Покупка через подотчетное лицо. осуществление закупок через подотчетное лицо. документов не хватает

Как купить товары через подотчет

В этом уроке показана операция закупки ТМЦ через подотчетное лицо с использование документа поступление товаров и услуг.

Перейдем в журнал документов закупки:

Закупка через подотчетное лицо

Создадим новый документ с типом операции Закупка через подотчетное лицо:

На первой закладке заполним основные сведения: выберем подотчетника, организацию и склад:

На второй закладке заполним сведения о закупаемых товарах:

На закладке Доставка указывается вариант доставки товаров (подробно рассмотрим в отдельном уроке):

На последней закладке указываются:

  • менеджер, ответственный за документ,
  • подразделение, на которое поступают покупные товары,
  • руководитель (для вывода в печатных формах), отдельно можно заполнить реквизиты печати авансового отчета,
  • вариант оплаты,
  • хозяйственная операция заполнилась автоматически при создании документа,
  • статья ДДС — цель выдачи аванса в подотчет,
  • закупка под деятельность — т.к. мы включили обособленный учет товаров по разным ставкам НДС у нас ведется раздельный учет товаров для целей НДС
  • номер и дата входящего документа — т.е. документа, предоставленного подотчетным лицом.

Если собираемся печатать авансовый отчет из документа, можем заполнить необходимые реквизиты:

Полный список доступных печатных форм такой:

Авансовый отчет выглядит вполне стандартно:

Теперь осталось провести и закрыть документ.

Убедимся, что товары действительно поступили на склад (для этого сформируем ведомость по товарам на складах):

Состояние расчетов с подотчетником аналогично посмотреть не сможем к сожалению — подобного отчета в системе нет. Однако сможем проследить это по журналу:

На первой закладке журнала видим созданный нами документ, переходим на вторую закладку:

Возврат перерасхода денежных средств

Видим, что по подотчетному лицу имеет место перерасход, необходимо его вернуть. Выделим строку таблицу и нажимаем Оформить:

Варианта в данном случае два: выдать из кассы или перечислить на счет. Выбираем первый:

Автоматически создался документ РКО, осталось только провести:

После проведения РКО таблица на второй закладке очищается:

Это говорит о том, что расчеты с подотчетниками в программе закрыты «в ноль».

Покупка через подотчетное лицо. Осуществление закупок через подотчетное лицо. Документов не хватает

Дата документа 01.04.2014
Метки Статья

ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ЗАКУПОК ЧЕРЕЗ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ

И.В. Артемова,
главный бухгалтер, консультант

Вступивший в силу с 1 января 2014 года Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ о контрактной системе (далее — Закон № 44-ФЗ) внес значительные изменения в повседневную хозяйственную деятельность бюджетных и казенных учреждений. Изменения закупочной деятельности требуют от учреждений в том числе своевременного внесения изменений в график документооборота и порядок взаимодействия сотрудников разных служб.

Лимит закупки у единственного поставщика

Основные изменения в 2014 году в хозяйственной деятельности учреждений связаны прежде всего с изменением лимита беспроцедурной закупки. Ранее, согласно ныне недействующему Федеральному закону от 21.07.2005 № 94-ФЗ о размещении заказов, заказчиком у единственного поставщика могла производиться закупка одноименных товаров, работ, услуг на сумму не более 100 000 рублей в квартал (для ряда учреждений — не более 400 000 руб. в квартал).
Согласно Закону № 44-ФЗ закупки у единственного поставщика ограничены по сумме одной закупки (закупки по одному договору) — не более 100 000 рублей. Закупка по одному договору (соглашению) может составлять в сумме до 400 000 рублей для следующих заказчиков (п. 5 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ):

государственные (муниципальные) образовательные организации;
государственные (муниципальные) учреждения культуры, уставными целями деятельности которого являются сохранение, использование и популяризация объектов культурного наследия;
иные государственные (муниципальные) учреждения: зоопарк, планетарий, парк культуры и отдыха, заповедник, ботанический сад, национальный парк, природный парк, ландшафтный парк, театр, учреждение, осуществляющее концертную деятельность, телерадиовещательное учреждение, цирк, музей, дом культуры, дворец культуры, клуб, библиотека, архив.

Кроме того, начиная с 1 января 2016 года совокупный годовой объем закупок у единственного поставщика по п. 4 ч. 1 ст. 93 для всех категорий заказчиков не должен превышать лимит в 5% от объема закупок, предусмотренных планом-графиком. Однако в течение 2014-2015 годов такой лимит может рассчитываться на основании любого документа, предусматривающего объем закупок учреждения на текущий год. Это могут быть смета, план финансово-хозяйственной деятельности и другие документы. Порядок использования такого документа в 2014-2015 годах для расчета соответствующего лимита закупок должен быть утвержден соответствующим распорядительным документом .
Таким образом, ограничение на закупку у единственного поставщика зависит в том числе от общей суммы товаров и услуг, планируемых к закупке учреждением в течение года. Это значит, что учреждению необходимо организовать специальный контроль за закупками в течение года, чтобы не превысить плавающий 5%-ный лимит.

Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

В данном случае предоставлена только часть документа для ознакомления и избежания плагиата наших наработок.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно прейскуранту.

Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами

Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами — важная тема для бухгалтера. Какими документами оформляется выдача наличных денег под отчет, а какими — перевод подотчетных средств на карту, какие первичные документы используются при расчетах с подотчетниками — прочтите в статье.

Какими документами оформляется выдача денег под отчет

Взаиморасчеты с подотчетными лицами законодательно регламентированы.

Кто относится к данной категории работников, какие определяющие документы по учету расчетов с подотчетными лицами существуют — об этом см. статью «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Средства под отчет могут быть выданы наличными деньгами из кассы предприятия, перечислены на корпоративную карту или зарплатную карту работника. Перечислять средства под отчет на зарплатную карту можно для осуществления командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов — итог, подведенный Минфином РФ в письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.

Выдача денег под отчет должна происходить на основании заявления работника. Унифицированной формы нет, но есть обязательные реквизиты: дата составления заявления, сумма, которая должна быть выдана, срок выдачи. Данное заявление обязательно должно быть завизировано руководителем.

ВАЖНО! Прежде чем выдать в подотчет новую сумму, следует проверить, что данное подотчетное лицо отчиталось за все ранее выданные суммы.

В зависимости от цели подотчетных средств их выдача должна сопровождаться оформлением соответствующих документов. Для приобретения ТМЦ сотруднику должна быть выписана доверенность от организации, подтверждающая право представлять ее интересы. В случае выдачи подотчетных средств на командировочные расходы на сотрудника должен быть оформлен соответствующий приказ, а также иные документы, предусмотренные внутренним регламентом организации для этих целей.

Читайте так же:  Сколько делается разрешение на оружие через госуслуги. получение разрешение на хранение и ношение ор

Какими документами оформляются командировки работников, как компенсируются расходы работников в этих командировках см. в материале «Оформляем и оплачиваем командировки в 2016 году».

При выдаче денежных средств под отчет из кассы организации оформляется расходно-кассовый ордер. Его форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. РКО создается в единственном экземпляре на подотчетное лицо, подписывается главным бухгалтером и руководителем или лицом, на то уполномоченным. В строке «Основание» указывается цель выдачи денежных средств под отчет.

Посмотреть правила заполнения РКО, скачать его бланк можно в статье «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

У организации может быть корпоративная карта, используемая подотчетными лицами для покупки ТМЦ и осуществления прочих расходов. В этом случае заявления от работника на выдачу подотчетных средств не требуется. Но чтобы получить такую карту, сотрудник должен написать заявление в свободной форме с обязательным указанием целей расходования средств. На основании заявления создается приказ руководителя. Для работы с корпоративной картой необходимо утвердить порядок. Дата выдачи под отчет денежных средств — дата списания денег, которую можно увидеть в банковской выписке.

Для перечисления подотчетных средств на карту сотрудника необходимо эту возможность прописать в учетной политике организации, а также в локальных актах по работе с подотчетными лицами (если такие имеются). Перечисление подотчетных средств происходит, как и в случае выдачи из кассы, на основании заявления работника. В нем должно быть отмечено, что средства будут перечислены на его карту. В платежном поручении на перечисление этих средств следует отметить, что это именно подотчетные суммы.

Первичные документы по учету расчетов с подотчетными лицами 2015–2016

Для расчетов с подотчетными лицами должен быть составлен и утвержден руководителем приказ.

Как составить подобного рода приказ, см. в материале «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец-2016».

В учетной политике организации, в локальных нормативных актах по расчетам с подотчетными лицами должны быть отмечены все способы выдачи под отчет, применяемые в организации. На каждую выданную в подотчет сумму должно быть получено заявление от работника. В заявлении обязательно должен быть указан срок, на который выданы данные суммы. Если отчетные сроки нарушаются подотчетным лицом, начисляется НДФЛ.

Узнать, какие сроки по подотчетным средствам установлены законодательно, чем грозит несоблюдение этих сроков, можно в статье «Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет?».

В зависимости от того, выданы эти средства из кассы или перечислены на карту, должен быть оформлен РКО или отправлена в банк платежка, что подтверждено банковской выпиской.

Для отчета по подотчетным суммам используется унифицированная форма АО-1.

Скачать бланк отчета и посмотреть образец заполнения можно в статье «Образец заполнения авансового отчета в 2015 году».

В авансовом отчете указываются все расходы, понесенные работником. Они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Если денежные средства были выданы на командировку, то к отчету прикладываются первичные документы, подтверждающие расходы: билеты, чеки или квитанции, подтверждающие проживание, с указанием конкретных сумм. При приобретении ТМЦ в качестве подтверждающих документов могут быть кассовый и товарный чек, товарная накладная и счет-фактура. Эти документы должны быть правильно заполнены. На кассовом чеке должны присутствовать: наименование продавца, ИНН, заводской номер контрольно-кассовой техники, дата, время и стоимость покупки. Товарный чек должен содержать следующую информацию: порядковый номер, дату покупки, а также наименование организации, которая выдала документ.

