Нужно ли регистрировать служебные записки как входящие. докладные, служебные записки и справки в чем

Нужно ли регистрировать служебные записки как входящие. Докладные, служебные записки и справки: в чем разница? Подписание и регистрация

Войти через социальные сети

Главная / Журналы / Секретарское дело / Статьи
«СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО» № 08/2014

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

Обязательна ли регистрация докладных и объяснительных записок?

В соответствии с п. 139.2 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения, независимо от способа их создания, передачи или доставки.

Регистрация внутренних документов осуществляется централизованно, в службе ДОУ (п. 139.4 Инструкции по делопроизводству).

Децентрализованная система регистрации документов допускается только при территориальной разобщенности структурных подразделений или в тех случаях, когда речь идет о специфических видах документов (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и т.д.).

Таким образом, докладные и объяснительные записки подлежат обязательной регистрации в службе ДОУ. Хотелось бы обратить особое внимание на то обстоятельство, что если докладная записка является одним из документов, при помощи которых организация будет доказывать в суде правомочность своих действий (например, в делах по трудовым спорам), суд вправе поставить под сомнение подлинность документа и отклонить его рассмотрение, если он не будет зарегистрирована в порядке, установленном нормативными документами.

Как должна выглядеть форма журнала регистрации докладных (объяснительных) записок?

При разработке формы журнала регистрации докладных (объяснительных) записок можно использовать форму журнала регистрации исходящих и внутренних документов, приведенную в приложении 9 к Инструкции по делопроизводству, при необходимости дополнив ее нужными вам графами.

При незначительном объеме внутренних документов их регистрация может осуществляться в регистрационных формах исходящих документов (п.142.2.Инструкции по делопроизводству).

В соответствии с п. 139.9 Инструкции по делопроизводству журнальная форма регистрации ведется в организациях с небольшим объемом документооборота (до 600 документов в год).

Как правильно составить докладную записку о продлении срока исполнения документов, установленного руководителем организации?

Докладная записка о переносе (продлении) срока исполнения документа должна быть составлена исполнителем на имя должностного лица, установившего срок исполнения не менее чем за 5 дней до окончания срока исполнения документа. В ней необходимо кратко и четко изложить обстоятельства и привести аргументы, которые свидетельствуют о необходимости данного переноса (продления), а также предложить новый срок исполнения документа.

Ответы на остальные вопросы размещены в полной версии журнала
оформить подписку на журнал

Внешняя докладная записка

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.

Служебная записка

В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа как «Служебная записка». Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике. В связи с чем предлагаем оформлять «Служебную записку» в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях единства оформления управленческой документации.

Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне,то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные.

Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка — это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя.

В зависимости от целей составления справки могут быть:

Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.

Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО «Луна». Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

Справки, в зависимости от адресата, могут быть:

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

Читайте так же:  Понятие админ правонарушения. понятие, признаки и состав административного правонарушения

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

Служебные записки. Записки существуют двух видов: докладные записки и объяснительные.

Докладная записка – это документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении, факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения.

Объяснительная записка — документ, объясняющий причины какого-либо события, факта или поясняющий содержание отдельных частей основного документа (плана, отчета, проекта).

Записки готовятся как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Докладные записки, информирующие руководство о ходе работ, представляются регулярно и сообщают о выполнении заданий, планов, указаний.

Оформляются на общем бланке с угловым расположением. Справа пишется адресат. На внутренних записках на бланке в наименовании организации допускается писать сокращенно, можно указать только структурное подразделение, или наименование организации можно вообще пропустить (если подразделений в организации не выделено)

Датой записки считается дата ее подписания.

Заголовок к тексту формулируется как обычно – одной фразой с предлога «О» или «Об». На записках формата А5 заголовок можно пропустить.

Текст может содержать две части: вводную и основную.

Вводная – излагаются факты, события, послужившие поводом для написания записки.

Основная – выводы, просьбы, предложения.

Части можно менять местами, одна из частей может быть опущена.

Подписывает записки обычно составитель, в некоторых случаях на внешних докладных записках требуется подпись директора.

