Приобретение (покупка) товаров через подотчетных лиц. приобретение материалов через подотчетное лицо

Содержание

Приобретение (покупка) товаров через подотчетных лиц. Приобретение материалов через подотчетное лицо Правовые основы приобретения товаров через подотчетное лицо

И.В. Артемова,
главный бухгалтер, консультант

Со вступлением в силу Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ о контрактной системе (далее — Закон № 44-ФЗ) у казенных и бюджетных учреждений появилась необходимость пересмотреть в 2014 году привычные процессы хозяйственной жизни, в частности закупки через подотчетных лиц.

Министерства разъясняют

Совсем недавно вышло совместное письмо от 05.08.2014 Минэкономразвития России № 18505-ЕЕ/Д28и и Минфина России № 02-02-04/39043 о позиции указанных министерств по некоторым вопросам применения норм Закона № 44-ФЗ (далее — Совместное письмо).
Авторы Совместного письма разъяснили два случая закупок через подотчетных лиц: при направлении работников в командировку и при осуществлении заказчиком закупки через подотчетных лиц.

Направление работника в служебную командировку

расходы на проезд;
расходы на наем жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или с ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных (муниципальных) органах, работникам государственных внебюджетных фондов, государственных (муниципальных) учреждений определяются соответственно нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти субъектов РФ, правовыми актами органов местного самоуправления (части 2 и 3 ст. 168 ТК РФ). Так, в отношении сотрудников некоторых федеральных органов исполнительной власти применяется постановление Правительства РФ от 12.10.2013 № 916 «О порядке и размерах возмещения сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти расходов на проезд в период нахождения в служебной командировке за счет средств федерального бюджета».

Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

В данном случае предоставлена только часть документа для ознакомления и избежания плагиата наших наработок.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно прейскуранту.

Приобретение (покупка) товаров через подотчетных лиц. Приобретение материалов через подотчетное лицо Правовые основы приобретения товаров через подотчетное лицо

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

На предприятии выдаются наличные деньги подотчетному лицу на приобретение оргтехники (видеокамеры, ноутбук) и комплектующих через розничный магазин, договор с магазином не заключен. Подотчетное лицо отчитывается за покупки товарным и кассовым чеками, сами комплектующие и оргтехника приходуются на склад и в дальнейшем списываются в затраты предприятия. В товарных и кассовых чеках не указывается информация о покупателе, за исключением подписи подотчетного лица, подтверждающей получение им товара.
Доверенности от предприятия на приобретение имущества от имени предприятия подотчетное лицо не получало. При приобретении подотчетное лицо не заявляет продавцу, что действует от имени предприятия, то есть по факту приобретает имущество от своего имени в розничном магазине.
За определенный период времени (например год) сумма закупок в данном магазине превысила 100 000 руб.
При этом превышает 100 000 руб. только суммарная стоимость закупок за определенный период времени, по отдельности стоимость каждой покупки меньше 100 000 руб. Будет ли это считаться превышением предельного размера наличных расчетов между юридическими лицами — 100 000 руб. по одному договору?

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Приобретение (покупка) товаров через подотчетных лиц. Приобретение материалов через подотчетное лицо Правовые основы приобретения товаров через подотчетное лицо

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Подотчетное лицо приобрело товары, оплатив их наличными денежными средствами. Ему был выдан кассовый чек, содержащий перечень товаров. Бухгалтерия требует предоставить товарный чек.
Правомерно ли требование бухгалтерии?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Основанием для признания расходов на приобретение подотчетным лицом товаров в данном случае будет являться утвержденный руководителем организации авансовый отчет с приложенным к нему кассовым чеком, содержащим перечень товаров. Товарный чек при этом может не прикладываться.

Рекомендуем ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет поступления материалов;
— Энциклопедия решений. Учет отпуска материалов в производство;
— Энциклопедия решений. Учет приобретения материалов за плату;
— Энциклопедия решений. Учет передачи материалов в простое товарищество.

