Образцы основных документов делопроизводства. делопроизводство от а до я. как оформлять бланки в нег

Загрузка документа
«Инструкция по ведению делопроизводства»

Подождите: 19 сек

Имя файла документа: 18881

Доступные форматы скачивания: .doc, .pdf

Размер текстовой версии файла: 108,2 кб

[1]

Как скачать документ?

  • Договоры
  • Все документы

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Внутренняя опись документов личного дела

Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

Для чего нужна опись

Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

К каким личным делам должна составляться опись

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся


  • те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
  • а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Кто должен составлять документ

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

  1. каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
  2. использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

  • наименование предприятия,
  • должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
  • список описываемых документов,
  • полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Образец составления описи документов личного дела

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.

Далее оформляют в таблицу список документов описи:

  • номер документа по порядку,
  • затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
  • дата составления и подписания,
  • заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
  • номера листов,
  • примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.
Читайте так же:  Приказ о расторжении договора. нужна ли печать на приказе об увольнении. приказ об увольнении

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

Что делать с описью после увольнения сотрудника

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Использование бланков значительно ускоряет создание документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на его составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланк включает только постоянную информацию об организации — авторе документа и придает содержащейся в документе информации официальный характер.

Для изготовления бланков используют форматы А4 и А5, причем меньший формат используют для небольших (до 7 строк) документов. На бланках изготавливают только первую страницу документа, а для последующих используют стандартные листы бумаги.

При продольном расположении реквизитов бланка (прил. 3) реквизиты располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом (прил. 4) — их размещают в левом верхнем углу листа и выравнивают либо по левому краю, либо по центру отведенной площади.

В любой организации создают как минимум два вида бланков: бланк письма, применяемый для создания документов, отправляемых сторонним организациям и лицам, и так называемый общий бланк, который используют для оформления внутренних документов.

Примеры общего бланка с продольным расположением реквизитов и углового бланка письма предприятия приведены далее (прил. 5, 6).

Реквизиты бланков документов

  • Реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации» и 02 «Герб субъекта Российской Федерации» размещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» и правовыми актами субъектов Российской Федерации.
  • Реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» оформляют на бланке в соответствии с учредительными документами (уставом или положением об организации). Товарный знак (знак обслуживания) изображают с соблюдением требований Закона Российской Федерации от 23.09.1992 № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров». Закон также предусматривает их обязательную регистрацию.

Эмблема — условное или символическое изображение какой-либо организации, призванное символизировать ее основную идею (например, красный крест — эмблема Международного движения Красного Креста). Иногда для идентификации организации используют логотип — оригинальное начертание, изображение полного или сокращенного наименования фирмы или товаров фирмы [56] (например, логотип чайной компании «Lipton»).

В соответствии со ст. 1 Закона РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» товарный знак или знак обслуживания — обозначения, служащие для индивидуализации товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг юридических или физических лиц. Узнать товарный знак можно по латинской букве «К» или латинской букве «К» в окружности, а также по словесному обозначению «товарный знак» или «зарегистрированный товарный знак» — ™[trade mark). Эти элементы указывают, что применяемое обозначение является товарным знаком, зарегистрированным в Российской Федерации.

При использовании эмблемы, логотипа или товарного знака в корпоративной символике в инструкции по делопроизводству предприятия приводят их изображение-образец, описание, размеры и поля, а также способы расположения.

Использование фирменной символики на фирменном бланке привносит индивидуальность, оригинальность, повышает запоминаемость и узнаваемость организации.

Реквизиты 04, 05, 06, 08, 09 характеризуют организацию — автора документа как юридическое лицо.

• Реквизит 08 «Наименование организации — автора документа»

должен соответствовать наименованию организации, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и помещают (в скобках) ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если они являются авторами документа, и их располагают ниже наименования организации.

В соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации частные организации должны иметь фирменные наименования, в состав которых должно быть включено указание на их организационно-правовую форму и характер деятельности.

  • Реквизит 04 «Код организации-автора» указывают по ОКПО.
  • Реквизит 05 «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица». В «Правилах ведения единого государственного реестра юридических лиц и представления содержащихся в нем сведений» (2002 г.) сказано, что ОГРН указывают во всех документах этого юридического лица наряду с его наименованием. Поэтому этот реквизит как обязательный добавлен в бланк организации.

