порядковый номер дополняется индексом дела по номенклатуре, который указывает место хранения документа, т.е. подразделение и номер дела в этом подразделении. Служебные письма всегда содержат такой номер.

Например, если письмо, поступившее в вышестоящую организацию, имеет входящий номер 02-12/155 это означает, что в день поступления это был 155-й по счету документ, который после исполнения будет подшит в дело 02-12 «Переписка с подведомственными организациями по вопросу . », где 02 – служба ДОУ, а 12 – это порядковый номер дела в этой службе, куда после исполнения будет подшит документ (02-12 – это индекс дела по номенклатуре).

Иногда к цифровым номерам добавляют буквенные. Наиболее рационально применение буквенных обозначений при ведении делопроизводства по обращениям граждан, при регистрации которых к порядковому номеру добавляют первую букву фамилии исполнителя.

Регистрационный индекс совместного документа, т.е. документа, авторами которого являются несколько организаций, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных каждым автором, отделенных косой чертой, например № 235/187.

Читайте так же:  Как и куда эмигрировать семьей сейчас. лучшие страны европы для переезда из россии. способы иммиграц

Регистрационный номер можно дополнять и другими данными для большей информативности, если в этом есть необходимость.

Регистрационный номер проставляется на месте, определенном ГОСТ Р 6.30-2003:

· на месте реквизита 12 – регистрационный номер, фиксирующий факт создания или отправления документа;

· на месте реквизита 29 – регистрационный номер, фиксирующий факт поступления документа.

При регистрации документов в организации должна быть разработана единая система индексов структурных подразделений, которая остается неизменной в течение длительного времени и может быть изменена только при реорганизации организационной структуры, перераспределении функций внутри организации. Такая система предполагает, что она используется всеми подразделениями организации. При этом составные части регистрационных номеров, последовательность их расположения должны быть постоянными.

Для обеспечения соблюдения принципа однократности регистрации и создания единой информационно-поисковой системы по документам организации, обеспечения контроля исполнения документов необходимо соблюдать также единую систему и единые правила регистрации по всей организации. ГСДОУ нормативно закреплены обязательный минимум реквизитов регистрации и правила их заполнения в регистрационных формах.

Это следующие реквизиты: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; номер документа, дата поступления; номер поступления, заголовок документа или его краткое содержание; резолюция; срок исполнения; отметка об исполнении; отметка о направлении документа в дело. Правила заполнения указанных реквизитов должны быть приведены в инструкции по делопроизводству организации.

Рекомендуемые формы журналов регистрации приведены в Приложении 14.

Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документа и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами: дата и номер государственной регистрации (для распорядительных документов), подпись исполнителя о получении документа, количество листов документа, количество приложений (для писем обязательно), отметка об исполнителе, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения, отметки о прохождении документа, значимость вопроса, отраженного в документе, оценка исполнения документа, срок хранения, отметка об исполнении документа и др.

Как уже отмечалось, существует несколько форм регистрации. Журнальная форма регистрации не может обеспечить проведение эффективного контроля исполнения документов и создание быстродействующей справочной системы по документам, не всегда обеспечивает и проведение однократной регистрации. Данная форма регистрации практически обеспечивает только учет документов и ее рационально применять в тех случаях, когда регистрируются небольшие объемы документов, например такие, как документы об образовании, пропуска, трудовые книжки.

Регистрация документов с помощью регистрационно-контрольных карточек (РКК) позволяет выполнить все цели регистрации при ее рациональной организации. РКК, как правило, изготавливаются из плотной белой бумаги, иногда на них наносятся визуальные отличия для регистрируемых групп документов в виде цветовых полос по краю РКК или по диагонали. Полностью цветные РКК используют редко. РКК заполняются машинописным способом в нужном количестве экземпляров, чтобы обеспечить однократность регистрации, формирование регистрационных, справочных и контрольно-сроковых карточек. Нужное количество экземпляров РКК можно обеспечить и с помощью копировально-множительной техники. Для ведения регистрации документов с помощью таких РКК и регистрационных картотек необходимо иметь нужное количество РКК, картотечное оборудование (простые картотеки, механизированные и др.), разработать единую схему их построения, применяемую в службе ДОУ и других структурных подразделениях организации.