Докладные записки могут быть внешними (направляются в другую организацию) и внутренними. Объяснительные записки могут быть только внутренними. Пояснительных записок не бывает.

Ответить на вопросы:

Какие виды служебных записок существуют, что такое докладная записка?

Из каких реквизитов состоит докладная записка?

Как составляется текст докладной записки?

Кто подписывает докладную записку?

2.8 Организация работы с документами

Общие сведения о работе с документами. Документооборот

Организация работы с документами — создание оптимальных условий для всех видов работ с документами.

Существует три документопотока:

Все организационно-распорядительные документы в организации проходят через службу ДОУ — службу документного обеспечения управления (канцелярия, секретариат, отдел делопроизводства).

На рисунке 1 представлена традиционная технологическая цепочка обработки вступивших в силу (согласованных, подписанных, утвержденных) документов.

Документооборот

Рисунок 1 — Технологическая цепочка обработки документов

1, 2 и 4 этапы выполняются в службе ДОУ, остальные – в структурном подразделении, где документ исполняется.

Документооборот — движение документов от создания или получения документа до окончания исполнения и подшивки в дело или отправки в другую организацию.

– При получении документов проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается автору.

Вскрываются все конверты, кроме конвертов с пометкой «Лично». После вскрытия конвертов проверяется правильность и целостность вложения.

Поставляется отметка о поступлении.

Задание: вспомнить и написать пример отметки о поступлении.

Конверты после вскрытия выбрасывают, за исключением писем от частных граждан, т.к. обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов с уже просроченным сроком исполнения (штемпель – доказательство дня получения).

После более детального ознакомления с документом, распределяют, кому какие документы передать. Для этого необходимо хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между должностными лицами.

К руководителю должны поступить документы, касающиеся деятельности предприятия в целом, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию.

Остальные передаются непосредственно исполнителям.

Обработка, рассмотрение и передача документов проводится в день их поступления.

Регистрация – это фиксация факта создания или получения документа путем присвоения документу регистрационного номера, записи установленных сведений об этом документе.

Сведения, которые нужно (обязательно согласно ГСДОУ, с. 12) выписать при регистрации:

название вида документа;

дата и регистрационный номер;

входящий номер и дата поступления (из отметки о поступлении);

заголовок к тексту,

задания, которые нужно выполнить по документу,

как, когда решен вопрос (из отметки об исполнении).

Кроме того, могут быть и другие сведения, например:

расписка в получении документа

ход исполнения (дополнять по ходу исполнения)

Существуют журнальная система регистрации, карточная, автоматизированная.

Регистрация документов должна быть только однократной (в службе ДОУ). При передаче зарегистрированных документов из одного подразделения в другое, они повторно не регистрируются.

Регистрируются все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях.

Регистрация необходима для:

учета количества документов,

обеспечения сохранности документов,

контроля исполнения документов,

поиска в информационно-справочных целях.

– После регистрации документ в канцелярии не остается, его передают исполнителю. Во время исполнения документа служба ДОУ ведет контроль и информационно-справочную работу.

Контроль за исполнением документов существует нескольких видов:

контроль по существу (оценка на сколько правильно, удачно решен вопрос). Ведет непосредственный руководитель или специально назначенные лица;

контроль за сроком исполнения. Контроль за сроком исполнения ведет непосредственный руководитель и работник службы ДОУ. Перенести сроки может тот, кто их установил. В свою очередь этот контроль может быть:

текущий (контролируется в тот же день, когда поручение должно быть исполнено.);

предупредительный (предупреждают исполнителя за три дня до окончания сроков исполнения).

Информационно-справочная работа с документами, находящимися на исполнении заключается в том, что работники службы ДОУ должны знать:

где, в какой стадии работы, у кого находится каждый документ,

в каком документе можно найти информацию по конкретному вопросу.

Читайте так же:  Федресурс - сообщения о банкротстве. как получить сведения из ефрсб банкротство физических лиц федер

По окончании исполнения на документе ставится отметка об исполнении (отметку об исполнении ставит лицо, ответственное за делопроизводство в данном структурном подразделении). Об исполнении документа сообщают руководителю и всем заинтересованным лицам, после этого документ подшивают в дело в этом же структурном подразделении.

