Номенклатура дел учреждения. номенклатура дел структурного подразделения. кто занимается составление

Номенклатура дел и порядок работы с ней.

Организация хранения документов.

Когда дела сформированы (закончены), их в течение определенного времени хранят по месту формирования в структурных подразделениях до передачи в архив организации. Если в отделе нет работника, ответственного за делопроизводство (секретаря отдела), формирование и хранение дел возлагается на одного из сотрудников отдела. В небольшой фирме за хранение дел отвечает секретарь руководителя или один из сотрудников секретариата.

И в структурных подразделениях, и у секретаря должна быть обеспечена сохранность дел, их защита от пыли и воздействия солнечного света. Поэтому дела размещают в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках.

В течение года для работы могут понадобиться документы, уже включенные в дело. При изъятии документа ответственное за формирование дела должностное лицо обязано вложить на его место лист-заместитель,

В листе-заместителе указываются данные о выданном документе (№, от кого поступил, по какому вопросу и т. п.), когда и кому он выдан, личные подписи должностных лиц, выдавших и получивших документ.

Срок, на который выдаются дела сотруднику данной организации, не может превышать одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Дела могут быть выданы и в другие организации. В этом случае основанием выдачи является письменный запрос и разрешение руководителя предприятия, где дело сформировано и находится на хранении.

Компетентные органы (например, прокуратура) могут потребовать выдать им документы из дел. В этом случае предъявляется письменное распоряжение этих органов и дается разрешение руководства организации на изъятие документов с обязательным составлением акта об изъятии подлинника документа. На место изъятого документа в дело подшивается его заверенная копия.

Номенклатура дел и порядок работы с ней.

Номенклатура дел

Основой для достижения информационной совместимости поисковых массивов служат классификационные справочники, одним из которых является номенклатура дел.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную.

Типовая номенклатура дел является нормативным документом. Она составляется для однотипных организаций и устанавливает для них типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, их единую индексацию.

[3]

Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер. Она устанавливает примерный состав дел для организаций, на которые распространяется. Типовая и примерная номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел, которую должна иметь каждая организация.

Индивидуальная номенклатура – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения в определенном календарном году.

При наличии типовой номенклатуры заголовки дел из нее полностью переносятся в индивидуальную. Заголовки могут конкретизироваться с учетом специфики деятельности организации. Из примерной номенклатуры дел выбираются названия тех дел, которые образуются в конкретной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы данной организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.

В небольших организациях, не имеющих четкой структуры, составляется одна номенклатура дел; в крупных учреждениях и организациях номенклатура дел составляется для каждого структурного подразделения, затем на основании номенклатуры подразделений составляется сводная номенклатура дел.

Дата добавления: 2016-06-02 ; просмотров: 772 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

Рекомендации по составлению номенклатуры дел

Понятие номенклатуры дел

В деятельности любой организации образуется множество всевозможных документов. Если их не упорядочивать даже в течение небольшого промежутка времени (например, неделя или месяц), часть просто можно не найти. Чтобы знать о том, какие бумаги и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться составляют номенклатуру дел. Поэтому каждая организация обязана иметь номенклатуру дел.

Современная жизнь диктует четкую систему учета и архивирования документов. А ведь именно номенклатура дел отражает такую систему. Надо сказать, что большинство специалистов отдают себе отчет в важности такого документа. В 70 процентов организаций оформляется номенклатура дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение № 1).

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации.

Основные требования к составлению номенклатур дел организации

1. Каждая организация, независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел должна иметь конкретную номенклатуру дел.

2. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года по установленной форме.

3. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации.

4. Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию организации. После структурных подразделений в порядке значимости должны располагаться названия общественных организаций, комиссий.

Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схемам; названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности организации.

5. В номенклатуру дел не включают печатные издания: справочники, сборники и т.д.

Кто должен составить номенклатуру дел?