ОГРН состоит из 13 цифр:

где: С — признак отнесения номера записи к основному государственному регистрационному номеру записи (1) или к иному государственному регистрационному номеру записи (2);

ГГ (2-3 знаки) — две последние цифры года внесения записи в государственный реестр;

[2]

КК (4-5 знаки) — порядковый номер субъекта Российской Федерации по перечню субъектов, установленному ст. 65 Конституции РФ;

ХХХХХХХ (6-12 знаки) — номер записи, внесенной в государственный реестр;

Ч (13 знак) — контрольное число: младший разряд от деления предыдущего 12-значного числа на 11.

  • Реквизит 06 «Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
  • Реквизит 09 «Справочные данные об организации» включает в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие данные по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, веб-страницы и т.д.). Адрес указывают в соответствии с действующими правилами почтовой связи («Правила оказания услуг почтовой связи» утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221). Реквизиты адреса пишут в следующей последовательности:
    • — название улицы, номер дома;
    • — название населенного пункта (города, поселка и т.д.);
    • — название района;
    • — название республики, края, области, автономного округа;
    • — почтовый индекс.
  • Реквизит 10 «Наименование вида документа» должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком этого вида документа (например, приказа, протокола и т.д.). Бланки конкретных видов целесообразно создавать, когда в организации применяется большое количество документов этого вида (приказов, распоряжений, докладных записок и др.).
Читайте так же:  Социальная поддержка сирот и детей, оставшихся без попечения родителей. гарантии по социальной подде

Наименование вида документа, как правило, печатают прописными буквами (например, ПРИКАЗ) и располагают в центре страницы на продольных бланках и от границы левого поля на угловых бланках. Этот реквизит обязателен для всех видов документов, кроме письма. В письме наименование вида документа не указывают.

Дополнительно к наименованию вида документа может быть указан реквизит 07 — код формы документа. Этот код также проставляют по ОКУД и в основном на документации по трудовым отношениям и в бухгалтерских документах.

• Реквизит 14 «Место составления или издания документа» указывают с учетом принятого административно-территориального деления, с использованием общепринятых сокращений и только в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Например, на бланке письма, содержащем адрес организации, нет необходимости указывать место издания документа.

На бланках документов могут быть проставлены ограничительные отметки (в виде уголков, штрихов или других обозначений) для размещения реквизитов: 11 — дата документа, 12 — регистрационный номер документа, 13 — ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа, 15 — адресат, 18 — заголовок к тексту документа.

Бланки структурных подразделений создают в крупных организациях. Для создания таких бланков наименование структурного подразделения помещают ниже наименования организации.

Бланки должностных лиц создают для руководителей (организации, крупного структурного подразделения), обладающих правом подписи. Наименование должности на бланке должностного лица располагают ниже наименования организации — автора документа.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица установлены следующие виды бланков: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.

Если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами, возможно создание бланка письма на двух языках, на котором все реквизиты повторяют дважды: на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажение наименования организации, ее организационно-правовой формы и справочных данных.

Бланк предприятия — важный элемент его фирменного стиля. Фирменный стиль определяют как совокупность постоянных изобразительных, визуальных и информационных средств, с помощью которых фирма подчеркивает свою индивидуальность. Фирменный стиль используют для привлечения внимания покупателей и продвижения на рынок товаров или услуг предприятия.

По внешним признакам бланка (дизайну эмблемы, композиции надписей бланка, наличию всех необходимых реквизитов, качеству бумаги) невольно складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престижности. Для любого предприятия бланки документов, а особенно бланки для внешней корреспонденции, — это визитные карточки, которые свидетельствуют о наличии или отсутствии корпоративного стиля и профессионального подхода к оформлению документов.

Делопроизводство от А до Я. Работа с внутренними документами

Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. Это отличает его от потоков входящих и исходящих документов. Как правило, это наименее регламентированная часть документооборота. Внутренние документы создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в рамках компании.

Регистрация и организация движения внутренних документов

К внутренним документам относятся:

  • локальные нормативные акты: устав, положения, регламенты, инструкции;
  • организационно-распорядительные: приказы, распоряжения и т.д.;
  • протоколы;
  • внутренняя переписка (служебные, докладные, объяснительные, пояснительные, справки и т.п.);
  • протоколы, акты, плановые и отчетные документы, учетная документация;
  • доверенности;
  • договоры.

Прохождение внутренних документов на этапе их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправленных документов, а на этапе исполнения – поступающих документов. Например, докладные и служебные записки, как и входящие письма, передаются на рассмотрение руководителю, который определяет характер дальнейших действий по этому документу.