Реквизиты, на которые надо обратить внимание, принимая счет-фактуру, см. в статье «Какие обязательные реквизиты у счета-фактуры в 2015 году?».

Все документы должны быть подписаны уполномоченными должностными лицами с расшифровкой подписи.

Не потраченные работником суммы возвращаются в кассу организации по приходно-кассовому ордеру. Если возврат денег происходит безналичным расчетом, сотруднику следует отметить в платежном документе, что это именно возврат подотчетных сумм. Если это не было указано, следует попросить работника написать пояснительную записку.

В документальном оформлении расчетов с подотчетными лицами можно выделить ряд основных ошибок:

  • Расходы приняты и возмещены сотруднику, а оправдательные документы неверно заполнены или отсутствуют.
  • Сотрудником приобретены ТМЦ от имени организации по доверенности, при этом стоимость договора их приобретения превышает 100 000 руб. Следует помнить, что по указанию ЦБ РФ именно эта сумма составляет предельный размер расчетов наличными деньгами для юридических лиц и предпринимателей в рамках одного договора.
  • Денежные средства выданы без заявления работника.
  • Нарушен срок предоставления авансового отчета, есть ошибки в его оформлении.
  • Внесены исправления в расходные или приходные кассовые документы, что недопустимо.

В учетной политике организации, в локальных нормативных актах (если такие используются) должен быть утвержден порядок взаиморасчетов с подотчетными лицами. Это порядок сопровождается оформлением ряда документов, к которым надо внимательно относиться, чтобы:

  • подотчетные суммы воспринимались налоговыми органами таковыми, а не трактовались как налогооблагаемый доход сотрудника;
  • затраты не были исключены контролерами из расходов для расчета налоговой базы по прибыли;
  • организацию не оштрафовали за нарушение кассовой дисциплины.

Покупка через подотчетное лицо. Осуществление закупок через подотчетное лицо. Документов не хватает

Дата документа 01.11.2016
Метки Статья

РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В 2016 ГОДУ

С.А. Ратовская,
консультант-эксперт Издательского Дома «Советник бухгалтера»

Расчеты с подотчетными лицами производятся в каждом государственном (муниципальном) учреждении в течение года. Иногда на участке расчетов с подотчетниками возникают нештатные ситуации: работник не может полностью подтвердить израсходованные суммы, не возвращает остаток подотчетных средств и т. д. Такую задолженность бухгалтеру необходимо учитывать обособленно, а также помнить о возможных налоговых последствиях.

Порядок расчетов

Порядок расчетов с подотчетными лицами установлен следующими нормативными документами:

Инструкцией по применению Единого плана счетов (утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н; далее — Инструкция № 157н);
Указанием Центрального банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание № 3210-У, Порядок ведения кассовых операций);
Указанием Центрального банка РФ от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» (далее — Указание № 3073-У).

Порядок осуществления расчетов с подотчетными лицами в учреждении, как правило, регламентируется также локальными нормативными актами, такими как:

Читайте так же:  Заявление на материальную помощь. правила предоставления материальной помощи к отпуску как выплачива
положение о выдаче наличных денежных средств и бланков строгой отчетности под отчет и представлении отчетности подотчетными лицами;
положение о служебных командировках;
положение (приказ) о компенсационных выплатах.
Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

В данном случае предоставлена только часть документа для ознакомления и избежания плагиата наших наработок.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно прейскуранту.

«Подотчетные» сложности

Покупка канцтоваров, поездка в командировку, оплата представительских расходов. Вот далеко не полный перечень операций, которые фирма проводит через подотчетных лиц. Разберемся, какие есть ограничения в отношении расчетов с подотчетниками. Не обойдем стороной и порядок оформления подотчета. И, конечно же, рассмотрим самые интересные письма Минфина, ФНС, а также арбитражную практику по этому поводу.

Правила подотчета

Проводя расчеты с подотчетниками, компания должна соблюдать следующие правила. Во-первых, на основании пункта 11 Порядка ведения кассовых операций* не выдавать под отчет деньги работнику, который не отчитался по ранее выданному авансу. Напомним, что сотрудник обязан представить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы наличные, или со дня возвращения из командировки. Этим же пунктом Порядка установлено, что недопустима передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому. Добавим, что срок, на который выдают «наличку», законодательно не установлен. Поэтому фирма должна его определить самостоятельно. Например, приказом директора.

Во-вторых, отправляя подотчетника за покупками, компания должна помнить о лимите расчетов наличными деньгами по одному договору. Как известно, предел в размере 60 000 рублей установлен для сделок между юрлицами. Но поскольку документы будут оформлены именно на фирму, а не на подотчетника, то компания должна позаботиться о соблюдении данного ограничения.