За разработку документа отвечает, как правило, служба делопроизводства организации. Эта служба может именоваться по-разному, например общий отдел, канцелярия или секретариат. Если такая служба отсутствует, номенклатуру должен составлять секретарь руководителя или работник, на которого приказом руководителя организации возложена ответственность за ведение делопроизводства. Их главная задача — собрать со всех отделов «фрагменты» будущего единого документа, обобщить их, внести необходимые изменения и корректировки, придать документу установленную форму.

Если организация имеет структурные подразделения, то каждое структурное подразделение организации ежегодно составляет номенклатуру дел своего структурного подразделения, т.к. никто лучше работников и руководителя структурного подразделения не знает о составе документов своего отдела. Затем на их основе составляется сводная номенклатура дел организации ответственным за сводную номенклатуру.

Если организация небольшая и не имеет структурных подразделений, в номенклатуру дел включаются дела, в которых систематизируются документы, отражающие функции и задачи организации. В таком случае разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации. Например, в номенклатуре дел редакции газеты можно установить следующие разделы: руководство и контроль, работа с кадрами, бухгалтерский учет и отчетность и др.

Читайте так же:  Выплаты на второго ребенка в чернобыльской зоне. какие льготы положены гражданам, пострадавшим от ав

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации

1. Перед тем как составить номенклатуру дел следует тщательно изучить состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации. При этом учитываются устав или положение об организации, положения о ее структурных подразделениях, штатное расписание, номенклатура дел организации за прошлый год, описи дел постоянного и временного хранения, регистрационные формы, ведомственные и типовые перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые и примерные номенклатуры дел.

2. Чтобы руководители структурных подразделений не тянули с разработкой номенклатуры дел, стоит издать приказ по организации, в котором установить четкие сроки сдачи документа и кому (ответственному исполнителю) (приложение № 2). Либо в должностных инструкциях руководящих работников, либо в трудовом договоре нужно прописать условие о том, что они обязаны это делать. Если такое условие не содержится в документах работника, составляющего номенклатуру дел, привлечь его к дисциплинарной ответственности за несоблюдение сроков для сдачи разработанной номенклатуры, установленных приказом, не получится.

3. После того как изучили состав документов, руководители структурных подразделений составляют список документов, образующихся в деятельности организации, т.е. индивидуальную номенклатуру дел структурного подразделения. Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации. Индивидуальная номенклатура дел структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения и передается ответственному исполнителю в электронном варианте и на бумажном носителе.

4. Составление сводной номенклатуры лучше всего поручить отделу документационного обеспечения. При его отсутствии это может сделать секретарь или же кадровый работник.

5. Сводная номенклатура дел организации визируется заведующим ведомственным архивом, подписывается руководителем службы делопроизводства (ответственным лицом), согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) или центральной эскпертной комиссией (ЦЭК) организации и предоставляется в архивный отдел не реже одного раза года в 3 года для рассмотрения и направления данного документа на согласование с Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) Комитета по делам архивов при Правительстве УР. В соответствии с «Административным регламентом предоставления Комитетом по делам архивов при Правительстве УР государственной услуги «Согласование нормативных и методических документов по организации деятельности архивов и служб ДОУ организаций – источников формирования АФ УР» индивидуальная номенклатура дел представляется на ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР в 2-х экземплярах. После согласования 1-й экз. откладывается в архивном отделе администрации района, 2-ой экз. – в архиве организации. Для специалистов, ведущих отдельные направления или участки работы, номенклатура копируется в количестве, необходимом для использования в работе.

После того как проект номенклатуры дел согласован, подписан, он обязательно должен быть утвержден руководителем организации. Только в этом случае номенклатура дел обретет юридическую силу.

6. После утверждения номенклатуры дел необходимо сделать выписки по соответствующим разделам для руководителей структурных подразделений и раздать им для использования. Ее прикрепляют на внутреннюю сторону шкафа, где хранятся дела, и активно используют для формирования дел и поиска документов для справок.