Читайте так же:  Постановления пленума вас рф. постановления пленума вас рф примере ст 395 в деле о банкротстве

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Молчанов Валерий

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

6 октября 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

[2]

И снова о расчетах учреждения через подотчетных лиц.

«Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение», 2014, N 4

Тема о расчетах с подотчетными лицами неоднократно поднималась на страницах нашего журнала. Тем не менее письма, приходящие в редакцию, свидетельствуют о том, что она до сих пор востребована читателями и актуальна. Такую популярность можно объяснить тем, что расчеты с подотчетными лицами нередко являются основными наличными расчетами в государственном (муниципальном) учреждении, производящем все иные платежи в безналичном порядке. В статье поговорим о том, как оформить операции по расчетам с подотчетными лицами и как отразить их в бухгалтерском учете организации.

На какие цели можно выдать наличные денежные средства под отчет?

Основным документом, регулирующим наличные денежные расчеты в организациях, является Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утвержденное Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее — Положение N 373-П).

Согласно п. 1.1 Положения N 373-П нормы документа распространяются на юридических лиц, которые ведут бухгалтерский учет в соответствии с требованиями, установленными органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета (за исключением Банка России). Кроме того, действие документа распространяется на юридических лиц, перешедших на УСНО, и физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

До 2012 г. цели, на которые организации могли расходовать денежные средства путем выдачи их под отчет, были указаны в п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40. Напомним, что данный пункт предписывал учреждениям выдавать средства под отчет либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.

В соответствии с п. 4.1 Положения N 373-П наличные денежные средства можно выдавать под отчет на расходы, которые связаны с ведением деятельности. Однако данная норма не означает, что учреждение вправе тратить наличную выручку на что угодно.

Перечень целей, на которые можно направлять наличные средства, приведен в Указании Банка России от 20.06.2007 N 1843-У. В соответствии с данным документом поступившую в кассу наличную выручку можно расходовать:

  • на выдачу заработной платы, осуществление иных выплат работникам (в том числе социального характера);
  • на выплату стипендий;
  • на оплату командировочных расходов;
  • на оплату товаров, работ и услуг;
  • на возврат ранее полученных наличных средств в оплату товаров, работ и услуг.

Таким образом, цели, на которые можно выдать денежные средства под отчет, в принципе остались теми же: это командировочные и хозяйственно-операционные расходы.

Согласно п. 4.4 Положения N 373-П денежные средства выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя, в котором должны быть указаны назначение аванса и срок, на который он выдается. Кроме того, к заявлению необходимо приложить расчет (обоснование) размера аванса (п. 213 Инструкции N 157н ).

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Обратите внимание! Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу (п. 4.4 Положения N 373-П, п. 214 Инструкции N 157н).

Необходим ли утвержденный список лиц на выдачу денежных средств под отчет?

Отметим, что прямого указания на установление списка лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, Положение N 373-П не содержит. Тем не менее из п. 4.4 Положения N 373-П следует, что учреждения могут выдавать наличные деньги под отчет на расходы, которые связаны с ведением деятельности, с письменного распоряжения руководителя. Следовательно, с целью осуществления контроля руководитель должен утвердить список лиц, которые могут получать денежные средства под отчет на хозяйственно-операционные расходы. Перечень лиц, которым выдаются наличные денежные средства на данные расходы, сроки и цели использования этих средств утверждаются приказом руководителя. Срок, на который выдаются денежные средства под отчет, может устанавливаться в зависимости от конкретного случая либо для отдельных видов операций, что закрепляется отдельным нормативным актом учреждения. Целесообразно прописать данные положения в учетной политике.

Какую сумму наличных денег учреждение вправе выдать под отчет на хозяйственные нужды?