Рекомендуемая форма контрольно-регистрационной карточки представлена в Приложении 15.

Наиболее рационально применение компьютерных технологий. В этом случае на экране выводится экранная форма карточки и ввод данных о регистрации в автоматизированную информационно-поисковую систему осуществляется непосредственно с документа на машинный носитель с помощью клавиатуры и других устройств ввода.

Одновременно может изготавливаться один экземпляр РКК («твердая копия»), который устанавливается в регистрационную (страховую) картотеку, построенную по хронологическому признаку. Таким образом, при осуществлении автоматизированной регистрации формируется такая информационно-поисковая система (ИПС), которая обеспечит эффективную организацию последующих этапов документооборота, будет использоваться и при подготовке документов исполнителями при наличии автоматизированных рабочих мест с соблюдением всех положений конфиденциальности информации.

Регистрация документов – один из трудоемких процессов делопроизводства, включающий в себя не только технические операции. Сотрудник, осуществляющий регистрацию, должен хорошо знать структуру и функции организации, распределение обязанностей исполнителей, систему делопроизводства, хорошо владеть организационной и вычислительной техникой, уметь пользоваться всеми видами справочников, которые применяются при регистрации, особенно при применении автоматизированной регистрации.

Контрольные вопросы

  1. Что такое регистрация документов, и какова ее основная цель?
  2. Какие документы не подлежат регистрации?
  3. Какие формы регистрации документов существуют?
  4. В чем состоит основной принцип регистрации?
  5. Чем характеризуется смешанная система регистрации?
  6. Как формируется состав регистрационного номера входящих, исходящих и внутренних документов?
  7. Можно ли к регистрационным номерам добавлять буквенные обозначения?
  8. Где проставляются регистрационные номера на входящих документах?

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Как то на паре, один преподаватель сказал, когда лекция заканчивалась — это был конец пары: «Что-то тут концом пахнет». 8272 —

| 7909 — или читать все.

Регистрация документов

Читайте также:

  1. Архивирование (регистрация) значений переменной
  2. Бланки документов
  3. Ввести идентификатор получателя с паролем для данного вида документов.
  4. Виды и комплектность конструкторских документов
  5. Возвращение личных документов и наград
  6. Вопрос 3. Основные правила совершения нотариальных действий. Выдача дубликатов документов.
  7. Вопросы внутреннего устройства политических партий, принятия ее документов и решений
  8. Выемка документов и предметов.
  9. Государственная регистрация политических партий
  10. Государственная регистрация права собственности на создаваемый объект недвижимого имущества
  11. Государственная регистрация прекращения права собственности на земельный участок вследствие отказа от права собственности на него
  12. Государственный учет документов в государственных и ведомственных архивах

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Читайте так же:  Чем грозит водителю причинение тяжкого вреда здоровью при дтп. причинение вреда здоровью тяжкой, сре

Из развернутого определения видно, что регистрация преследует три цели:

  • учет документов,
  • контроль за их исполнением;
  • справочную работу по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым можно отнести:

— информационные материалы, присланные в копии для сведения;

— поздравительные письма и телеграммы;

— программы конференций, совещаний;

— рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе. 5

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. 6

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация – в плановом отделе, снабженческая – в отделе снабжения, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им – в службе документационного обеспечения управления и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству управления или в Табеле документов организации.

Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:

  • наименование организации (автора или корреспондента);
  • наименование вида документа;
  • дата и регистрационный номер документа;
  • дата и индекс поступления;
  • заголовок к тексту (краткое содержание документа);
  • резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
  • срок исполнения документа;
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

  • гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
  • внутренняя переадресация документов по исполнителям;
  • код по тематическому классификатору;
  • ключевые слова;
  • количество листов документа;
  • наличие приложений;
  • должностное лицо, поставившее документ на контроль;
  • промежуточные сроки исполнения;
  • перенос сроков исполнения;
  • срок хранения документа;
  • статус документа (проект, версия);
  • вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.