В-третьих, согласно пункту 7 Порядка, расходовать наличную выручку из кассы можно только:

  • на оплату труда;
  • на выплату социально-трудовых льгот;
  • на закупку сельскохозяйственной продукции;
  • на скупку тары и вещей у населения.

Другими словами, чтобы выдать подотчетнику деньги, к примеру, на канцтовары, фирма должна сначала сдать наличную выручку в банк, затем снять с расчетного счета необходимую сумму и оприходовать ее в кассу. Чтобы тратить поступившие от покупателей наличные на свои нужды, компания должна получить специальное разрешение обслуживающего банка. Такое разрешение выдают фирмам, у которых есть постоянная денежная выручка.

Правда, никакой ответственности за нецелевое расходование выручки не установлено. Поэтому многие фирмы нарушают эти требования без каких-либо последствий.

Но чтобы не конфликтовать с банком, можно поступать, к примеру, так. Заранее снимать с расчетного счета деньги на хознужды. Данную сумму можно хранить в кассе и постепенно расходовать на покупку необходимых товаров, выдавая деньги под отчет. Главное — не превысить лимит наличных в кассе. Его также устанавливает банк. Причем для тех фирм, которые не попросили банк об этом, он считается нулевым. У них все деньги в кассе считаются сверхлимитными.

Оформляем правильно

Основной документ, который регулирует взаимоотношения с подотчетниками, — приказ руководителя фирмы. Им утверждают перечень лиц, которые имеют право на получение наличных под отчет. В документе должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, их предельный размер, а также порядок сдачи авансовых отчетов. Если такого приказа нет, то налоговые инспекторы посчитают, что срок выдачи наличных под отчет не установлен. Следовательно, расчеты с подотчетниками должны быть проведены в пределах одного рабочего дня. Так пояснила ФНС России в письме от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

Для списания денег, выданных под отчет на административно-хозяйственные нужды, используют авансовый отчет (форма № АО-1). Его заполняют подотчетное лицо и работник бухгалтерии. К авансовому отчету должны быть приложены документы, которые подтверждают расходы. Например, кассовые или товарные чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам и т. п. Как правило, заполнение самого авансового отчета сложностей не вызывает. А вот с подтверждающей расходы «первичкой» избежать трудностей удается нечасто.

Например, редко какая компания не сталкивалась с такой проблемой: подотчетник купил товар в магазине и не получил от продавца полного набора документов, подтверждающих покупку. Как правило, этим «грешат» топ-менеджеры и руководители компаний. Рассмотрим, к чему это может привести. Во-первых, фирма не вправе оприходовать товар и соответственно включить его стоимость в расходы. Во-вторых, с суммы, выданной подотчетному лицу, придется удержать налог на доходы физлиц. И вот почему. Поскольку подотчетник не представит оправдательные документы на покупку товара, сумма, выданная под отчет, будет являться его доходом. Статьей 217 Налогового кодекса установлен исчерпывающий перечень выплат, которые налогом на доходы не облагают. Подотчетных сумм, на которые не представлена «первичка», в нем нет. Следовательно, компания должна удержать с подотчетной суммы налог на доходы физлиц. Так, например, считает Управление ФНС России по г. Москве (письмо от 27.03.2006 № 28-11/23487). Отметим, что с теми же проблемами придется столкнуться фирме, если подотчетник принесет от продавца документы, составленные с нарушением требований Закона «О бухгалтерском учете»**. Например, в бумагах будут отсутствовать обязательные реквизиты, предусмотренные этим законом.

Однако некоторые недочеты в «первичке» не помешают подотчетнику подтвердить затраты на покупку. Информацию по данному вопросу обобщим в следующей таблице:

Нарушения в первичном документе Судебная арбитражная практика Реквизиты документа
1. Отсутствие на товарном чеке его номера и печати Эти данные не являются обязательными реквизитами товарного чека. А значит, организация не должна удерживать налог на доходы с выданных сумм. Поскольку деньги, потраченные подотчетником, подтверждены документально Постановление ФАС Московского округа от 19.06.2006 № КА-А40/5456-06
2. Документы выставлены организацией-продавцом, не зарегистрированной в ЕГРЮЛ По мнению судей, данное обстоятельство не является нарушением порядка составления и выставления первичных документов. Следовательно, подотчетные суммы не включают в базу по НДФЛ Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.08.2005 № А58-6243/04-Ф02-3848/05-С1
3. Отсутствует чек ККТ Суд посчитал, что отсутствие кассовых чеков при наличии других документов, подтверждающих факт расхода денег, не свидетельствует о получении дохода подотчетными лицами Постановления ФАС Дальневосточного округа от 22.02.2007, 21.02.2007 № Ф03-А73/06-2/5577, от 26.07.2006, 19.07.2006 № Ф03-А73/06-2/1776, ФАС Московского округа от 13.01.2006, 12.01.2006 № КА-А40/12974-05
4. Несоответствие дат на товарных и кассовых чеках, отсутствие на кассовом чеке, приложенном вместе с товарным чеком, всех необходимых реквизитов ввиду плохого оттиска Суд указал, что данные нарушения являются следствием ошибок (описок, опечаток), допущенных продавцами товаров. При этом в совокупности представленные документы подтверждают расходы работника. Следовательно, у него отсутствует доход, облагаемый НДФЛ Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 02.04.2007 № Ф04-1827/2007(32937-А75-42)
Читайте так же:  Виды имущества муниципальной собственности. муниципальная собственность. объекты муниципальной собст