Организационно-распорядительные документы, издаваемые руководителем компании единолично (приказы по основной деятельности, указания, распоряжения, решения), начиная с момента подготовки их проекта и до регистрации в регистрационно-контрольных формах, проходят следующие стадии:

  • подготовка проекта распорядительного документа;
  • оформление и согласование проекта;
  • удостоверение документа;
  • регистрация.

Проекты организационно-распорядительных документов после их подготовки и согласования специалистами заинтересованных структурных подразделений передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству.

Приказы по личному составу готовятся кадровой службой с соблюдением трудового законодательства и т.п. Чтобы процесс согласования документов не затягивался, важно предусмотреть ограничения по срокам согласования и окончательной подготовки проекта документа. Как правило, они прописывается в Инструкции по делопроизводству в компании.

Важно знать. В обязанности сотрудника службы ДОУ входит осуществление контроля за правильностью оформления проекта распорядительного документа. Только после этого документ передается на подпись руководителю компании или структурного подразделения, а затем регистрируется.

После регистрации организационно-распорядительных документов работа с ними переходит к исполнителю, как с входящими документами:

  • направление организационно-распорядительного документа на исполнение;
  • исполнение документа;
  • контроль его выполнения;
  • помещение исполненного документа в дело.

Приказы руководителя компании по основной деятельности регистрируются в службе ДОУ, им присваиваются порядковые номера в пределах года. Учет приказов ведется в базе данных автоматизированной информационной системы или в журнале приказов в ручном режиме.

Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR.ru в разделе бланки «Журнал регистрации приказов по основной деятельности».

Читайте так же:  Как выписать собственнику из квартиры родственника можно ли выписать отца, мать, сына или дочь


Приказы по личному составу регистрируются в кадровой службе. Им присваиваются порядковые номера в пределах календарного года с буквенными индексами:

К – для приказов о приеме, переводе, увольнении и др. (со сроком хранения – 75 лет), О – для приказов о предоставлении очередных и учебных отпусков, командировании и др. (со сроком хранения – 5 лет).

Оригиналы организационно-распорядительных документов по основной деятельности после регистрации помещаются в соответствующее дело и хранятся в службе ДОУ или у секретаря руководителя. Исполнителям поручений выдают копии документов, которые после исполнения подшивают в дела соответствующих подразделений.

Этап отправки внутренних документов, как правило, отсутствует. Но есть исключение, когда копии организационно-распорядительных документов необходимо переслать из головной организации в ее территориально разобщенные структурные подразделения (филиалы, представительства). В этом случае правила отправки внутренних и исходящих документов совпадают.

Регистрация протоколов коллегиальных совещательных органов компании ведется секретарем коллегиального совещательного органа. Протоколам заседания присваивается порядковый номер в пределах календарного года по каждому виду протоколов отдельно. Протоколы подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Плановая документация, статистическая отчетность и т.п. обычно регистрируется в соответствующем функциональном структурном подразделении (бухгалтерии, финансовом, плановом отделах и т.п.).

Видео (кликните для воспроизведения).

Доверенности от имени компании выдаются на право заключения договоров (соглашений, контрактов), на проведение сделок с имуществом компании, финансовых сделок, на получение товарно-материальных ценностей, представительство перед любыми третьими лицами от имени компании и др.

Доверенности, как правило, готовят юристы компании. Регистрационным номером доверенности является ее порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года. Регистрацию и учет доверенностей осуществляет структурное подразделение в соответствии с установленными правилами и процедурами в компании, которые должны быть прописаны в локальных нормативных актах (положениях, инструкциях).

По окончании срока действия доверенности работник компании обязан сдать доверенность в структурное подразделение, которое выдавала доверенность. Возвращенная доверенность подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Подписанные сторонами договоры регистрируются в структурном подразделении компании в соответствии с установленными правилами и процедурами, которые должны быть прописаны в локальных нормативных актах (положениях, инструкциях). Регистрация договоров производится в базе данных автоматизированной информационной системы или в журнале договоров в ручном режиме.

Примерная форма журнала регистрации договоров

Дата документа Номер документа
Контрагент Примечание 1 2 3 4 5

Количество граф и их содержание при необходимости можно корректировать.

Регистрационный номер договора состоит из регистрационных номеров, присваиваемых организациями, заключающими договор, разделенных косой чертой.