Дата добавления: 2014-01-05 ; Просмотров: 540 ; Нарушение авторских прав? ;

Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет

Регистрация документов

Читайте также:

  1. Cделка как юридический факт. Виды сделок. Договоры. Формы сделок. Государственная регистрация сделок. Недействительность сделки. Ничтожные и оспоримые сделки
  2. I. РЕГИСТРАЦИЯ НА ПЛАТФОРМЕ НАУЧНОЙ ЭЛЕКТРОННОЙ БИБЛИОТЕКИ E-LIBRARY
  3. Автоматизированные системы контроля за исполнением документов
  4. Автоматизированный перевод документов
  5. Анализ данных об исполнении документов
  6. Анализ документов
  7. Библиотеку, используемую во время выполнения. Это позволяет ссылаться из документов Flash на ресурсы
  8. Бланки документов
  9. Бухгалтерские проводки документов
  10. Важная проблема, требующая дальнейшей проработки, это проблема аутентификации (подтверждения подлинности) электронных документов. 1 страница
  11. Важная проблема, требующая дальнейшей проработки, это проблема аутентификации (подтверждения подлинности) электронных документов. 2 страница
  12. Важная проблема, требующая дальнейшей проработки, это проблема аутентификации (подтверждения подлинности) электронных документов. 3 страница

Объем документооборота

Внутренний документопоток

Внутренние документы не выходят за пределы организации. В их состав входят:

· организационные документы, закрепляющие функции организации, ее структурных подразделений и должностных лиц;

· финансовая документация и по личному составу.

Маршруты внутренних документов различны для отдельных видов документов. Движение распорядительных документов, как правило, более упорядочено, а для других документов маршруты обычно не регламентированы в инструкциях по делопроизводству организации, что приводит к ощутимым потерям времени. Необходимо стремиться к рациональной организации внутреннего документооборота. Эта задача выполняется службой ДОУ, ответственной за совершенствование документационных процессов.

В объем документооборота включается общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени. Учитываются:

· копии документов (учитываются отдельно).

В результате подсчетов составляется справка об объеме документооборота. Объем документооборота выражается дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе – количество копий за месяц, квартал, год.

Пример справки об объеме документооборота

Об объеме документооборота

за _________________ 2008 г.

Документопотоки Количество документов Всего
подлинники копии
Входящие
Исходящие
Внутренние
Итого

руководителя службы ДОУ Личная подпись Инициалы, фамилия

В результате анализа документооборота выясняется:

· потребность организации в компьютерах, прикладных программах;

· объем необходимой и достаточной информации для функционирования аппарата управления.

Порядок обработки документов может быть представлен в виде схем и оперограмм. Типовые технологии движения и обработки документов включают операции:

— прием, первичная обработка, регистрация документов;

— направление на рассмотрение;

— оформление удостоверения или вынесение резолюции;

— ознакомление, исполнение или отправка;

— контроль за прохождением и сроками исполнения;

— оперативное хранение, передача в архив или уничтожение.

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация документа – это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или в автоматизированной системе.

Входящие документы регистрируются в день поступления. Жалобы, заявления, предложения граждан могут быть зарегистрированы в течение трех дней со дня поступления и отдельно от других документов.

Читайте так же:  Способы защиты нарушенных гражданских прав. способы защиты

Исходящие и внутренние документы регистрируются в день подписания. Порядок регистрации должен быть предусмотрен инструкцией по делопроизводству организации, стандартом предприятия или регламентом.

При регистрации документов используются следующие материалы:

1) перечень документов, не подлежащих регистрации вообще;

2) перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях;

3) перечень структурных подразделений с их индексами (их фиксирует документ – структура и штатная численность);

4) локальные тематические классификаторы;

5) инструкция по делопроизводству.