В соответствии со ст. 861 ГК РФ расчеты между юридическими лицами, а также расчеты, связанные с осуществлением гражданами предпринимательской деятельности, ведутся в безналичном порядке. Кроме того, данные расчеты могут производиться наличными деньгами, если иное не установлено законом. Напомним, что в настоящее время предельный размер расчетов определен Указанием Банка России от 20.06.2007 N 1843-У и составляет 100 000 руб. Предельный размер расчетов наличными деньгами установлен для расчетов в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельного размера расчетов наличными деньгами (Письмо Банка России от 02.07.2002 N 85-Т).

Читайте так же:  Как оплачивается больничный с нарушением. отметки о нарушении режима. о чем говорит больничный лист

Таким образом, учреждение вправе выдать даже 100 000 руб. под отчет на приобретение товаров, работ, услуг при осуществлении расчетов в рамках одного договора. Разумеется, на практике такие суммы редко выдаются под отчет работникам учреждения на хозяйственные нужды, как правило, подобные расчеты осуществляются в безналичном порядке.

Обратите внимание! Несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами является административным правонарушением и влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., на учреждение — от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Вправе ли учреждение приобрести через подотчетных лиц дорогостоящие нефинансовые активы?

Во-первых, следует отметить, что Положение N 373-П не содержит ограничений, касающихся того, что посредством наличных денежных средств юридические лица не вправе приобретать какие-либо объекты нефинансовых активов. В данном случае следует соблюдать только предельный размер расчетов наличными денежными средствами по одной сделке между юридическими лицами (не более 100 000 руб.).

Во-вторых, п. 217 Инструкции N 157н предусмотрена группировка счетов, посредством которой можно определить, что через подотчетных лиц могут приобретаться любые нефинансовые активы — как основные средства, так и материальные запасы. Например, покупка основных средств через подотчетное лицо осуществляется с использованием счета 208 31 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств», а покупка материальных запасов — с использованием счета 208 34 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материальных запасов».

При использовании того или иного счета следует учитывать, каковы критерии отнесения нефинансового актива к основным средствам или материальным запасам. В соответствии с определением, приведенным в п. 38 Инструкции N 157н, к объектам основных средств относятся материальные объекты независимо от их стоимости со сроком полезного использования более 12 месяцев, находящиеся в эксплуатации, запасе, на консервации либо сданные в аренду. Следовательно, объектами основных средств являются стол, стул, тумбочка, принтер, сканер и другие объекты, стоимость которых не так значительна и которые могут использоваться учреждением в течение нескольких лет. В то же время отдельные виды материальных запасов могут иметь внушительную стоимость (например, бензопила, автомобильный двигатель и др.).

Принятие к учету сумм произведенных расходов, согласно утвержденному руководителем авансовому отчету, отражается учреждением по дебету соответствующих счетов рабочего плана счетов бухгалтерского учета и кредиту соответствующего счета аналитического учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Пример 1. Из кассы учреждения под отчет выданы денежные средства на приобретение принтера для офиса. Деньги выданы в сумме 7500 руб. Согласно представленному авансовому отчету стоимость основного средства — 7123,40 руб. Расходы произведены за счет средств, полученных от оказания платных услуг. Деятельность учреждения не подлежит обложению НДС в соответствии со ст. 145 НК РФ.

В бухгалтерском учете были сделаны следующие записи:

Выданы денежные средства из кассы учреждения под отчет на приобретение принтера

Приобретение (покупка) товаров через подотчетных лиц и с использованием платежных карт

Отражение в бухгалтерском учете приобретения (покупки) товаров (тары) через подотчетных лиц.

Отражение в бухгалтерском учете факта приобретения (покупки) товаров (тары) через подотчетных лиц для реализации (продажи) с НДС.

Отражение в бухгалтерском учете приобретения товаров с использованием платежных карт.

Отражение в бухгалтерском учете приобретения (покупки) товаров с использованием платежных карт.