Каждая организация присваивает договорам порядковый номер в пределах календарного года. К порядковому номеру могут добавляться дополнительные индексы: год, месяц заключения договора, предмет договора и т.д. Порядок присвоение индексов в регистрационном номере договоров необходимо прописать в локальном нормативном акте компании.

[3]

В данной статье были освещены некоторые основные моменты, на которые необходимо обратить внимание при организации делопроизводства в создаваемой компании при регистрации и организации движения внутренних документов. Если на начальных этапах пунктуально и аккуратно придерживаться порядка работы с внутренними документами, то в дальнейшем исключаются образование в компании завалов бумаг и утрата документов, а также оптимизируется время на поиски необходимой информации.

Бланки, формы, образцы документов

НАЛОГИ, СБОРЫ ВЗНОСЫ бухгалтеру
НДС
Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)
Транспортный налог
Налог на прибыль организаций
Торговый сбор
Налог на имущество организаций
Упрощенная система налогообложения (УСН)
Патентная система налогообложения (ПСН)
Страховые взносы
Расчеты с ФСС РФ
Акцизы и операции с подакцизными товарами
Единый налог на вмененный доход (ЕНВД)
Земельный и водный налоги, плата за негативное воздействие на окружающую среду
Сборы за пользование объектами животного мира и объектами водных биологических ресурсов
Единый сельскохозяйственный налог
Налог на добычу полезных ископаемых
Налог на игорный бизнес
Утилизационный сбор
Косвенные налоги
Налоговый мониторинг
ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ, КАДРЫ кадровику
Учет труда и его оплаты
Должностные инструкции
Профессиональные стандарты
ДОГОВОРЫ
ТРАНСПОРТНЫЕ СРЕДСТВА водителю
ГОСЗАКУПКИ
БУХУЧЕТ бухгалтеру
Бухгалтерская отчетность организаций
Бухгалтерская отчетность бюджетных организаций
Бухгалтерская отчетность страховых организаций
Бухгалтерская отчетность негосударственных пенсионных фондов
КАССОВЫЕ И ПЛАТЕЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
СТРОИТЕЛЬСТВО
КУПЛЯ-ПРОДАЖА, ДАРЕНИЕ И АРЕНДА НЕДВИЖИМОСТИ
ГРАЖДАНСКОЕ И АРБИТРАЖНОЕ СУДОПРОИЗВОДСТВО
ГОСУДАРСТВЕННАЯ РЕГИСТРАЦИЯ ЮРЛИЦ И ИП предпринимателю
ПЛАТНЫЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫЕ УСЛУГИ
ВАЛЮТНЫЙ КОНТРОЛЬ
ВЗАИМОЗАВИСИМЫЕ ЛИЦА
УЧЕТ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННОЙ ПРОДУКЦИИ И СЫРЬЯ
ДРУГИЕ ФОРМЫ

Более 200 документов вы сможете подготовить с использованием данных своей организации в онлайн-сервисе «Конструктор правовых документов» в интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

Если Вы не нашли нужный бланк или образец, напишите нам – мы обязательно постараемся вам помочь: [email protected]

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Бланки организационно-распорядительных документов

Тема 3 Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов

3.1. Бланки организационно-распорядительных документов

3.2. Реквизиты организационно-распорядительных документов

Бланк официального документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

Использование бланков снижает затраты на изготовление документа, уменьшает количество возможных ошибок при его составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов. Кроме того, использование бланка облегчает восприятие документа, улучшает его внешний вид. Правильно оформленный бланк является своеобразной визитной карточкой организации.

Читайте так же:  Акт о причинении ущерба имуществу организации образец. нюансы оформления акта о порче имущества

На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.

Общие требования к бланкам сформулированы в СТБ 6.38-2004. Стандарт устанавливает единые правила подготовки организационно-распорядительных документов, а также бланков, применяемых при их оформлении.

При разработке бланков документов используется бумага форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для бланков документов, имеющих не более 5-7 строк текста.

Бланк должен иметь поля: левое — 30 мм, правое — не менее 8 мм, верхнее и нижнее — не менее 20 мм, при этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланке (в виде уголков и линий) не обязательно.

Стандартом установлены следующие виды бланков организационно-распорядительных документов:

— бланк для письма

— общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов

На общих бланках оформляются распорядительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и др.), а в ряде случаев и организационные документы (положения, инструкции и др.) и справочно-информационные документы (акты, протоколы, справки и др.).