Регистрационный номер может быть:

— простым (порядковый номер);

— сложным (к порядковому номеру добавляется индекс).

Регистрационный номер, как правило, состоит из порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел.

Например: № 18/02-11, где:

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

№ 18 – индивидуальный порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации;

02 – индекс структурного подразделения (закрепляется структурной и штатной численностью);

11 – номер дела по номенклатуре дел;

02-11 – индекс дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер может быть в виде:

1) журнальная (традиционная) на бумажном носителе;

2) электронная журнальная;

[3]

3) регистрационно-контрольная карточка (РКК) на бумажном носителе (в виде бланка на бумаге формата А5 (148х210) в любой цветовой гамме, выполненном типографским способом или методом оперативной полиграфии);

4) автоматизированная регистрационно-контрольная карточка (РКК);

5) информационно-контрольная карточка (ИКК).

Наиболее рациональной является автоматизированная система регистрации и учета документов. Основной принцип регистрации – однократность операции.

Форма журнальной регистрации

Входящий регистрационный номер Дата поступ-ления Корреспондент Исходящий номер Краткое содержание документа (заголовок) Резолюция, исполнитель Отметка об исполнении

Форма журнальной регистрации

исходящих и внутренних документов

Регистрационный номер Дата регист-рации Адресат Краткое содержание документа (заголовок) Исполнитель Кол-во листов Номер дела

Форма регистрационно-контрольной карточки

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Корреспондент
Регистрационный номер документа Дата отправки документа Дата поступления документа Регистрационный номер документа
Краткое содержание (заголовок) документа
Резолюция Исполнитель
Срок исполнения

Исполнитель Дата исходящий №
Куда, кому № дела
кем подписан Краткое содержание
отметка об ИСПОЛНЕНИИ
рассылка кол-во листов
Фонд № Опись № Дело №

Форма журнала регистрации принятых факсограмм

Регистрационный номер Корреспондент ФИО, № телефона передавшего документ Краткое содержание Принято Отправлено
Дата, время Кол-во листов ФИО лица, принявшего документ Наименование организации, структурного подразделения, ФИО исполнителя Дата, время отправления ФИО лица, отправившего документ

Дата добавления: 2014-12-27 ; Просмотров: 296 ; Нарушение авторских прав? ;

Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет

Цели и принципы регистрации документов

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть создана рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию практически обо всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов — фиксация факта создания, поступления или отправления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов позволяет:

· подтвердить факт создания, отправки или получения документа;

· создать регистрационно-справочный аппарат;

· определить технологию контроля за исполнением документа; количественные и качественные характеристики документов; организацию работы с документами в делопроизводстве и архиве.

Исходя из этого, можно сформулировать цели регистрации:

· справочная работа по документам,

· контроль исполнения или использования документов.

Главное назначение регистрации — придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или получения; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственность за его исполнение, так как факт его поступления не подтвержден.

Процесс регистрации

— это ввод в традиционную и/или автоматизированную справочно-информационную (информационно-поисковую) систему учреждения исходных сведений о документах, что позволяет создать базу данных о документах учреждения.

Процедура регистрации состоит из двух этапов:

1) проставление отметки на документе;

2) заполнение регистрационной формы, установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Факт включения документа в информационно-поисковую систему фиксируется присвоением ему регистрационного номера (индекса), который служит главным учетным и поисковым признаком документа.

Принципы регистрации документов:

1. Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.), независимо от способа получения.

[1]

2. Регистрируются документы, изготовленные как в традиционной машинописной форме, так и с использованием средств вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

3. Регистрация должна быть однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние — в день подписания или утверждения. Это позволяет исключать повторный ввод в систему исходных сведений о документе. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

4. Регистрируются как внутренние и исходящие документы, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц. На базе регистрационных данных строится учет документов, их поиск и контроль исполнения.

5. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документа. Например, отдельно регистрируются:

ü приказы руководителя по основной деятельности;

ü приказы по личному составу и по кадрам;

ü приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности;

ü решения коллегии вышестоящей организации;

ü акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности;

ü бухгалтерские сводки, отчеты;

ü планы работы подведомственной организации и др.

Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

6. Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Рекомендуется составлять список документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ и сразу передаваемых в соответствующие службы, и документов, не регистрируемых вообще из-за их малой значимости. Часто руководитель организации составляет и утверждает единый список (перечень) таких документов, например:

___________ И.О. Фамилия

Читайте так же:  Оформление документов на построенный дом. перечни документов для продажи, постановки на учёт и оформ

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Задачи и общие правила регистрации документов

Важнейшей составной частью делопроизводства является регистрация документов. Она заключается в учете и фиксации сведений о документах в специальной учетной форме с целью обеспечения их сохранности и поиска необходимой информации.

Непременным условием рациональной организации учета документов является соблюдение принципа однократной регистрации. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Наибольшая экономическая эффективность достигается при централизованной системе учета, т.е. при сосредоточении всех регистрационных операций в одном месте. Централизация учета документов создает условия для однократной их регистрации и механизации отдельных операций, снижает затраты на оборудование, позволяет подготовить высококвалифицированный делопроизводственный персонал.

Основным руководящим документом, определяющим работу делопроизводителя, является должностная инструкция.

В индивидуальную должностную инструкцию целесообразно включить следующие разделы: общая часть, функции, обязанности, права работника, взаимоотношения, ответственность работника, оценка работы. Формулировки инструкции должны быть четкими, исключающими возможность различных толкований.

В общей части излагаются: основная задача работника, порядок его назначения и освобождения от должности, профессиональные требования к нему (образование, стаж работы), непосредственная подчиненность, нормативные документы, которыми он обязан руководствоваться в своей работе.

В разделе «Функции» указывается закрепленный за работником участок работы и приводится перечень видов выполняемых им работ при осуществлении возложенных на него функций. Например, организация текущего хранения документов слагается из: подшивки документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, оформления обложек дел, организации хранения дел в шкафу, выдачи во временное пользование документов и дел и т.д.

В разделе «Обязанности» перечисляются: порядок, сроки, методы выполнения конкретных действий, поручений. Например, работник обязан подшивку документов в дела производить в день сдачи документа исполнителем.

Разделы «Функции» и «Обязанности» должны содержать как можно больше материала методического характера с указанием того, как выполняется та или иная операция.

В разделе «Права» перечисляются права работников для реализации порученных им функций. Например, в каком виде секретарь получает документ для перепечатки и в каких случаях может вернуть его для доработки.

В разделе «Взаимоотношения» указывается, от каких подразделений или конкретных работников и в какие сроки исполнитель получает информацию и документы и кому и в какой срок передает, с кем согласовывает и т.д.

Завершает должностную инструкцию раздел «Оценка работы». В нем даются критерии, позволяющие оценить, как работник выполняет свои функции. Основные критерии — качество работы и своевременность выполнения. Здесь же определяется ответственность работника за некачественное выполнение своих обязанностей.

Должностную инструкцию утверждает руководитель.

52. Регистрация как составная часть технологии ДОУ принципы, способы регистрации документов в государственном делопроизводстве

52. Регистрация как составная часть технологии ДОУ: принципы, способы регистрации документов в государственном делопроизводстве.

План: понятие регистрации, цели регистрации; принципы регистрации документов, нерегистрируемые документы, журнальная форма регистрации, карточная форма регистрации, регистрация в автоматизированной форме

Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа, путем проставления на нем индекса и даты (реквизит 29, 30), с последующей записей необходимых сведений о документе в соответствующей регистрационной форме.

Цели регистрации: учет документов; справочная работа по документам; контроль исполнения или использования документов.

Принципы регистрации документов:

1. Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.), независимо от способа получения.