Отправка. После регистрации сотрудники службы ДОУ запечатывают зарегистрированный исходящий документ в конверт и отправляют адресату.

Вопросы по теме:

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Что такое документооборот? Какие этапы в него входят?

Что такое служба ДОУ? Чем она занимается?

Что такое регистрация? Что необходимо сделать в процессе регистрации документов?

Что происходит с документом после регистрации?

Какие виды контроля за исполнением документов можно выделить? Кто их проводит?

Докладная и Служебная записки: сходство и отличия.

Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле , уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы . Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

Помогите разобраться, пожалуйста!
Составляю документ для руководителя филиала для вышестоящей организации. Вопрос кратко такой: «сверху» скинули план на 2014 год, некоторые пункты которого нереально выполнить в силу увеличения объёма плана на 300 (триста) %. В течение всего периода работы филиала никогда не увеличивался показатель-хватает главной работы. Но заведующий плановым отделом вышестоящей организации просто поставила цифру и согласовала план.
Руководитель филиала попросил меня оформить меня документ, в котором будут прописаны нереальность выполнения плана.

В общем, убираем подробности и составляем документ. Что это будет-Докладная или Служебная записка?

Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но, по сути, почти то же самое).

Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике. Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма.

Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

Докладные, служебные записки и справки: в чем разница?

Доронина Л.А., к.э.н., доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления

Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок, служебных записок и справок.

Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:

Докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

Докладная записка

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и

внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренняя докладная записка

Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:

наименование структурного подразделения;

вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

заголовок к тексту;

подпись составителя (с указанием должности).

Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:

Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:

Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа.

Читайте так же:  Вступление трудового договора в силу и выход на работу. срок заключения трудового договора как оформ

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».

В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи.

Срок хранения служебных записок

Любая компания, в которой следят за стабильностью документооборота, рано или поздно сталкивается с необходимостью фиксации переписок между членами коллектива, касающихся вопросов трудового характера. С этой целью уместно использовать служебные записки. Однако, это влечет ряд дополнительных обязательств, например, корректное оформление документов и соблюдение сроков хранения служебных записок в организации. Для этого кадровое подразделение должно иметь образец рассматриваемых бумаг, а также регламентацию их движения, закрепленную в локальном нормативе.

Назначение и преимущества служебных записок, нюансы использования журнала по их учету

Под служебной запиской понимается внутренний документ, посредством которого можно максимально оперативно и эффективно передавать информацию между членами трудового коллектива, в том числе между нанимателем и подчиненными.

К основным преимуществам использования служебных записок относится следующее:

  • именно посредством рассматриваемой записки возможно лаконично описать проблему или имеющиеся предложения по ее решению адресату. При необходимости, составитель также вправе приложить к ней определенные документы, которые позволят подтвердить или объяснить основную мысль бумаги;
  • передача и регистрация служебных записок обеспечивает прозрачность процесса деловой переписки. Подразумевается, что в каждом последующем документе должна делаться ссылка на предыдущий, что в будущем может помочь выявить недостающие элементы или предотвратить фальсификацию бумаг;
  • записка позволяет дополнительно подчеркнуть личную ответственность составителя за написанную информацию;
  • служебные записки существенно сокращают объем ошибок, допускаемых при получении распоряжения от вышестоящих подразделений или должностных лиц в устной форме;
  • бумага дойдет до адресата быстро, особенно если имеет срочный характер и фиксируется в соответствующем журнале.

Многие управленцы считают, что заполнять специальный регистр служебных записок не стоит, если их количество небольшое. Однако, ведение журнала, даже если количество записок за год не превышает 650 штук, все равно рационально. Отсутствие регистрации рассматриваемых документов может привести к путанице, а также искажению доносимой таким образом информации.

Нормативное регулирование сохранности документации на предприятии

Законодательство регламентирует хранение документации на предприятии. Подразумевается необходимость сохранности бумаг в кадровом подразделении или в архиве предприятия.

