Паспорт архива организации хранящей управленческую документацию бланк. порядок заполнения паспортов

Содержание

  • Приказ Росархива от 11 марта 1997 г. N 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации»

    Приказ Росархива от 11 марта 1997 г. N 11
    «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации»

    В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, в целях создания механизма реализации статьи 19 приказываю:

    1. Утвердить прилагаемый Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

    2. Принимая во внимание особую значимость организации государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в деле совершенствования управления Архивным фондом Российской Федерации, считать реализацию положений Регламента одной из приоритетных задач архивных учреждений.

    3. При решении вопросов автоматизации государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации иметь в виду, что обобщенные показатели документов централизованного государственного учета, а также исходные показатели, необходимые для их получения в части, отражающей количество, состав архивных фондов и количество единиц хранения, в том числе имеющих страховые копии и копии фонда пользования, входят в число обязательных реквизитов учетных баз данных.

    4. Управлению обеспечения сохранности с внедрения автоматизированных технологий (Киселев И.Н.) и Управлению комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства (Мещерина Т.А.) в целях нормативно-методического обеспечения работ по централизованному государственному учету организовать подготовку в 1997 — 1998 гг. инструктивно-методических материалов по составлению и ведению определенных Регламентом документов централизованного государственного учета, в том числе в автоматизированном режиме, с учетом специфики приема, хранения и учета документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях различных ведомственных и иных систем.

    5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителей Руководителя Росархива Абрамова В.И. и Еремченко В.А.

    Зарегистрировано в Минюсте РФ 8 июля 1997 г.

    Регистрационный N 1344

    В Регламенте определены порядок централизованного государственного учета документов государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации.

    Приказ Росархива от 11 марта 1997 г. N 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации»

    Зарегистрировано в Минюсте РФ 8 июля 1997 г.

    Регистрационный N 1344

    Настоящий приказ вступает в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования

    Текст приказа опубликован в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, сентябрь 1997 г., N 17 (дата подписания выпуска в печать 9 сентября 1997 г.)

    Приложение 4. Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию

    См. данную форму в редакторе MS-Word

    к Регламенту Государственного учета

    документов Архивного фонда

    Код
    строки
    Количество фондов Площадь архивохра-
    нилища в кв.метрах
    Загруженность архивохра-
    нилища в процентах
    А 1 2 3 101
    Показатели Код
    стро
    ки
    Количество единиц хранения
    В
    с
    е
    г
    о Крайние
    даты Из них внесено в описи,
    утвержденные (согласо-
    ванные) ЭПК архивного
    учреждения Хранит-
    ся
    сверх
    устано-
    вленно-
    го сро-
    ка Образу-
    ется в
    год док Нача-
    льная Ко-
    неч
    ная В
    с
    е
    г
    о Крайние даты Начальная Конечная А Б 1 2 3 4 5 6 7 8 Постоянного
    хранения 201 По личному
    составу 202 х
    Код строки Количество штатных работников
    301
    >
    а. Паспорт архива организации, хранящей кинофотофонодокументы
    Содержание
    Приказ Росархива от 11 марта 1997 г. N 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного Фонда.

    © ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

    Коми-Пермяцкий окружной государственный архив

    Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию (далее-«Паспорт…»), является документом централизованного государственного учета и установлен Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Пермского края.

    1. Общие положения

    1.1. «Паспорт…» составляется каждой организацией — источником комплектования
    государственного архива ежегодно в двух экземплярах, отра¬жает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу по состоянию на 01.12 отчетного года.

    1.2. Один экземпляр «Паспорта…» представляется в государственный архив, второй хранится в деле фонда организации.

    1.3. К «Паспорту…», в соответствии с его разделами, составляется объяснительная
    записка, в которой отражаются изменения в организации хранения и объемных показателях по сравнению с ранее составленным паспортом.

    1.4. Объемные показатели даются в указанных в форме «Паспорта…» единицах измерения. Исправления не допускаются.