2. Регистрируются документы, изготовленные как в традиционной машинописной форме, так и с использованием средств вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

3. Регистрация должна быть однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние — в день подписания или утверждения. Это позволяет исключать повторный ввод в систему исходных сведений о документе. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

4. Регистрируются как внутренние и исходящие документы, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц. На базе регистрационных данных строится учет документов, их поиск и контроль исполнения.

5. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документа.

Существует также категория нерегистрируемых документов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно составить перечень таких документов и приложить его к инструкции по делопроизводству.

Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.). Однако часть входящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурных подразделениях, куда они передаются для исполнения. Например, расчетно-денежная и бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая – в плановом отделе и т.д.

Иными словами, в перечень нерегистрируемых документов включают те, которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь

Способы регистрации: с помощью журнала, карточек, электронной формы.

Журнальная регистрация: используется в относительно небольших организациях. При данном виде учета запись информации о деловых бумагах ведется в хронологическом порядке. Все данные заносятся в специальную книгу, в которой каждая страница представляет собой таблицу.

Карточная регистрация: при ней вся информация о входящей или создаваемой деловой бумаге заносится на отдельную карточку. Карточка — это лист бумаги формата А5 или А6. Реквизиты документов заносятся в специальные графы. На каждом предприятии разрабатывается своя Инструкция по делопроизводству, которая регламентирует набор и порядок расположения данных на учетной карточке.

Электронная регистрация: — это форма и вид электронной карточки, аналогичный бумажной, с той разницей, что первая представлена на экране компьютера. Такие карточки используют организации, в которых введены компьютезированные комплексы по ведению учета документации.

Почему необходимо вести регистрацию документов?

Кто владеет регистрацией, тот владеет всем

Регистрация документов не просто полезна, она необходима. Большой документооборот без регистрации существенно увеличивает шанс того, что что-то важное будет утеряно или выполнено не вовремя. Искать незарегистрированный документ по кабинетам – это как пытаться найти иголку в стоге сена: дело увлекательное, но не всегда продуктивное. Именно поэтому, как только документ поступил в руки делопроизводителя, он обязан его зарегистрировать.

Читайте так же:  Нужно ли вносить изменения в контракт, если контрагент заказчика изменил наименование инструкция по

Также регистрация позволяет:

  • обеспечить доказательство того, что документы были созданы или получены, включены в систему исполнения или управления документами,
  • получить информацию о поступлении или отправке документов,
  • иметь представление о количественных данных для подсчета объема документооборота за определенные промежутки времени,
  • провести анализ причин роста или снижения количества документов,
  • изучить структуру документооборота, его распределение по структурным подразделениям организации.

Если каждый документ будет проходить обязательную регистрацию, то можно будет создать понятную базу данных и достаточно простую информационно-поисковую систему. Кроме того, некоторые документы приобретают юридическую силу только после регистрации. Так, например, исходящим документам регистрация придает официальный характер, фиксирует факт их создания и отправки. Регистрацией входящих документов организация подтверждает не только факт их получения, но и дату, с которой наступает ответственность за использование или исполнение заключенной в документах информации. Получается, что регистрация документов носит не только рекомендательный, но и обязательный характер.

При этом важно отметить, что документы подлежат регистрации не зависимо от способа их получения или отправки. Простая или электронная почта, факсимильная связь или курьерская доставка – в любом случае документ должен быть зарегистрирован.

Что включает в себя регистрация

Что же такое регистрация? Вроде бы ответ очевиден: определенный набор данных, который позволяет идентифицировать документ. Но какие данные необходимо вносить, чтобы упорядочить документы и упростить их поиск?

В первую очередь, это регистрационный индекс. Он служит основным учетным и поисковым признаком каждого документа, а также означает принадлежность документа к конкретной группе и его порядковому номеру внутри нее. Как правило, регистрационный индекс является уникальным внутри определенной системы управления документами.