Служебные записки как один из способов коммуникаций внутри компании также подчиняются законодательной регламентации. В частности, нормативной базой для оформления данных документов выступают следующие правовые акты:

  • Положения ТК РФ, касающиеся требований к составлению того или иного документа. Например, ст. 230 и 230.1 ТК РФ регламентируют порядок хранения бумаг, касающихся несчастных случаев на производстве;
  • ФЗ № 125 от 22.10.2004г. «Об архивном деле РФ». Данный норматив фиксирует порядок хранения определенной документации на протяжении конкретных сроков, характерных для отдельных видов бумаг;
  • Приказ Минкульта РФ № 558 от 25.08.2010г. «Об утверждении перечня типовых архивных документов…». Указанный законодательный акт содержит список обязанностей компаний в части соблюдения сроков хранения разных видов документации (учитывая не только кадровую, но также налоговую и бухгалтерскую);
  • «Правила работы архивов компаний», утвержденные Постановлением Коллегии Росархива от 06.02.2002г. Данные Правила носят условно-рекомендательный характер и их соблюдение не является обязательным. Впрочем, большинство нанимателей, тем не менее, придерживаются их с целью упрощения и нормализации системы документооборота в фирме.

Правила хранения документации в компании в 2019 году

Регистрация служебной записки наделяет бумагу юридической силой, а также упрощает учет входящих и исходящих документов. На основании проведенной регистрации в дальнейшем можно судить о движении записки, а также о ходе ее рассмотрения и исполнения.

Регистрацией рассматриваемой документации зачастую занимается сотрудник кадрового подразделения. Однако, нередко данные обязанности вменяются делопроизводителю или секретарю.

Читайте так же:  Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (скачать бланк по форме сзв-стаж). сзв-стаж образец за

Служебную записку также можно направить в электронном варианте – документ сканируется, после чего направляется адресату. Однако для этого, тем не менее, бумагу следует зарегистрировать, после чего отметка о данном факте также предоставляется адресату в электронном формате.

Субъект, являющийся ответственным за хранение документации кадрового подразделения, должен определяться посредством публикации распоряжения управленца. Обязанности, возлагаемые на данного сотрудника, следует отражать в соответствующей должностной инструкции.

Все бумаги, являющиеся частью документооборота, должны фиксироваться в соответствии с принятой в компании номенклатурой. Понимается специальная группировка документов в папки.

Оформление архива в соответствии с номенклатурой происходит в следующем порядке:

  1. При формировании папок необходимо отображать на них ряд реквизитов. К ним относятся название компании в полной форме, наименование подразделения, чьи бумаги систематизируются, номенклатурный номер конкретной папки, заголовок дела, а также срок хранения служебных записок.
  2. После формирования папки в нее могут подшиваться бумаги, которые были грамотно оформлены, зарегистрированы и исполнены. При этом подшиваться должен только подлинник записки. Важно также учитывать, что одна папка (как и журнал регистрации служебных записок) должна соответствовать одному календарному году.

Внутри папки записки должны подшиваться по порядку, установленному нумерацией при регистрации. В случае, когда количество документов превышает 250 единиц, то дело должно делиться на тома, исходя из реального объема документооборота.

Сроки хранения служебных записок в отделе кадров

Срок хранения служебных записок по «Перечню типовых архивных документов», утвержденному Приказом Минкульта РФ № 558, может варьироваться, исходя из их содержания. В частности:

Нюансы электронного хранения служебных записок

Законодательство не предусматривает ограничений для компании при переводе хранения служебных записок в электронный режим.

Однако при этом не избежать трудностей технического характера, так как появляется множество сложностей с переносом оригиналов документов в электронный формат. В основном это касается бумаг с длительным сроком хранения.

Однако решение данного вопроса уже имеется – для этого существуют специализированные архивы в электронном виде, технические возможности которых позволяют обеспечивать юридическую силу документов, а также читаемость всех электронных оригиналов.