Обратите внимание! Согласованная с ЭК или ЦЭК организации номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Помните, что номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 3 года.

В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересогласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.
Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы делопроизводства.

Следите за нашей рубрикой, в следующий раз расскажем о правилах составления и оформления номенклатуры дел.

Приложение 1
Приложение 2

© 2009-2012 Муниципальное образование «Кизнерский район», официальный сайт

Порядок составления номенклатуры дел

Требования к оформлению номенклатуры дел

делопроизводство нормативный хранение номенклатура

Система хранения документов в каждой организации строиться на основе номенклатуры дел (Приложение 1), локального нормативного документа, предназначенного для организации хранения документов, учета дел, заведенных в каждом календарном году, установления сроков их хранения.

Согласно официальному определению, «Номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». 1

Основная цель номенклатуры дел — обеспечение порядка в процессе подшивки документов в дела, т.е. формирование дел. Но помимо основной цели, номенклатура дел предназначена еще и для проведения экспертизы ценности документов перед их отбором на архивное хранение. Этот документ является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив. Номенклатура дел служит также для учета дел временного (до 10 лет) хранения документов в архиве.

Номенклатура дел составляется службой ДОУ на 1 января каждого календарного года, согласовывается с ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) государственного архива, ЭК предприятия и утверждается руководителем организации. При составлении номенклатуры дел руководствуются положениями об организации и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов, с указаниями сроков их хранения, номенклатурами дел за прошлые годы. При этом изучаются документы, образующиеся в деятельности организации, их виды, состав и содержание. 2

В организации составляются номенклатуры дел отдельных подразделений и сводная номенклатура дел организации. Номенклатура дел структурного подразделения составляется не позднее 15 ноября текущего года службой ДОУ или ответственным за делопроизводство сотрудником подразделения, согласовывается с архивом и экспертной комиссией, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ организации. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в службу ДОУ. Сводная номенклатура дел составляется сотрудниками службы ДОУ организации на основании номенклатур дел структурных подразделений, подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с центральной экспертной комиссией организации, с экспертной проверочной комиссией архива, в который передаются на хранение, и утверждается руководителем организации. Согласовывается номенклатура дел с архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в организации 3 .

После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел относится к организационно-распорядительным документам и поэтому оформляется на общем бланке организации. Номенклатура дел должна быть оформлена в соответствии с существующими в нормативно-методических документах Росархива правилами. В заголовочной части размещают следующие реквизиты:

  • — Наименование организации
  • — Наименование вида документа (номенклатура дел)
  • — Дата
  • — Номер
  • — Место разработки
  • — Срок действия
  • — Гриф утверждения (располагается справа)

Оформляя в бланке реквизит «Номер», необходимо помнить, что здесь проставляется порядковый номер номенклатуры, начиная от создания первой номенклатуры дел в организации, а в кратком заголовке указывается год, в течение которого будет действовать номенклатура дел. 4

Читайте так же:  Патентование полезной модели шаги. что патентовать изобретение или полезную модель

Номенклатура состоит из разделов. Наименование раздела зависит от того, какой принцип взят за основу построения номенклатуры дел.

Если в организации есть структурные подразделения, номенклатура строится по структурному принципу. В этом случае названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой организации (штатному расписанию).

Если структурных подразделений нет, номенклатура дел строится по функциональному или производственному принципу, когда разделами будут служить основные направления деятельности организации, обозначенные в ее Уставе.

Например: «организационно-распорядительная деятельность», «управление персоналом», «планово-отчетная деятельность», «финансовая деятельность», «маркетинг» и т.д.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.

Наименования дел в номенклатуре располагаются в определенной последовательности — по степени важности группируемых документов и вопросов. Номенклатура дел должна охватывать весь объем документов, создающихся в деятельности организации.

Текст номенклатуры дел оформляется в виде таблицы.