Регистрационный индекс может состоять из:

  • порядкового номера (каждый календарный год порядковые номера начинаются сначала и длятся до его окончания),
  • дополнительных условных буквенных обозначений,
  • номенклатурного индекса (он используется в организациях, где разработана номенклатура дел).

Для упрощения поиска документов, регистрацию можно разделить на тематические группы. Например, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. В свою очередь каждая большая группа может иметь свой подраздел. Если вы принимаете решение делить документы на подобные массивы, то это необходимо отражать в регистрационной карточке, введя для этого определенные литеры или символы.

Еще один важный момент: в каждой организации необходимо строго соблюдать единообразие регистрации документов. Обычно правила регистрации устанавливаются службой делопроизводства, не зависимо от того, где регистрируются документы (в канцелярии или в структурных подразделениях).

Чтобы облегчить как сам процесс регистрации, так и дальнейшую работу с документами, в инструкции по делопроизводству рекомендуется прописать структуру регистрационных индексов. Это позволит не только соблюдать принятые формы и правила, но и значительно ускорит вхождение в рабочий процесс новых сотрудников.

Отметим, что основными регистрационными формами в настоящее время являются журналы и регистрационные карточки. Регистрационные формы можно посмотреть в разделе «Образцы документов»

Виды регистрации

Регистрацию можно разделить на несколько типов: по методу и по форме организации регистрации документов.

Существует два метода системы регистрации: традиционная (ручная) и автоматизированная. Что касается формы организации регистрации документов, то здесь выделяют централизованную, децентрализованную и смешанную. Централизованная форма, при которой все документы регистрируются в одном месте, характерна для небольших компаний, где регистрацией занимается один человек – секретарь руководителя или должностное лицо в секретариате. В крупных учреждениях, имеющих представительства в разных городах, регистрация ведется децентрализовано, что предполагает наличие нескольких пунктов регистрации, например, канцелярия организации и секретари структурных подразделений. Централизованная регистрация также доступна для крупных компаний, но в таком случае необходимо применять автоматизированную систему документационного обеспечения, которая сократит время движения документов и снизит сложность их обработки.

[2]

Важно понимать, что при любом варианте организации регистрации документов необходимо соблюдать основной принцип – однократность!

Какие документы подлежат обязательной регистрации

На самом деле, не лишним будет регистрировать все документы, которые имеют даже минимальное значение. Неважная, на первый взгляд, справка может понадобиться при служебном расследовании, а одно из заявлений станет основанием для поощрения или увольнения сотрудника.

Но существует определенный перечень документов, которые регистрировать обязательно. К ним относятся:

  • документы, поступающие из органов государственной власти и управления, вышестоящих организаций или документы, направляемые в их адрес;
  • важные внутренние документы: приказы, распоряжения, протоколы и т.п.;
  • входящие документы, которые требуют решения или ответа, и соответствующие исходящие документы;
  • обращения граждан или сотрудников (регистрируются отдельно).
Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Таким образом, если вы цените порядок во всем и не хотите тратить долгие часы на поиск нужного документа, введите правило: регистрировать каждый документ, который имеет, пусть даже самое несущественное, но значение. Поверьте, потратив несколько минут на регистрацию, вы сэкономите несколько часов на поиск и идентификацию.

Источники


  1. Бадинтер, Робер Смертная казнь. Отмена смертной казни; М.: Nota Bene, 2012. — 416 c.

  2. Грудцына, Л. Жилищное право России. Учебник; М.: Эксмо, 2011. — 656 c.

  3. Иванов, И.И. Методические рекомендации по обращению в Европейский Суд по правам человека; новая юстиция, 2013. — 288 c.
  4. Брэбан, Г. Французское административное право; М.: Прогресс, 2012. — 488 c.
  5. Хргиан, А.Х. История и методология естественных наук. Выпуск 03. Физика / А.Х. Хргиан. — Москва: СПб. [и др.] : Питер, 2012. — 292 c.
Регистрация документов, ее функции и виды. формы регистрации документов принципы и правила регистрац
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here