    2. Состав показателей паспорта

    Раздел 1. Общие сведения

    Графа 1 — «Количество фондов»

    Указываются все фонды, если фондирование документов, находящихся на хранении в архиве организации, проведено раздельно. В архиве кроме основного фонда, образовавшего в результате деятельности настоящей организации, могут храниться фонды организаций — предшественников и ликвидированных организаций. Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов (управленческая или документы по личному составу) учитывает¬ся в паспорте только один раз.

    Графа 2 — «Площадь архивохранилища» (кв. м)

    [1]

    Указывается площадь отдельного помещения в кв. м. В случае его отсутствия, ставится прочерк.

    Графа 3 — «Загруженность архивохранилища (%).

    Графа заполняется при наличии архивохранилища. Прежде чем выявить его загруженность, требуется определить вместимость. Вместимость архивохранилищ определяется по следующей формуле: 1000 ед. хр. Х на площадь архивохранилища / 2,5 кв. м
    (1000 ед. хр. умножить на площадь архивохранилища и разделить на 2,5 кв. м)

    Читайте так же:  Даниил булавко в контакте. убийца — скромный сторож

    После выявления вместимости загруженность определяется по следующей формуле: Количество ед. хр. Х 100% / вместимость
    (Количество находящихся на хранении ед. хр. умножить на 100% и разделить на вместимость)

    Раздел 2. Сведения о документах

    Графа 1 «Всего» строки 201

    В ней указывается количество ед. хр. документов постоянного хранения, подготовленных к передаче на государственное хранение в государственный архив, внесенных и не внесенных в описи.

    Графа 1 «Всего» строки 202

    В ней указывается количество ед. хр. документов по личному составу, находящихся на хранении в архиве организации, внесенных и не внесенных в описи.

    Графа 2 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

    В этих графах указываются самые ранние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.

    Графа 3 «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

    В данных графах указываются самые поздние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.

    Графа 4 строки 201

    В этой графе указываются все находящиеся на хранении в архиве организации документы постоянного хранения в ед. хр., как подготовленные к передаче на постоянное хранение в государственный архив (но на 01.12 еще не переданные) внесенные в описи и утвержденные ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края (далее — ЭПМК).

    При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел:

    • постоянного хранения, документы по которым временно хранятся в архиве
      организации;
    • постоянного хранения, документы по которым передаются на государственное хранение в архив, но на 01.12 еще не переданных.

    Графа 4 строки 202

    В ней показываются документы по личному составу, находящиеся на хранении в архиве организации, внесенные в описи и согласованные ЭПМК.

    При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел по личному составу.

    Графа 5 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

    В этих графах указываются самые ранние годы, за которые документы этих видов хранятся в архиве организации и внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.

    Графа б «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

    В указанных графах указываются самые поздние годы, за которые документы этих видов внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.

    Графа 7 «Хранятся сверх установленного срока»(для строки 201 «Постоянного хранения).

    В этой графе указывается количество ед. хр., находящиеся на хранении в архиве организации после истечения предельного срока временного хранения архивных документов в нём. Для архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства предельный срок хранения 5 лет, государственных краевые учреждений — 10 лет, государственных учреждений, территориальных отделов, управлений федеральных органов исполнительной власти -15 лет. Срок хранения документов постоянного хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов в делопроизводстве.

    Графа 8 «Образуется в год дел»

    В графе указывается среднее количество дел постоянного срока хранения и по личному составу (отдельно), которое образуется в делопроизводстве организаций за последние 5 лет.

    Строка 301 «Количество штатных работников».

    В графе указывается работник организации, если он занимает по штатному расписанию должность заведующего архивом организации.

    © ГКБУ «Коми-Пермяцкий окружной государственный архив», 2009–2019 г.

    Использование материалов сайта без согласования с архивом запрещено.