В случае, когда управленец принимает решение хранить служебные записки в электронном виде, необходимо учитывать следующие нюансы:

  • в условиях, когда записка должна храниться 10 и менее лет, то в случае наличия в компании соответствующего технического обеспечения, весь период существования бумаги может протекать в электронном варианте;
  • если период сохранности документа более 10 лет, то формировать и утверждать служебную записку правомерно в электронном варианте, однако затем данная бумага должна оформляться в бумажном варианте и храниться как оригинал в стандартной папке в архиве компании.

Таким образом, период хранения служебных записок различен и зависит от информационного наполнения документа. Чаще всего подобные бумаги хранятся в компаниях 5 лет. Однако, кадровому служащему настоятельно рекомендуется заранее ознакомиться с рассмотренным в тексте Перечнем, где приводятся более детальные сведения об указанных сроках.

Чем отличается служебная записка от докладной записки

Доведение важных данных до сведения вышестоящего руководства осуществляется посредством письменных сообщений. Наиболее распространены в ежедневном документообороте предприятия докладные и служебные записки. Это очень удобный способ коммуникаций, который позволяет максимально кратко и емко обозначить возникшую проблему и тем самым побудить руководство к какому-то действию. Несмотря на определенное сходство в структуре и фактическом содержании, некоторое отличие докладной от служебной записки все же имеется.

Докладная записка — особенности

Данный документ может быть как внутрикорпоративным, так и внешним. Внешние докладные записки являются способом коммуникации руководителей разных производств. Внутрикорпоративные докладные адресуются непосредственно тому человеку, который в иерархическом плане имеет отношение к автору записки.

Цель любой докладной — сообщение должностному лицу о произошедших ситуациях на предприятии. Кроме того, в докладной записке может содержаться предложение по урегулированию того обстоятельства, о котором в ней говорилось. В своем большинстве докладные бывают информативными и отчетными. А докладная-жалоба подается в связи с каким-либо нарушением трудовой дисциплины или откровенно провокационными действиями по отношению к кому-то из персонала или непосредственно составителю.

Являясь первичным документом, докладная записка должна обязательно регистрироваться в канцелярии, если она направляется непосредственно руководителю компании. Итогом докладной должно стать ответное действие руководства по поводу изложенных фактов. Поэтому обычной практикой во внутреннем документообороте является наложение руководителем резолюции на докладную с указанием конкретных дальнейших действий.

По итогам может проводиться:

Чаще всего по итогам докладной составляется приказ по предприятию. Поскольку не существует единой формы докладной (существует только понятие такого документа в ОКУД (Общероссийском классификаторе управленческой документации), код 0286041, он часто пишется на официальном корпоративном бланке. Но не будет нарушением, если руководителю подается докладная записка, написанная на листке.

Главное, чтобы структурно она включала в себя:

  • заголовок;
  • наименование документа;
  • подзаголовок, в котором содержался бы краткий анонс нижеизложенного текста (в этом разделе обычно используют шаблоны: «О…», «Касательно…», «Относительно…»);
  • личные данные адресата и автора документа;
  • основной блок с перечислением знаковых фактов;
  • дополнительный блок, содержащий предложения, советы и рекомендации, способствующие урегулированию конфликта;
  • дата;
  • подпись автора.

Достаточно часто докладная имеет дополнительный блок. Он называется Приложением. В этом случае обязательно указать источник, откуда конкретно взялся дополнительный документ.

Служебная записка — особенности

Ответ на вопрос, чем отличается служебная записка от докладной записки, заключается в следующем:

  • докладная записка как вид документации установлена в ОКУД (Общероссийском классификаторе управленческой документации), служебная записка не устанавливается никаким нормативным актом.
  • для составления докладной на практике используется фирменный бланк, в то время как для служебной записки – обычный лист А4.
Читайте так же:  Тема принципы права социального обеспечения. классификация принципов права социального обеспечения

Так же, как и в докладных, в служебных записках отражаются зопределённые ситуации на производстве. Здесь же могут содержаться рекомендации и советы по поводу того, как оптимизировать ситуацию, изложенную в записке.