Отражение в бухгалтерском учете приобретения (покупки) товаров с использованием кредитных корпоративных карт. Организацией заключен договор с банком-эмитентом на получение и обслуживание кредитной корпоративной карты. Проценты за предоставленный краткосрочный кредит подлежат уплате организацией ежемесячно.

Как купить товары через подотчет

В этом уроке показана операция закупки ТМЦ через подотчетное лицо с использование документа поступление товаров и услуг.

Перейдем в журнал документов закупки:

Закупка через подотчетное лицо

Создадим новый документ с типом операции Закупка через подотчетное лицо:

На первой закладке заполним основные сведения: выберем подотчетника, организацию и склад:

На второй закладке заполним сведения о закупаемых товарах:

На закладке Доставка указывается вариант доставки товаров (подробно рассмотрим в отдельном уроке):

На последней закладке указываются:

  • менеджер, ответственный за документ,
  • подразделение, на которое поступают покупные товары,
  • руководитель (для вывода в печатных формах), отдельно можно заполнить реквизиты печати авансового отчета,
  • вариант оплаты,
  • хозяйственная операция заполнилась автоматически при создании документа,
  • статья ДДС — цель выдачи аванса в подотчет,
  • закупка под деятельность — т.к. мы включили обособленный учет товаров по разным ставкам НДС у нас ведется раздельный учет товаров для целей НДС
  • номер и дата входящего документа — т.е. документа, предоставленного подотчетным лицом.

Если собираемся печатать авансовый отчет из документа, можем заполнить необходимые реквизиты:

Полный список доступных печатных форм такой:

Авансовый отчет выглядит вполне стандартно:

Теперь осталось провести и закрыть документ.

Убедимся, что товары действительно поступили на склад (для этого сформируем ведомость по товарам на складах):

Состояние расчетов с подотчетником аналогично посмотреть не сможем к сожалению — подобного отчета в системе нет. Однако сможем проследить это по журналу:

На первой закладке журнала видим созданный нами документ, переходим на вторую закладку:

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Возврат перерасхода денежных средств

Видим, что по подотчетному лицу имеет место перерасход, необходимо его вернуть. Выделим строку таблицу и нажимаем Оформить:

Варианта в данном случае два: выдать из кассы или перечислить на счет. Выбираем первый:

Автоматически создался документ РКО, осталось только провести:

После проведения РКО таблица на второй закладке очищается:

Читайте так же:  При получении паспорта 14. свидетельство о рождении

Это говорит о том, что расчеты с подотчетниками в программе закрыты «в ноль».

Какой проводкой отражается приобретение материальных ценностей под отчет

Приобретение материальных ценностей подотчетным лицом отражается проводкой в зависимости от того, есть ли у подотчетного лица доверенность от организации или нет. Что должен знать бухгалтер, принимая ТМЦ по авансовому отчету, какими проводками приходуются данные ценности и какие оправдательные документы должны быть у подотчетного лица — об этом пойдет речь в данной статье.

Документы, подтверждающие приобретение ТМЦ подотчетником

Подотчетное лицо — работник, получивший денежные средства на хозяйственные, административные и прочие расходы.

Какими документами регулируются взаиморасчеты с подотчетными лицами, как выдаются деньги под отчет, какие сложности могут возникнуть в налоговом учете расходов, понесенных подотчетным лицом, см. в материале «Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами».

Чтобы отчитаться за деньги, полученные на покупку ТМЦ, подотчетное лицо заполняет авансовый отчет, в котором указывает, какие именно ценности, в каком количестве и каких суммах были приобретены.

Посмотреть пример заполнения авансового отчета (АО), а также скачать образец заполненного АО, можно в материале «Образец заполнения авансового отчета в 2015 году».