    Паспорт архива организации, хранящей научно-техническую документацию

    Тип документа: Паспорт

    Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

    Размер файла документа: 12,1 кб

    Бланк документа

    Скачать образец документа

    АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ

    НАУЧНО — ТЕХНИЧЕСКУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ

    НА 1 ДЕКАБРЯ 19__ ГОДА

    1. Научно-техническая документация. Общие сведения

    2. Научно-техническая документация, отнесенная к составу Архивного фонда Российской Федерации

    Формат А3 (297 x 420)

    3. Документы на машинных носителях информации. Базы данных (БД)

    4. Управленческая документация

    • Паспорт: образцы (Полный перечень документов)
    • Поиск по фразе «Паспорт» по всему сайту
    • «Паспорт архива организации, хранящей научно-техническую документацию».doc
    • Скачано документов

    Занесено в базу

    Внесены исправления в

    • Договоры
    • Все документы

    У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

    Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

    Памятка о порядке заполнения паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию для исполнительных органов государственной власти и государственных учреждений

    ПАМЯТКА О ПОРЯДКЕ ЗАПОЛНЕНИЯ ПАСПОРТА АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ УПРАВЛЕНЧЕСКУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ

    для исполнительных органов государственной власти и государственных учреждений

    При составлении паспортов следует иметь в виду:

    -государственные организации включают в паспорт учетные сведения по всем категориям документов необходимых для составления паспортов, образовавшихся в деятельности организации и в деятельности ее предшественника;

    При заполнении форм (ф. 4) паспорта архива учреждения следует помнить:

    — паспорт архива заполняется в двух экземплярах: один экземпляр паспорта остается в учреждении, другой направляется в государственный архив, в Государственное казенное учреждение Тверской области «Тверской центр документации новейшей истории» (далее — ГКУ ТЦДНИ);

    — дела, переданные в архив, в паспорт не включаются;

    Читайте так же:  Основных вопросов вводного инструктажа. вводный инструктаж, программа вводного инструктажа журнал вв

    -формы паспорта заполняются на основании сведений описей, номенклатур дел, путем поединичного подсчета дел. Перед включением этих сведений в паспорт следует проверить правильность составления данных учетных документов;

    — в паспортах даются сведения об объеме всех, хранящихся в учреждении управленческих документах постоянного срока хранения и документах по личному составу, сосредоточенных как в помещении ведомственного архива, так и находящихся в структурных подразделениях учреждения. Сведения о количестве неописанных дел, в т. ч. находящихся в структурных подразделениях, подсчитываются по номенклатурам дел, или даются по их фактическому наличию на основании поединичного подсчета;

    — в адресной части бланка паспорта, расположенной в левом верхнем углу, в строке «кому представляется» указывается почтовый индекс и адрес государственного архива — ГКУ ТЦДНИ — г. Тверь, 170100 . В строке «кем представляется» отчитывающаяся организация указывает свое полное название, адрес с почтовым индексом. Помимо официального адреса организации, указывается и адрес архива этой организации, если он расположен на другой территории; паспорт подписывает только руководитель организации, а не ответственный за архив, подпись заверяется печатью, указывается фамилия и телефон исполнителя. В случае безвозвратной утраты документов постоянного хранения и по личному составу вместе с паспортом представляется справка с подробным указанием причин и обстоятельств их утраты за подписью руководителя организации.

    К паспортам прилагается пояснительная записка, в которой приводятся сведения об изменениях в наименовании, подчиненности, данные о предыдущей передаче документов на государственное хранение (наименование архива, виды, объемы и крайние даты переданных документов, и год передачи); сообщаются сведения о принятой в организации системе учета документов, наличии научно-справочного аппарата к ним, указываются причины изменения показателей, происшедших в течение отчетного периода (передача документов).

    Порядок заполнения формы Паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию (Приложение 4 к «Регламенту»).

    Раздел 1:Общие сведения

    строка 101 графа 1 – указывается количество фондов, хранящихся в ведомственном архиве (в основном, это один фонд данного учреждения – фондообразователя, для объединенных ведомственных архивов этот показатель будет иметь количество фондов более 1);

    графа 2 – указывается площадь помещения выделенного только под архивохранилище в квадратных метрах (без учета площади рабочего помещения, если архивохранилищ несколько и в разных помещениях, то суммируется общая площадь всех архивохранилищ);

    графа 3 – указывается степень загруженности архивохранилища в процентах. Степень загруженности рассчитывается путем деления количества дел, находящихся на хранении, на количество дел, которое может вместить архивохранилище (проектная вместимость) и умножаем на 100.