Следующая ситуация также достаточно распространена. Допустим, подотчетник приобретает товары у индивидуального предпринимателя. Не будет ли компания в таком случае являться налоговым агентом по НДФЛ в отношении доходов самого предпринимателя? А именно не должна ли она представить в налоговую сведения о выплаченных коммерсанту суммах? Какими документами можно подтвердить, что предприниматель зарегистрирован в налоговой инспекции? Минфин России ответил на эти вопросы в письме от 07.05.2007 № 03-04-06-01/139. Прежде всего финансовое ведомство отметило, что в данном случае организация не должна выполнять функции налогового агента. Ведь по пункту 2 статьи 230 Налогового кодекса сведения о доходах, выплаченных индивидуальным предпринимателям за приобретенные у них товары, в инспекцию не представляются. При этом коммерсант должен предъявить организации документы, которые подтверждают его госрегистрацию в качестве предпринимателя. Причем, как подчеркивается в указанном письме, такими документами могут быть товарные чеки и чеки ККМ (ККТ). Также подтвердить статус предпринимателя могут и другие бумаги. Главное, чтобы они были оформлены в установленном порядке и содержали информацию об ОГРН и ИНН коммерсанта.

Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?

Общие правила выдачи денежных средств под отчет

Выдача денежных средств (ДС) под авансовый отчет выполняется в строгой последовательности в соответствии с п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У. Сотрудник должен:

  1. Написать заявление на выдачу ДС с указанием целей их расходования, необходимой суммы, даты составления и срока, на который выдаются ДС.

ВАЖНО! Заявление обязательно должно содержать визу руководителя, подтверждающую правомерность выдачи денег под отчет.

  1. Получить ДС в кассе предприятия по расходному кассовому ордеру или на банковскую карту.
  1. В течение трех рабочих дней после окончания срока, указанного в заявлении, предоставить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением надлежаще заполненной первичной документации.

Бланк авансового отчета можно скачать на нашем сайте «Унифицированная форма № АО-1 — Авансовый отчет (скачать)».

Если вышеуказанная последовательность действий соблюдена, а подотчетное лицо потратило свои деньги по причине нехватки выданных, то имеет место обычный перерасход, и после проверки авансового отчета работодатель вернет работнику потраченную сумму из кассы.

Офис-менеджеру Соколовой Т. С. было выдано в подотчет 5 500 руб. на закупку продуктов, необходимых для проведения заседания совета директоров. На кассе выяснилось, что сумма покупки составила 6 280 руб., и для оплаты покупки работница добавила собственные денежные средства.

После проверки авансового отчета работодатель выплатил Соколовой образовавшийся перерасход в размере 780 руб.

Возмещаем затраты сотруднику правильно

Если же последовательность вышеуказанных действий нарушена и работник израсходовал собственные ДС в полной уверенности, что работодатель возместит ему все затраты, то такая операция по своей хозяйственной сути ничего общего с подотчетом не имеет. Ведь в ней работник действовал от своего имени (п. 1 ст. 183 ГК РФ), и еще неизвестно, одобрит ли данную покупку руководитель. Так бывает, когда работник не согласовывает свои действия с руководителем. Например, если менеджер провел переговоры с клиентом, оплатив при этом ужин в дорогом ресторане, или завхоз приобрел материалы на рынке в несколько раз дороже, чем компания бы купила их у оптового поставщика.

Потратив собственные деньги в подобной ситуации, сотрудник в первую очередь должен согласовать свои траты с директором, составив заявление о возмещении понесенных им расходов и приложив все первичные документы. Если руководитель их одобрит, то необходимо составить распоряжение или приказ о выплате компенсации работнику.

Для того чтобы контролеры не имели поводов для претензий, многие компании составляют общий приказ или иной локальный акт предприятия, отражающий порядок возмещения подобных издержек. В документе указываются возможные цели расходования средств, максимальная сумма, которую работник может потратить, сроки выплаты возмещения; он заверяется подписью директора и под роспись подается для ознакомления всем заинтересованным сотрудникам.

После поступления первичных документов в бухгалтерию их необходимо проверить. Если они оформлены в соответствии с требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а в графе «Покупатель» указано наименование компании, значит, имеется документальное подтверждение того, что сотрудник в данной ситуации закупает ценности для нужд работодателя.

Поскольку работник не получает экономических выгод, то и доходом данные суммы не признаются, следовательно, и удерживать НДФЛ нет необходимости. К такому мнению пришли чиновники в письме Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65.