К авансовому отчету прикладываются оправдательные документы, т. е. документы, подтверждающие данные расходы. Рассмотрим, какие это могут быть документы. Сотрудник организации, получив деньги под отчет, может приобрести ТМЦ в любом месте: в розничной торговой сети, в небольшой организации, получив в качестве подтверждающих покупку документов товарный и, если есть, кассовый чек. В данном случае товарный чек подтверждает факт покупки ТМЦ, а кассовый — их оплату.

Что делать бухгалтеру, если подотчетник не принес кассовый чек, см. в материале «Особенности авансового отчета без кассового чека».

Важный момент — принятие к учету правильно заполненных документов.

Что именно должно быть указано в документах, передаваемых подотчетным лицом, см. в материале «Проверяйте реквизиты в документах подотчетника, чтобы не “попасть” на НДФЛ».

Если ТМЦ приобретены у организации, не являющейся плательщиком НДС, этих документов вполне достаточно для принятия авансового отчета и оприходования ТМЦ по нему.

Чтобы подотчетное лицо, приобретая ТМЦ, выступало перед организацией-продавцом не как физическое лицо, а именно как представитель своего предприятия, необходимо выписать доверенность на данного сотрудника. В доверенности должны стоять дата выдачи и срок действия. Выписанная доверенность регистрируется в специальном журнале и выдается на руки работнику. Предъявив доверенность продавцу, работник выступает от имени своей организации. Все документы, предоставляемые ему другими предприятиями, будут оформлены на имя его фирмы-работодателя. Приобретая ТМЦ, таким образом, он получит и накладную, и счет-фактуру с указанием реквизитов своей организации, что позволит принять «входной» НДС к вычету.

Приобретение материалов через подотчетное лицо: проводки

Бухгалтерские проводки приобретения ТМЦ подотчетным лицом будут отличаться в зависимости от следующих факторов:

  • выдана ли работнику доверенность от имени организации;
  • является ли продавец ТМЦ плательщиком НДС или нет.

Рассмотрим каждый из этих случаев подробно.

Проводка — приобретены материалы подотчетным лицом без доверенности

Если материальные ценности приобретены работником без доверенности, то проводки следующие:

  • Дт 71 Кт 50 (51) — выданы деньги подотчетнику;
  • Дт 10 (15, 41) Кт 71 — куплены за счет подотчетных средств материальные ценности;
  • Дт 50 Кт 71 — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.

Проводка — приобретены материалы подотчетным лицом по доверенности

Если материальные ценности приобретены работником по доверенности у продавца- неплательщика НДС, то записи такие:

  • Дт 71 Кт 50 (51) — выданы деньги подотчетнику;
  • Дт 10 (15, 41) Кт 60 (счет учета расчетов с поставщиками) — отражено поступление материальных ценностей от конкретного поставщика;
  • Дт 60 Кт 71 (счет учета расчетов с подотчетниками) — подотчетное лицо оплатило данные ценности поставщику;
  • Дт 50 Кт 71 — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.

При приобретении материалов работником по доверенности у продавца-плательщика НДС и наличии счета-фактуры на имя организации-покупателя записи в учете следующие:

  • Дт 71 Кт 50, 51 — выданы деньги под отчет;
  • Дт 10 (15, 41) Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — приобретены ТМЦ у конкретного поставщика (отражается стоимость материальных ценностей без НДС);
  • Дт 19 «НДС» Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — отражен НДС по приобретенным активам;
  • Дт 68.2 «Расчеты с бюджетом по НДС» Кт 19 «НДС» — НДС по приобретенным активам принят к вычету;
  • Дт 60 (счет учета расчетов с поставщиками) Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — подотчетное лицо оплатило данные активы поставщику;
  • Дт 50 Кт 71 (взаиморасчеты с подотчетниками) — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.

Бухгалтерские проводки, отражающие поступление материальных ценностей от подотчетного лица, формируются на основе оправдательных документов, полученных с авансовым отчетом от работника. Зависеть они будут от того, была ли сотрудником предъявлена продавцу доверенность от своей организации, а также от того, у какой компании (плательщика НДС или нет) приобретались подотчетным лицом ТМЦ.