    В случае наличия в хранилище стандартных стеллажей вместимость архивохранилища вычисляется из расчета 75 дел на 1 погонный метр: то есть общую длину полок мы умножаем на 75 и в результате получаем вместимость архивохранилища.

    Если, к примеру, общая длина полок составляет 120 погонных метров, то вместимость хранилища составляет 9000 дел (75х120).

    В архиве хранится 7000 дел, степень загруженности архивохранилища составляет 77% (7000:9000х100=77).

    Раздел 2:Сведения о документах

    строка 201 графы 1-3 указывается количество хранящихся в ведомственном архиве и структурных подразделениях организации документов постоянного хранения, сформированные в дела по год, предшествующий двум годам текущего года. Так, в паспорте, составленном на 1 декабря 2012 года, сведения даются по 2009 год включительно.

    Графа 4-6 указывается количество документов постоянного хранения, внесенных в описи, утвержденные на ЭПК архивного отдела Тверской области. Год создания самого позднего документа дается по 2009г.

    Графа 7- указывается количество дел постоянного хранения, находящихся на ведомственном хранении сверх установленного срока. Так, в 2012 году документы должны быть приняты в государственные архивы по 2002 год включительно вследствие этого документы за 2001 год (и ранее) считаются в 2012 году хранящимися сверх установленного срока, за исключением имеющих длительный срок ведомственного хранения.

    Графа 8 — указывается общее количество дел постоянного хранения, образующихся в течение одного года в делопроизводстве данного учреждения. Количество определяется либо по номенклатуре, либо путем поединичного подсчета дел (в случае, когда объем документов, образующихся каждый год разнится, количество дел, образовавшихся за последние три года суммируется и делится на три);

    строка 202 графы 1-3, даются сведения о документах по личному составу, находящихся на ведомственном хранении в организации. Конечная дата дается так же, как для документов постоянного срока хранения (в 2012 году — по 2009 год). В данную строку включаются документы долговременного срока хранения (только свыше 10 лет): документы по личному составу сотрудников организации.

    графа 4-6, 8 заполняются аналогично порядку заполнения этих же граф строки 201;

    Видео удалено.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    графа 7 –не заполняется

    раздел 3. Кадры указывается количество штатных работников архивов организации

    В пояснительной записке к статформе даются пояснения по всем 3 разделам. При этом не следует повторять цифры статформы без объяснений и комментариев, а дать информацию по изменившимся цифрам, указать причины их увеличения или уменьшения. В случае безвозвратной утраты документов постоянного хранения вместе с паспортом представляется справка с указанием причин и обстоятельств утраты, с подробным перечислением документов, их объема, крайних дат, за подписью руководителя организации.

    Один из основных принципов государственного учёта архивных документов — полнота и достоверность. Цифры учётных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли. Правильный учёт архивных документов это гарантия их сохранности, а также основной источник информации о количественном и качественном составе документов, без которой невозможно их полноценное использование.

    Отдел комплектования Архивного фонда Тверской области и ведомственных архивов ГКУ «Тверской центр документации новейшей истории»

    Памятка по заполнению паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию

    Название Памятка по заполнению паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию
    Тип Памятка
    Читайте так же:  Заявление на визу в иран. получение туристической визы для поездки в иран. получение кода проверки

    filling-form.ru > Бланки > Памятка

    Памятка по заполнению паспорта архива организации,

    хранящей управленческую документацию
    1. Введение

    1.1. Настоящая памятка разработана в целях совершенствования государственного учета документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, находящихся на хранении в архивах организаций — источников комплектования государственного и муниципальных архивов Республики Карелия.