Оформляется данная выплата расходным кассовым ордером и записью Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кт 50. А проводка Дт 10 (07, 08, 11, 41) Кт 73 фиксирует, что приобретенные ценности приняты к учету.

Коммерческий директор ООО «Фрегат» Алексеев А. В., находясь на презентации товаров поставщика, принял решение приобрести небольшую пробную партию, согласовав данный вопрос с генеральным директором по телефону. На покупку он израсходовал 35 477 руб. из собственных средств.

Первичные документы были оформлены на ООО «Фрегат», и на основании распоряжения руководителя и заявления о возмещении потраченных сумм кассир выплатил потраченные сотрудником суммы.

Бухгалтер отразил в учете следующие записи:

Дт 41 Кт 73 — 30 065,25 руб. — товары приняты к учету;

Дт 19 Кт 73 — 5 411, 75 руб. — отражен входящий НДС;

Дт 73 Кт 50 — 35 477 руб. — возмещены расходы сотруднику.

Однако на практике некоторые бухгалтеры все же требуют составления авансового отчета, поскольку он является дополнительным документом, который подтверждает, что сотрудник, потративший собственные средства, совершил покупки на цели предприятия, а не на свои личные. Действующее законодательство не содержит информации, прямо разрешающей или запрещающей составлять авансовые отчеты при расходовании работником собственных средств. Таким образом, и оформление, и отсутствие авансового отчета в данном случае допустимы и не будут считаться ошибкой.

Что делать, если документы оформлены на работника?

Если же в процессе проверки первички выяснится, что документы оформлены на работника, то безопаснее оформить возмещаемую выплату договором купли-продажи или закупочным актом. Так как если принять данные расходы к учету по выписанным на работника документам, то велика вероятность их исключения из налогооблагаемой базы во время проверки налоговиками, поскольку фактически работник приобрел ТМЦ в собственность, а после реализовал работодателю.

Исходя из этого у сотрудника возникает доход, облагаемый НДФЛ (подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). За такой доход работнику необходимо будет отчитаться самостоятельно, подав в ИФНС форму 3-НДФЛ по итогам года. При этом он может воспользоваться налоговым вычетом или отразить сумму покупки в расходах (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ).

Читайте так же:  Пример незаконного и необоснованного судебного решения. необоснованность решения

ВАЖНО! Работодатель в данном случае не является налоговым агентом (письмо Минфина РФ от 07.12.2011 № 03-04-06/3-339).

Пример оформления налоговой декларации можно увидеть в материале «Образец заполнения налоговой декларации 3-НДФЛ».

В бухгалтерском учете такую операцию необходимо зафиксировать следующими проводками:

  • Дт 76 Кт 50 — оплачены ТМЦ;
  • Дт 10 (07, 08, 11, 41) Кт 76 — ТМЦ оприходованы на основании закупочного акта или договора купли-продажи.

Продолжение примера 2

Предположим, что у Алексеева А. В. не оказалось с собой реквизитов компании и он оформил покупку на собственное имя.

Бухгалтерия после проверки первичной документации решила оформить поступление товаров от физического лица по договору купли-продажи. В бухучете это было отражено следующими записями:

  • Дт 41 Кт 76 — 35 477 руб. — товары приняты к учету;
  • Дт 76 Кт 50 — 35 477 руб. — товары оплачены физлицу.

Однако в случае, если работник действовал на основании доверенности, а номенклатура покупки соответствует целям, указанным при выдаче ДС под отчет, можно составить авансовый отчет, даже если первичка оформлена на сотрудника.

Совет: чтобы при оплате покупок для предприятия личными средствами сотрудников избежать споров с проверяющими и доначисления налогов, необходимо:

  1. Выдать работнику доверенность на покупку ТМЦ.
  2. Получить от продавца полный пакет первичных документов, подтверждающих покупку (документы должны быть оформлены на компанию, а не на работника).
  3. Работнику написать заявление на компенсацию потраченных им ДС, приложив к нему всю первичную документацию (возможно и составление авансового отчета), и завизировать заявление у руководителя.

Если сотрудник израсходовал собственные деньги на покупку каких-либо ценностей, то фактически он совершал действия от собственного имени. Следовательно, составлять авансовый отчет в таком случае не нужно, поскольку работник не получал аванс. Однако действующее законодательство не запрещает в такой ситуации оформлять авансовый отчет. На практике встречаются оба способа учета подобных операций.

Покупка через подотчетное лицо. Осуществление закупок через подотчетное лицо. Документов не хватает

И.В. Артемова,
главный бухгалтер, консультант

[2]

Со вступлением в силу Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ о контрактной системе (далее — Закон № 44-ФЗ) у казенных и бюджетных учреждений появилась необходимость пересмотреть в 2014 году привычные процессы хозяйственной жизни, в частности закупки через подотчетных лиц.