По сложившейся традиции содержание служебной записки является обязательным для того служебного лица, которому она адресуется. Несмотря на то, что не предполагается наложение какого-либо наказания за неисполнение распоряжений, отраженных в служебной записке, они, как правило, рассматриваются как конкретное руководство действию.

[1]

Служебная записка имеет более практическое значение, чем докладная – она побуждает к определенному действию. Чаще всего она поднимает чисто производственные, технические вопросы.

Отличие служебной записки от докладной также состоит в том, что первая практически никогда не бывает внешней. Для того чтобы связаться с коллегами, партнерами из другой компании, чаще используются уведомления или письма.

В структурном отношении записки практически не отличаются друг от друга. Они также должны иметь шапку с указанием, кто и к кому обращается, основной блок с изложением фактических событий и рекомендации по устранению обозначенной проблемы.

Особенности объяснительной

Внутри предприятия или учреждения используются также объяснительные записки. Главное, чем объяснительная записка отличается докладной, состоит в том, что она всегда адресуется вышестоящему должностному лицу.

Например, мастер смены может потребовать объяснения в письменном виде за:

  • какое-то дисциплинарное нарушение;
  • невыполнения нормативов по смене;
  • прогул;
  • порчу имущества или оборудования;
  • выход на работу в нетрезвом состоянии;
  • срыв поставок готовой продукции или сырья.

Объяснительная записка в полной мере отвечает своему названию. В документе должно содержаться объяснение каким-либо фактам на производстве. Данный документ всегда адресован вышестоящему должностному лицу.

Как правило, объяснительная требуется для того, чтобы начальник структурного подразделения мог принять объективное решение относительно проступка работника. Поэтому в ней следует обстоятельно изложить все причины и обстоятельства проступка. Объяснительная помогает выявить степень вины сотрудника.

[3]

В зависимости от фактического содержания объяснительная может отражать какую-либо штатную ситуацию в коллективе или общепроизводственные положения. Они, например, могут быть связаны с выполнением или невыполнением работ на объекте. В отдельных случаях объяснительную записку может писать не только конкретное должностное лицо, но и коллектив структурного подразделения.

Чем отличается докладная от объяснительной? Тем, что суть объяснительной заключается в объяснении совершённого поступка без предоставления требований и предложений. В связи с этим, объяснительная записка зачастую не содержит личных выводов заявителя, и лишь констатирует определённые факты.

[2]

Поскольку законодательно форма написания объяснительной не закреплена, она всегда составляется в произвольном виде на отдельном листе.

регистрация приказов и служебных записок

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

#1[355799] 6 апреля 2012, 15:42
доброго вечера? скажите плиз, как правильно датировать служебки,нужно последним рабочим месяца или календарным последним днем (примеии по итогам месяца и приказ какими датами датировать?)спасибо.

#2[355803] 6 апреля 2012, 15:45

как правильно датировать

119. В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

120. В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние.

Внутренние докладные записки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или A5.

Внешние докладные записки адресуются руководителю вышестоящей организации и оформляются на общем бланке.

121. Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей.

В вводной части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ.

В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы.

122. Внутренние докладные записки подписываются их составителями, внешние — руководителем организации.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

123. Датой докладной записки является дата ее подписания.

Источники


  1. Научно-практический комментарий к Земельному кодексу Российской Федерации с постатейными материалами и судебной практикой / Под редакцией С.А. Боголюбова. — М.: Юрайт, 2018. — 800 c.

  2. Репин, В.С. Настольная книга нотариуса (теория и практика); М.: Юрилическая литература, 2013. — 288 c.

  3. Рыжаков, А. П. Защитник в уголовном процессе / А.П. Рыжаков. — М.: Экзамен, 2016. — 480 c.
  4. Панов, В.П. Сотрудничество государств в борьбе с международными уголовными преступлениями: учеб пособие; М.: Юрист, 2011. — 160 c.
  5. Грудцына, Л. Ю. Адвокатское право / Л.Ю. Грудцына. — М.: Деловой двор, 2014. — 320 c.
Нужно ли регистрировать служебные записки как входящие. докладные, служебные записки и справки в чем
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here