    1.2. Памятка разработана в соответствии положениями федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125 — ФЗ от 22.10 2004, «Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» ( далее — регламента), утвержденного приказом Федеральной архивной службы России № 11 от 11 марта 1997 года, с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ № 19 от 18 января 2007 года.

    1.2. Памятка определяет порядок заполнения паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию (приложение № 4 к регламенту).

    1.3.Памятка предназначена для работников архивов организаций и иных лиц, ответственных за учет, хранение и использование документов, образующихся в деятельности организации, а также для работников государственных и муниципальных архивов, осуществляющих организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций.
    2. Общие положения

    2.1. Организации — источники комплектования государственных и муниципальных архивов составляют и представляют в соответствующие государственные и муниципальные архивы паспорта архивов организаций по состоянию на 1 декабря . г.

    2.2. Паспорт архива заполняется в 2-х экземплярах. Первые экземпляры паспорта направляются в соответствующий государственный или муниципальный архив. Вторые экземпляры паспорта хранятся в организации до ее ликвидации (реорганизации).

    2.3. Организации включают в паспорт учетные сведения по документам постоянного срока хранения и по личному составу, находящихся на хранении в архиве организации, в том числе образовавшихся в их деятельности, деятельности организаций — предшественников, а также подведомственных организаций, если документы на хранение поступают в архив головной организации.

    2.4. Негосударственные организации, хранящие документы государственной и негосударственной форм собственности, то есть документы, созданные до и после приватизации или акционирования, составляют два отдельных паспорта.
    3. Порядок заполнения и оформления бланка паспорта архива организации

    3.1. В адресной части бланка паспорта, расположенной в левом верхнем углу, в строке «Кому представляется» указывается почтовый индекс и адрес государственного или муниципального архива, на учете которого находится отчитывающаяся организация.

    3.2. В строке «Кем представляется» адресной части отчитывающаяся организация указывает свое полное и сокращенное название, адрес с почтовым индексом, организационно — правовую форму и форму собственности. Помимо официального адреса организации указывается и адрес архива этой организации, если он расположен на другой территории ( в другом здании).

    3.3. В разделе 1. «Общие сведения» по строке 101,

    графа 1 — указывается количество фондов, находящихся на хранении в архиве

    графа 2 — площадь архивохранилища в квадратных метрах

    графа 3 — загруженность архивохранилища в процентах.

    Степень загруженности архивохранилища рассчитывается путем деления количества дел, находящихся на хранении в архиве, на показатель вместимости и умножения на 100.

    Для определения показателя вместимости следует произвести расчет среднего количества единиц хранения, расположенных на одном погонном метре архивных полок. Данный показатель зависит от параметров стеллажного оборудования (высота, количество, длина полок стеллажа и т.д.).

    Пример: В архивохранилище хранится 7500 ед.хр.

    Протяженность архивных полок, занимаемых документами, составляет 100 погонных метров. Количество единиц хранения делится на количество погонных метров

    7500:100 = 75 ед.хр.

    Следовательно на 1 погонном метре полок находится 75 ед.хр.

    Для расчета показателя вместимости количество единиц хранения, находящихся на 1 погонном метре, умножается на число общей протяженности архивных полок (в т.ч. свободных)

    Пример: Общая протяженность полок составляет 120 п.м.

    75 х 120 = 9000 п.м. (показатель вместимости)

    Для расчета процента загруженности количество единиц хранения делится на показатель вместимости и умножается на 100

    7500 : 9000 х 100 = 83,3 %

    Процент загруженности архивохранилища составляет 83,3 %

    В архиве хранится 25560 ед.хр., протяженность архивных полок, занимаемых документами 300 п.м., общая протяженность полок — 400 п.м.

    25560 : 300 = 85 ед.хр.

    85 х 400 = 34000 ед.хр. (показатель вместимости)

    25560 : 34000 х 100 = 75,2%

    3.4. Раздел 2 «Сведения о документах»

    Графа 1 — приводятся сведения о документах постоянного срока хранения и по личному составу. Количество единиц хранения в соответствующих графах раздела указывается после поединичного их подсчета, в том числе на основании учетных документов.