Оприходованы приобретенные подотчетным лицом материалы — проводка

Оприходованы приобретенные подотчетным лицом материалыпроводка такого рода производится после того, как материалы приняты на склад и подотчетником сдан авансовый отчет с подтверждающими расходы документами. В статье приводится перечень документов, которые подотчетное лицо должно подавать, а также рассматривается, какую стоимость материалов следует отразить в учетных записях.

Оприходование материалов: документы

После того как подотчетное лицо приобретет некие материалы, их следует принять, а затем оприходовать на склад. Основанием для их приемки будут служить кассовые и товарные чеки, счета, квитанции к приходным кассовым ордерам, накладные и иные документы, которыми подотчетник подтвердил свои денежные траты на их приобретение (п. 56 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н, далее — Методические указания).

Для того чтобы оприходовать полученные материалы на склад, составляются приходные ордера, которые передаются материально-ответственными лицами в бухгалтерию предприятия (пп. 48, 49, 56, 133 Методических указаний).

Читайте так же:  Можно ли забрать загранпаспорт позже. можно ли забрать готовый паспорт позже срока. что будет если н

Факт оприходования материалов отражается в бухучете соответствующей проводкой. Основанием для записи служит информация, содержащаяся в первичных учетных документах, способных подтвердить факт приобретения материалов и их стоимость (п. 1 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н).

Когда материалы приобретаются подотчетником, то в качестве такого первичного документа служит авансовый отчет. Обязательным условием является наличие к отчету приложений — оправдательных документов и приходного ордера.

Оприходование материалов: оценка

Принимая к учету материалы, бухгалтерия должна иметь в виду, что оценка их делается по стоимости приобретения. НДС при этом не учитывается. Соответствующие положения содержатся в пп. 5, 6, 11 положения по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов — ПБУ 5/01, утв. приказом Минфина РФ от 09.06.2001 № 44н. Информация для формирования оценочной стоимости берется из документов, которые подотчетник представил при отчете за потраченные средства. Имеются в виду, например, накладные, счета, в которых указана общая стоимость материалов, кассовые чеки.

Кроме того, если для приобретения материалов подотчетное лицо направлялось в командировку, то его затраты на перемещение до точки закупки и проживание (командировочные расходы) тоже включаются в себестоимость материалов. Если говорить о конкретных принципах формирования себестоимости приобретаемых материалов, то бухгалтеру следует руководствоваться положениями п. 6 ПБУ 5/01.

ВАЖНО! Если подотчетное лицо купило материалы, которые доставляются до склада организации транспортом, расходы на доставку можно учесть либо в стоимости материалов, либо на отдельном счете (субсчете). Выбранный способ учета отражается в учетной политике организации (п. 83 Методических указаний). В обстоятельствах, когда для учета ТЗР требуется открыть отдельный счет, материалы следует учитывать по учетным ценам (п. 80 Методических указаний).

Как правильно организовать бухгалтерский учет ТЗР, рассказано в статье «Как учитывать ТЗР в бухучете (нюансы)?».

Что касается налога на добавленную стоимость, то он принимается к вычету только в том случае, когда подотчетник в качестве подтверждающего документа представит счет-фактуру. Следует иметь в виду, что продавец выставит данный документ только при наличии доверенности, выданной подотчетному лицу от вашего предприятия.

Если счет-фактура отсутствует, а имеется лишь кассовый чек, принять к вычету налог будет очень трудно, даже если в чеке НДС выделен отдельно. По всей видимости, за право вычета придется судиться с налоговой. Справедливости ради отметим, что суды, как правило, в подобных обстоятельствах принимают сторону налогоплательщика (постановления Президиума ВАС РФ от 13.05.2008 № 17718/07, ФАС Центрального округа от 05.08.2010 № А64-3986/09).