Министерства разъясняют

Совсем недавно вышло совместное письмо от 05.08.2014 Минэкономразвития России № 18505-ЕЕ/Д28и и Минфина России № 02-02-04/39043 о позиции указанных министерств по некоторым вопросам применения норм Закона № 44-ФЗ (далее — Совместное письмо).
Авторы Совместного письма разъяснили два случая закупок через подотчетных лиц: при направлении работников в командировку и при осуществлении заказчиком закупки через подотчетных лиц.

Направление работника в служебную командировку

расходы на проезд;
расходы на наем жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или с ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных (муниципальных) органах, работникам государственных внебюджетных фондов, государственных (муниципальных) учреждений определяются соответственно нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти субъектов РФ, правовыми актами органов местного самоуправления (части 2 и 3 ст. 168 ТК РФ). Так, в отношении сотрудников некоторых федеральных органов исполнительной власти применяется постановление Правительства РФ от 12.10.2013 № 916 «О порядке и размерах возмещения сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти расходов на проезд в период нахождения в служебной командировке за счет средств федерального бюджета».

Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

В данном случае предоставлена только часть документа для ознакомления и избежания плагиата наших наработок.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно прейскуранту.

Подотчет. Рецепт покупки через сотрудника

Не возвращенные из подотчета денежные средства — не единственный для инспекторов повод начислить НДФЛ. Есть еще три ситуации, когда у подотчетного лица могут возникнуть проблемы. Сложности грозят и работодателям, когда по логике налоговиков компании выступают налоговыми агентами и не исполнили обязанности по удержанию налога.

Андрей Илюшечкин, эксперт «УНП»

А был ли подотчет?

Самая распространенная ситуация, в которой проверяющие непременно начислят НДФЛ, — сотрудник из своего кармана оплатил приобретенные материальные ценности. То есть компания изначально не выдает работнику денежные средства под отчет. Сотрудник сам покупает необходимые ценности, а потом составляет авансовый отчет, в котором указывает сумму перерасхода. На основании этого документа компания возмещает работнику потраченные средства.

«Если товар был куплен подотчетным лицом за свои деньги, а организация возместила ему расходы, мы в обязательном порядке начислим НДФЛ. Ведь в этом случае говорить о компенсации нельзя. Происходит купля-продажа товаров, а это уже доход сотрудника», — считают специалисты Управления ФНС России по Пензенской области. Причем, по их мнению, доход возникает даже в том случае, когда документы на приобретенные ценности оформлены на компанию.

С таким подходом проверяющих трудно согласиться. Тот факт, что сотрудник действует по распоряжению компании, подтверждают первичные документы, из которых видно, что сторонами сделки являются юридические лица. Сотрудник же выступает только посредником в расчетах. Аналогичной позиции придерживается и Минфин России. Специалисты финансового ведомства также считают, что дохода в этом случае не будет. В письме от 25.07.06 № 03-05-01-04/219 Минфин России не усмотрел в этой ситуации экономической выгоды для работника, так как Налоговый кодекс не содержит оценки такой выгоды (ст. 41 НК РФ).

Действительно, глава 23 НК РФ не позволяет определить размер выгоды. Однако главный аргумент, в силу которого компенсация расходов не будет облагаться НДФЛ, — это приобретение работником имущества не для личных целей, а для нужд организации.

«Первичка» оформлена на работника

[3]

Но ситуация может кардинально измениться, если работник не только производит оплату собственными средствами, но и первичные документы оформлены на его имя. Тогда фактически сотрудник передаст организации принадлежащее ему по документам имущество.

Последствия такой операции очевидны. Выплаченный доход нужно отразить в справке по форме № 2-НДФЛ. При этом компания не является налоговым агентом по налогу на доходы физлиц, поскольку работник продает собственное имущество (п. 2 ст. 226, подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).

Читайте так же:  Право и социальное обеспечение профессия. специальность право и организация социального обеспечения

Однако налог на доходы физических лиц работнику платить не придется, поскольку он по выбору может воспользоваться либо имущественным налоговым вычетом — 125 000 рублей, либо уменьшить доход на сумму расходов (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ). Но для этого ему нужно будет заявить в налоговый орган о намерении воспользоваться вычетом или же уменьшить доход на сумму произведенных расходов. Сделать это можно путем сдачи декларации по НДФЛ по окончании календарного года (п. 1 ст. 229 НК РФ).

Возможна и другая ситуация. Работник рассчитался за покупку полученными под отчет средствами и получил на руки документы, оформленные на его имя. Мы считаем, что в этом случае дохода у него не будет. Но инспекторы думают иначе. Вот что сказали корреспонденту «УНП» в межрайонной инспекции № 2 по Псковской области: «Полученные работником под отчет денежные средства должны облагаться НДФЛ. Если документы оформлены на работника, то получается, что он продает свое имущество. А тот факт, что деньги были выданы ему под отчет, не имеет значения. Ведь неизвестно, за счет каких источников совершена покупка».