    Графа 2 указывается дата самого раннего из хранящихся в организации документов постоянного хранения и по личному составу (в соответствующих строках).

    Графа 3 — указывается конечная дата документов, находящихся на хранении в архиве.

    Графы 4, 5, 6 — заполняются в том случае, если в отчитывающейся организации был проведен отбор управленческой документации постоянного хранения и по личному составу и на них составлены описи, которые утверждены и согласованы с ЭПК архивного учреждения.

    Графа 4 — указывается количество единиц хранения, внесенных в опись.

    Графы 5 и 6 — указывается начальная и конечная даты документов, внесенных в опись.

    Графа 7 — п ри заполнении графы 7 строки 201 следует учитывать, что предельный срок хранения документов постоянного срока хранения, устанавливаемый действующим законодательством составляет:

    • для документов, отнесенных к федеральной собственности — 15 лет

    Например, если организация составляет паспорт по состоянию на 1 декабря 2009 года, то документы, составленные до 1994 года, хранятся в организации сверх установленного срока.

    • для документов, отнесенных к собственности Республики Карелия — 10 лет

    (сверх срока хранятся документы по 1999 год ).

    • для документов, отнесенных к муниципальной собственности — 5 лет

    (сверх срока хранятся документы по 2004 год )

    • для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:
    Читайте так же:  Трудовой кодекс отпуск ст 123. в каком порядке предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска. сроки

    а) записей актов гражданского состояния — 100 лет

    б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет .

    Сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ в негосударственных организациях определяются в договоре между архивом и собственником или владельцем указанных документов.

    Если негосударственная организация хранит документы государственной организации — предшественника, то документы, отнесенные к государственной собственности следует считать как документы, хранящиеся сверх срока.

    3.5. Раздел «Кадры» — указываются сведения о количестве работников архива организации согласно штатному расписанию.

    3.6. В разделе «Условия хранения документов» следует подчеркнуть показатели, характеризующие помещение, в котором хранятся архивные документы : оборудование хранилища, поддерживающиеся в нем нормативные режимы хранения . Если специализированного архивохранилища в организации нет, то соответствующие сведения должны отражать характеристики мест реального хранения документов (рабочих комнат, коридоров, подвалов и т. п.)

    3.7. Для уточнения сведений о наличии локальных нормативных актов организации по вопросам организации ведомственного архива и делопроизводства заполняется приложение

    3.8. Если организация хранит более одного фонда к паспорту прилагается «Отчет о составе и объеме фондов на 1 декабря 200 . г.» (приложение № 2).

    3.9. Паспорт подписывается руководителем организации, подпись заверяется печатью. Ниже подписи руководителя организации указывается должность и фамилия лица, ответственного за архив и его телефон.

    3.10. К паспорту прилагается пояснительная записка, в которой приводятся сведения об изменениях в наименовании, подчиненности, организационно-правовом статусе или форме собственности организации, указываются причины изменения показателей происшедших в течение отчетного периода, данные о предыдущих передачах документов на государственное или муниципальное хранение (наименование архива, виды, объемы и крайние даты переданных документов и год передачи), сообщаются сведения о наличии научно-справочного аппарата к документам. Пояснительная записка подписывается соответствующим должностным лицом.

    Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию

    Тип документа: Паспорт

    Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

    Размер файла документа: 5,8 кб

    Бланк документа

    Скачать образец документа

    АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ УПРАВЛЕНЧЕСКУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ

    НА 1 ДЕКАБРЯ 19__ ГОДА

    1. Общие сведения

    2. Сведения о документах

    • Паспорт: образцы (Полный перечень документов)
    • Поиск по фразе «Паспорт» по всему сайту
    • «Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию».doc
    • Скачано документов

    Занесено в базу

    Внесены исправления в

    • Договоры
    • Все документы

    У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

    Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

    Памятка о порядке заполнения паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию для акционерных обществ и других негосударственных организаций