Если счет-фактура подотчетным лицом не представлен, то в себестоимости материалов НДС можно учесть только при одном условии: данный налог не должен быть выделен в кассовом чеке.

Оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом (проводка)

Материалы, приобретенные благодаря усилиям подотчетника, должны быть оприходованы. Такая операция учитывается путем отражения соответствующих записей на субсчетах 10-го счета «Материалы» в корреспонденции с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Проводки будут такие.

Операция

Дебет

Кредит

Первичный документ

Выдаются под отчет деньги для приобретения материалов

Как отразить в бухучете приобретение товаров через подотчетное лицо

Вопрос-ответ по теме

Добрый день, служебная машина ездит на ВДНХ, оплачивается пропуск. Сотрудник получил аванс, и оплатил пропуск наличными средствами. В качестве подтверждающих документов получены кассовый чек и приходно-кассовый ордер. Достаточно ли этих документов для отнесения на затраты, уменьшающие налогообл.прибыль?

Эксперты Системы Главбух

Ваш вопрос от 12.02.2016« »

Отвечает Ваш персональный эксперт

Для учета расходов помимо документов, подтверждающих оплату услуг, нужен первичный документ, который организация может оформить самостоятельно.

Кассовый чек и приходный ордер подтверждают только факт оплаты услуг. Если первичный документ на услуги от поставщика отсутствует, организация может оформить его самостоятельно. Например, это может быть бухгалтерская справка или акт. Оформленный документ должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Обоснование (Цветом выделена информация, которая поможет Вам принять правильное решение)

Как отразить в бухучете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Дата признания расходов

Расходы, понесенные через подотчетное лицо, отразите в бухучете в день утверждения авансового отчета. В этот момент с сотрудника, который получил деньги под отчет, списывается его долг (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), работы или услуги, то факт их поступления (как и любой другой факт хозяйственной жизни) должен быть подтвержден первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Этот документ должен поступить от поставщика.

Если такого документа нет, то составьте его сами (например, при поступлении материалов без документов оформите акт в произвольной форме или по форме № М-7 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а)). При этом следует иметь в виду, что документ, составленный в произвольной форме, должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Подробнее о порядке составления первичных документов см. «Как организовать документооборот в бухгалтерии».

В зависимости от того, на какие цели были израсходованы деньги, затраты списывайте на разные счета.

Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Документальное подтверждение покупок

Помимо платежных документов, к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.

Ситуация: можно ли принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только кассовый чек (без товарного чека, накладной)

Но для этого нужно самостоятельно оформить дополнительный документ, подтверждающий поступление ценностей (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. № Ф04/953-206/А45-2004).

Читайте так же:  Организационные мероприятия изменения к штатам являются ошм. увольнение военнослужащих по ошм или бо

Например, при поступлении материалов можно составить акт о приемке материалов по форме, утвержденной руководителем организации, например, по форме № М-7 (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).

Составлять такой документ нужно, поскольку кассовый чек подтверждает только сумму, которую израсходовал сотрудник. На его основании нельзя принять приобретенные через сотрудника ценности к учету. Кассовый чек не содержит такого обязательного реквизита первичного документа, как подписи ответственных лиц (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Как отразить при налогообложении приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения

Как учесть при расчете налога на прибыль расходы на приобретение товаров через подотчетное лицо

При расчете налога на прибыль расходы на приобретение товаров (работ, услуг) через сотрудника можно учесть в уменьшение налогооблагаемой базы. Но для этого должны быть выполнены такие условия:

  • расходы, понесенные через сотрудника, должны быть документально подтверждены (авансовым отчетом сотрудника, документами, приложенными к нему);
  • приобретенное имущество (работы, услуги) должно использоваться в деятельности, направленной на получение дохода.