На основе общего бланка допускается изготавливать специальные бланки для конкретных видов ОРД. Например, в организации могут быть изготовлены специальные бланки для приказов и для протоколов. Согласно Примерной инструкции по делопроизводству изготовление специальных бланков по видам документов считается целесообразным, если таких документов в организации создается более 200 в год.

Все бланки разрабатываются с учетом углового или продольного вариантов расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Длина строки бланковой надписи не должна превышать 70 мм. При продольном варианте реквизиты размещаются посередине листа в верхней его части без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей. Наиболее рационально использовать угловое расположение реквизитов на бланке, что экономит рабочую площадь документа для оформления таких реквизитов, как «адресат», «гриф утверждения», «гриф ограничения доступа», «резолюция». Бланки с продольным расположением реквизитов заголовочной части рекомендуется применять в тех случаях, когда эти реквизиты оформляются на двух языках. В этом случае на двух языках должны быть продублированы все реквизиты бланка.

Общие бланки допускается изготавливать как на одном языке, так и на двух. Обязательность использования двух языков при оформлении бланка определяется наличием на нем изображения Государственного герба РБ (гербовые бланки оформляются только на двух языках). Наличие изображения Государственного герба на бланке также определяет вариант расположения реквизитов бланка: он должен быть обязательно продольным. Общие бланки негосударственных структур, на которых отсутствует изображение Государственного герба, могут оформляться с использованием как продольного, так и углового вариантов расположения реквизитов.

И при продольном, и при угловом вариантах СТБ 6.38-2004 допускает размещать реквизиты бланка центрованным или флаговым способом.

При флаговом способе каждая строка бланковых надписей начинается от левой границы площади. Граница левого поля в этом случае выступает в качестве древка, а строки бланковых надписей составляют как бы полотнище флага (отсюда и название способа расположения реквизитов «флаговый»).

При центрованном способе начало и конец каждой строки бланковых надписей равноудалены от границ площади. Таким образом, они центруются, в результате чего оказываются равноудаленными от условной вертикальной оси, которая разрезает бланковые надписи на две равные половины (соответственно и название способа расположения реквизитов — «центрованный»).

На общем бланке размещают (Приложение 1):

— Государственный герб РБ;

— эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

— код организации: по ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ) для министерств и других органов управления, по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» для других организаций;

— наименование вышестоящей организации;

— наименование структурного подразделения;

— место составления или издания;

— ограничительные отметки и линии для реквизитов «дата», «регистрационный индекс», «отметка о контроле».

При изготовлении бланка для письма используются следующие реквизиты (Приложение 2):

— Государственный герб РБ;

— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

— код организации: код по ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (для органов государственной власти и управления) или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

— наименование вышестоящей организации;

— наименование структурного подразделения;

— почтовый адрес отправителя;

— коммуникационные и коммерческие данные.

На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: «дата», «регистрационный индекс» и «регистрационный индекс и дата входящего документа».

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Увлечёшься девушкой-вырастут хвосты, займёшься учебой-вырастут рога 9601 —

| 7570 — или читать все.

185.189.13.12 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Номенклатура дел организации

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Читайте так же:  Как оформляется медицинская справка для выезда за границу. направления медсправка 082

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  • он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
  • группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
  • обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
  • определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

  • наименование организации,
  • номер и дата составления,
  • перечень документов,
  • подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Образец составления номенклатуры дел

  1. Вначале вносится стандартная информация:
    • полное наименование компании,
    • дата составления документа,
    • предстоящий год, на который он пишется,
    • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

Видео (кликните для воспроизведения).

  • Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:
    • индекс или номер дела,
    • заголовок или название,
    • количество содержащихся в нем частей или томов,
    • срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
    • отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).
  • В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.
  • Источники


    1. ред. Кононенко, І.П. Законодавство про адміністративну відповідальність; Київ: Видавництво політичної літератури України, 2012. — 340 c.

    2. Перевалов, В. Д. Теория государства и права / В.Д. Перевалов. — М.: Юрайт, Юрайт, 2010. — 384 c.

    3. Земельные споры. Комментарии, судебная практика и образцы документов. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2018. — 705 c.
    4. История политических и правовых учений / Н.М. Азаркин и др. — М.: Норма, 2007. — 900 c.
    5. Чашин А. Н. Квалификационный экзамен на адвоката; Дело и сервис — М., 2010. — 544 c.
    Образцы основных документов делопроизводства. делопроизводство от а до я. как оформлять бланки в нег
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here