С такой позицией не согласны в управлении администрирования налогов с доходов физических лиц ФНС России: «При составлении авансового отчета указывается не только на что были израсходованы выданные под отчет средства, но и для каких целей изначально предназначался аванс. Если, например, в назначении аванса стоит «покупка канцтоваров» и в наименовании расхода значатся канцелярские товары, то проблем не будет. Даже если «первичка» выписана на имя сотрудника. Кроме того, проблем поможет избежать и выданная сотруднику доверенность на приобретение имущества».

Документов не хватает

Возможна также ситуация, когда работник не смог получить все необходимые документы на товар, купленный для организации. Например, есть товарный и кассовый чеки, но нет накладной. Или есть накладная, но нет документа об оплате. Считается ли в этой ситуации подотчет закрытым? Приведет ли такая ситуация к появлению дохода у физического лица?

«Отсутствие полного пакета документов грозит тем, что полученная подотчетным лицом сумма включается в его доход и облагается НДФЛ», — солидарны специалисты Управлений ФНС России по Томской, Свердловской областям, а также межрайонной инспекции № 8 по Санкт-Петербургу.

Правда, Минфин России не столь категоричен в этой ситуации. Дохода у работника не возникнет только в том случае, если на руках у бухгалтера организации будет документ об оплате с реквизитами поставщика и с наименованием и стоимостью товаров или услуг (письмо от 25.07.06 № 03-05-01-04/219).

Мы считаем, что дохода у работника не возникнет по той причине, что он действовал в интересах компании. Подтвердить это можно любым другим первичным документом (в частности, накладной), а не только платежным документом.

Озадачим подотчетников

Итак, чтобы не попасть в ситуацию, при которой возникает риск начисления НДФЛ, нужно выполнить определенные требования при оформлении покупки имущества через подотчетное лицо. Их можно включить в инструкцию по работе с подотчетными лицами, а также составить «памятку подотчетника» и раздать работникам, которые имеют дело с подотчетными суммами.

Выполнив эти условия, компания не только оградит работника от возникновения у него нежелательного дохода, но и без проблем признает произведенные расходы.

Объекта для ЕСН и пенсионных взносов не наблюдается

Светлана Князева, эксперт «УНП»

На сумму невозвращенного подотчета инспекции также необоснованно требуют начислить ЕСН и взносы на обязательное пенсионное страхование.

Такой подход чиновников подтверждала арбитражная практика. А недавно точка зрения налоговиков была оформлена и их собственным документом: Управление ФНС России по г. Москве выпустило письмо с практическим пособием по ЕСН и взносам в ПФР для своих инспекторов (письмо от 15.08.06 № 21-11/ [email protected]). В этих разъяснениях мы обнаружили четкое указание: не возвращенные на дату проведения проверки подотчетные суммы нужно включать в базу по ЕСН и пенсионным взносам. Никаких аргументов по этому поводу в письме не приведено, зато задолженность подотчетного лица названа выплатой, «имеющей признаки «серых» схем ухода от налогообложения».

[1]

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

На чем основывается убежденность налоговиков, непонятно. Ведь в объект обложения ЕСН включаются далеко не все выплаты в пользу физического лица, а только те, которые производятся в рамках трудовых или гражданско-правовых договоров, связанных с выполнением работ или оказанием услуг (ст. 236 НК РФ). Тот же самый объект установлен и для взносов на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.01 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»). В случае с подотчетом физическое лицо получает деньги явно не за выполнение обязанностей по трудовому или гражданско-правовому договору. Поэтому объект для начисления ЕСН и взносов в ПФР отсутствует. Подтверждают это и суды (например, постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 19.08.04 № Ф09-3354/04-АК).

Памятка подотчетному работнику

  • На ваше имя должна быть выписана доверенность от организации на приобретение товарно-материальных ценностей.
  • Вы должны получить от продавца весь комплект подтверждающих документов: кассовый и товарный чеки, накладную, счет-фактуру.
  • Документы, подтверждающие расходы, должны быть оформлены на организацию.
  • По израсходованным суммам вы должны сдать авансовый отчет в бухгалтерию и все документы на расходы. Не поленитесь уточнить в бухгалтерии, в какой срок вы должны отчитаться.
  • Непотраченные деньги верните в кассу организации!
  • Источники


    1. Изварина, А. Ф. Судебная система России. Концептуальные основы организации, развития и совершенствования / А.Ф. Изварина. — М.: Проспект, 2014. — 304 c.

    2. Чашин, А. Н. Лишение водительских прав. Как автовладельцу выиграть судебный процесс / А.Н. Чашин. — М.: Дело и сервис, 2017. — 969 c.

    3. Салыгина, Е. С. Юридическое сопровождение деятельности частной медицинской организации / Е.С. Салыгина. — М.: Статут, 2013. — 192 c.
    4. Теория государства и права. — М.: Форум, Инфра-М, 2008. — 624 c.
    5. Правоведение. — М.: КноРус, 2010. — 472 c.
    Покупка через подотчетное лицо. осуществление закупок через подотчетное лицо. документов не хватает
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here