    ПАМЯТКА О ПОРЯДКЕ ЗАПОЛНЕНИЯ ПАСПОРТА АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ УПРАВЛЕНЧЕСКУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ

    для акционерных обществ и других негосударственных организаций

    При составлении паспортов следует иметь в виду:

    — организации, имеющие негосударственную форму собственности, но хранящие государственную и негосударственную части Архивного фонда, заполняют на них отдельные паспорта: на документы, созданные до момента приватизации или акционирования, и на документы, являющиеся собственностью негосударственных организаций или физических лиц. Но на бланках обоих паспортов указывается действующее название организации, подписывает паспорта руководитель существующей организации, заверяется паспорт также печатью данной организации;

    — организации, имеющие негосударственную форму собственности, ранее не включенные в список организаций-источников комплектования архивов, заполняя паспорт, дают сведения только о документах негосударственной части Архивного фонда, т. е. о документах, образовавшихся в деятельности негосударственных организаций с момента их создания или приватизации (изменения формы собственности).

    При заполнении форм (ф. 4) паспорта архива учреждения следует помнить:

    — паспорт архива заполняется в двух экземплярах: один экземпляр паспорта остается в учреждении, другой направляется в государственный архив, в Государственное казенное учреждение Тверской области «Тверской центр документации новейшей истории» (далее — ГКУ ТЦДНИ);

    — дела, переданные в архив, в паспорт не включаются;

    -формы паспорта заполняются на основании сведений описей, номенклатур дел, путем поединичного подсчета дел. Перед включением этих сведений в паспорт следует проверить правильность составления данных учетных документов;

    [3]

    — в паспортах даются сведения об объеме всех, хранящихся в учреждении управленческих документах постоянного срока хранения и документах по личному составу, сосредоточенных как в помещении ведомственного архива, так и находящихся в структурных подразделениях учреждения. Сведения о количестве неописанных дел, в т. ч. находящихся в структурных подразделениях, подсчитываются по номенклатурам дел, или даются по их фактическому наличию на основании поединичного подсчета;

    — в адресной части бланка паспорта, расположенной в левом верхнем углу, в строке «кому представляется» указывается почтовый индекс и адрес государственного архива — ГКУ ТЦДНИ — г. Тверь, 170100 . В строке «кем представляется» отчитывающаяся организация указывает свое полное название, адрес с почтовым индексом. Помимо официального адреса организации, указывается и адрес архива этой организации, если он расположен на другой территории; паспорт подписывает только руководитель организации, а не ответственный за архив, подпись заверяется печатью, указывается фамилия и телефон исполнителя. В случае безвозвратной утраты документов постоянного хранения и по личному составу вместе с паспортом представляется справка с подробным указанием причин и обстоятельств их утраты за подписью руководителя организации.

    Читайте так же:  Подал иск о признании. признание иска

    К паспортам прилагается пояснительная записка, в которой приводятся сведения об изменениях в наименовании, подчиненности, данные о предыдущей передаче документов на государственное хранение (наименование архива, виды, объемы и крайние даты переданных документов, и год передачи); сообщаются сведения о принятой в организации системе учета документов, наличии научно-справочного аппарата к ним, указываются причины изменения показателей, происшедших в течение отчетного периода (передача документов).

    Порядок заполнения формы Паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию (Приложение 4 к «Регламенту»).

    [2]

    Раздел 1:Общие сведения

    строка 101 графа 1 – указывается количество фондов, хранящихся в ведомственном архиве (в основном, это один фонд данного учреждения – фондообразователя, для объединенных ведомственных архивов этот показатель будет иметь количество фондов более 1);

    графа 2 – указывается площадь помещения выделенного только под архивохранилище в квадратных метрах (без учета площади рабочего помещения, если архивохранилищ несколько и в разных помещениях, то суммируется общая площадь всех архивохранилищ);

    графа 3 – указывается степень загруженности архивохранилища в процентах. Степень загруженности рассчитывается путем деления количества дел, находящихся на хранении, на количество дел, которое может вместить архивохранилище (проектная вместимость) и умножаем на 100.