Таковы требования пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

В зависимости от того, какое имущество (работы, услуги) сотрудник приобрел для организации, его стоимость относите к разным статьям расходов и в разный момент времени. Например, стоимость покупных товаров, приобретенных через сотрудника, учтите в уменьшение налогооблагаемой базы только после их реализации покупателю (подп. 3 п. 1 ст. 268 НК РФ).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов по приобретению товаров через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения

3 апреля секретарю ООО «Альфа» Е.В. Ивановой выдано 2000 руб. на покупку для организации канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.).

6 апреля она приобрела канцтовары на все подотчетные деньги. В этот же день руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой, бухгалтер принял полученные материалы к учету.

[3]

В товарном чеке, который приложен к авансовому отчету Ивановой, НДС выделен в сумме 305 руб., однако счет-фактура отсутствует. Бухгалтер «Альфы» списал входной НДС за счет собственных средств организации.

В бухучете эти операции он отразил такими проводками.

Дебет 71 Кредит 50 – 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

Дебет 10 Кредит 71 – 1695 руб. (2000 руб. – 305 руб.) – получены канцтовары, приобретенные через сотрудницу;

Дебет 19 Кредит 71 – 305 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам;

Дебет 91-2 Кредит 19 – 305 руб. – списан НДС за счет собственных средств организации;

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – 61 руб. (305 руб. × 20%) – начислено постоянное налоговое обязательство.

В апреле при расчете налога на прибыль бухгалтер «Альфы» включил в прочие производственные расходы 1695 руб.

Допустим, сотруднику поручено только оплатить расходы организации (без получения имущества). Например, внести предоплату или погасить задолженность. Учет такой операции зависит от того, каким методом организация ведет налоговый учет.

При методе начисления учет расходов не зависит от момента их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ). Поэтому в такой ситуации утвержденный авансовый отчет ни на что не повлияет. Израсходованные сотрудником суммы отразите как авансы выданные.

Пример внесения предоплаты через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения. Налог на прибыль рассчитывает методом начисления

3 апреля менеджеру ООО «Альфа» А.С. Кондратьеву выдано 4000 руб. для внесения предоплаты за услуги сотовой связи по корпоративному тарифу.

6 апреля Кондратьев заплатил деньги сотовому оператору и представил авансовый отчет в бухгалтерию. В этот же день руководитель «Альфы» утвердил этот отчет.

В учете бухгалтер «Альфы» сделал такие проводки.

Дебет 71 Кредит 50 – 4000 руб. – выданы деньги под отчет Кондратьеву.

[1]

Дебет 60 Кредит 71 – 4000 руб. – внесена предоплата за услуги сотовой связи.

При расчете налога на прибыль (методом начисления) бухгалтер «Альфы» не отразил сумму аванса за связь, которую сотрудник внес за организацию.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

При кассовом методе расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль только после оплаты поставленных товаров (работ, услуг) (п. 3 ст. 273 НК РФ). Поэтому если сотрудник внес предоплату за организацию, то учесть такие расходы не получится. Но если сотрудник погасил задолженность за уже прошедшую поставку, то на основании авансового отчета эти расходы можно учесть при налогообложении.

Источники


  1. Басовский, Л.Е. История и методология экономической науки: Учебное пособие / Л.Е. Басовский. — М.: ИНФРА-М, 2017. — 603 c.

  2. Конституционный судебный процесс / ред. М.С. Саликов. — М.: Норма, 2015. — 416 c.

  3. Венгеров, А. Б. Теория государства и права / А.Б. Венгеров. — М.: Омега-Л, 2012. — 608 c.
  4. Белецкий, А.С. Настольная книга судебного пристава-исполнителя / А.С. Белецкий. — М.: АСТ, 2015. — 881 c.
  5. Мазарчук, Д. В. Общая теория государства и права. Ответы на экзаменационные вопросы / Д.В. Мазарчук, Н.А. Глыбовская. — М.: ТетраСистемс, 2011. — 144 c.
Приобретение (покупка) товаров через подотчетных лиц. приобретение материалов через подотчетное лицо
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here