    В случае наличия в хранилище стандартных стеллажей вместимость архивохранилища вычисляется из расчета 75 дел на 1 погонный метр: то есть общую длину полок мы умножаем на 75 и в результате получаем вместимость архивохранилища.

    Если, к примеру, общая длина полок составляет 120 погонных метров, то вместимость хранилища составляет 9000 дел (75х120).

    В архиве хранится 7000 дел, степень загруженности архивохранилища составляет 77% (7000:9000х100=77).

    Раздел 2:Сведения о документах

    строка 201 графы 1-3 указывается количество хранящихся в ведомственном архиве и структурных подразделениях организации документов постоянного хранения, сформированные в дела по год, предшествующий двум годам текущего года. Так, в паспорте, составленном на 1 декабря 2012 года, сведения даются по 2009 год включительно.

    Графа 4-6 указывается количество документов постоянного хранения, внесенных в описи, утвержденные на ЭПК архивного отдела Тверской области. Год создания самого позднего документа дается по 2009г.

    Графа 7- указывается количество дел постоянного хранения, находящихся на ведомственном хранении сверх установленного срока
    . Так, в 2012 году документы должны быть приняты в государственные архивы по 2002 год включительно вследствие этого документы за 2001 год (и ранее) считаются в 2012 году хранящимися сверх установленного срока, за исключением имеющих длительный срок ведомственного хранения.

    Если негосударственная организация хранит документы государственной организации — предшественника, то документы, отнесенные к государственной собственности следует считать как документы, хранящиеся сверх срока.

    Графа 8 — указывается общее количество дел постоянного хранения, образующихся в течение одного года в делопроизводстве данного учреждения. Количество определяется либо по номенклатуре, либо путем поединичного подсчета дел (в случае, когда объем документов, образующихся каждый год разнится, количество дел, образовавшихся за последние три года суммируется и делится на три);

    строка 202 графы 1-3, даются сведения о документах по личному составу, находящихся на ведомственном хранении в организации. Конечная дата дается так же, как для документов постоянного срока хранения (в 2012 году — по 2009 год). В данную строку включаются документы долговременного срока хранения (только свыше 10 лет): документы по личному составу сотрудников организации.

    графа 4-6, 8 заполняются аналогично порядку заполнения этих же граф строки 201;

    графа 7 –не заполняется

    раздел 3. Кадры указывается количество штатных работников архивов организации

    В пояснительной записке к статформе даются пояснения по всем 3 разделам. При этом не следует повторять цифры статформы без объяснений и комментариев, а дать информацию по изменившимся цифрам, указать причины их увеличения или уменьшения. В случае безвозвратной утраты документов постоянного хранения вместе с паспортом представляется справка с указанием причин и обстоятельств утраты, с подробным перечислением документов, их объема, крайних дат, за подписью руководителя организации.

    Один из основных принципов государственного учёта архивных документов — полнота и достоверность. Цифры учётных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли. Правильный учёт архивных документов это гарантия их сохранности, а также основной источник информации о количественном и качественном составе документов, без которой невозможно их полноценное использование.

    Видео удалено.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Отдел комплектования Архивного фонда Тверской области и ведомственных архивов ГКУ «Тверской центр документации новейшей истории»

    Источники


    1. Тарский, А. Введение в логику и методологию дедуктивных наук / А. Тарский. — М.: [не указано], 2014. — 694 c.

    2. Миронов, Иван Борисович Суд присяжных. Стратегия и тактика судебных войн / Миронов Иван Борисович. — М.: Книжный мир, 2015. — 216 c.

    3. История государства и права России; АСТ, Сова, ВКТ — Москва, 2009. — 395 c.
    4. Тимофеева А. А. История государства и права России; Флинта, МПСИ — Москва, 2009. — 152 c.
    5. Комаров, С. А. Общая теория государства и права / С.А. Комаров. — М.: Издательство Юридического института, 2012. — 608 c.
    Паспорт архива организации хранящей управленческую документацию бланк. порядок заполнения паспортов
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here