Каждый раздел включает пять граф: индекс дела, заголовок дела, количество томов или частей дела, сроки хранения дела и примечание.

Номенклатура дел структурного подразделения

Номенклатура дел – это документ, в котором определяется состав дел, формируемых в структурных подразделениях организации.

Этот документ является основным учетным документом для составления описей дел постоянного и временного хранения (п.3.4.3 «Основных Правил работы архивов организаций»).

Документ может составляться в отношении целой организации (сводная) или только в отношении структурного подразделения.

Правила заполнения граф таблицы в номенклатуре дел структурного подразделения

Образец номенклатуры дел структурного подразделения содержит в себе таблицу, состоящую из 5 граф. Графы содержат следующую информацию:

— в первой графе проставляются индексы;

— во второй графе включаются заголовки дел (томов, частей), которые точно отображают основное содержание документов;

— в третьей графе указывается количество дел (томов, частей). Данная графа заполняется по окончании календарного года.

Согласно п. 3.5.3 «Основных Правил работы архивов организаций», в одну папку должны помещаться не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом.

— в четвертой графе указываются срок хранения дел, номера статей по перечню (типовому или ведомственному). Срок хранения может быть определен по типовой или примерной номенклатурам дел.

Если срок хранения документа не предусмотрен типовыми или ведомственным перечнями, то срок устанавливается ЭПК архивного учреждения.

— в пятой графе «Примечание» ставятся отметки о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию и т.д.

Правила оформления номенклатуры дел структурного подразделения

В конце календарного года в выписке номенклатуры дел организации структурные подразделения составляют итоговую запись о количестве заведенных дел (томов) внутри структурного подразделения.

Итоговые записи для структурных подразделений составляются по той же форме, что и для сводных номенклатур.

Номенклатура должна подписываться руководителем структурного подразделения, лицами ответственными за документационное обеспечение и архив организации.

Если в организации существует экспертная комиссия (ЭК) структурного подразделения, то номенклатура дел должна согласовываться с данной экспертной комиссией.

Решения ЭК структурного подразделения организации протоколируются. Номер и дата протокола ЭК структурного подразделения организации указывается на самой номенклатуре дел.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется в трех экземплярах: один экземпляр хранится в службе документационного обеспечения, второй — в архиве, третий хранится в структурном подразделении.

Срок хранения

Номенклатура хранится до замены новой и не менее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел (приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558).

Как сделать номенклатуру дел отдела кадров?

Организация – механизм сложный. Для слаженной работы необходима не только отладка производственных или иных процессов, но и систематизация документооборота.

Последний и существует для того, чтобы не запутаться в делах и действиях. Для каждого подразделения, например, для отдела кадров, определена номенклатура дел, которые находятся в его ведении.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Для чего нужна организации номенклатура дел?

При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами:

  • Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
  • Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
  • Правилами делопроизводства (Постановление правительства « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня).

Номенклатура дел кадровой службы – справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д.

Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел.

Подробнее про номенклатуру дел организации читайте в нашей статье.

Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:

  • Простота поиска.
  • Индексация хранящихся документов.
  • Установленный срок хранения материалов.
  • Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
  • Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
  • Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
  • Составление актов на их уничтожение.

к содержанию ↑

Материалы, а равно дела, участвующие в документообороте, имеют каждый свои наименования. Систематизированный перечень их называется номенклатурой. Она составляется по установленной форме.

Номенклатура бывает трех видов:

  • Типовая. Является обязательной для организаций одного типа. Утверждается законодательно или ведомством для подчиненных структур.
  • Примерная – рекомендация для определенных предприятий и организаций.
  • Индивидуальная. Она создается для конкретной организации, утверждается ею. Может содержать в себе два подвида: для подразделения и сводную, т. е. созданную на основе номенклатур всех подразделений.
  • Видео удалено.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    к содержанию ↑

    Номенклатуры дел отделов

    Каждый отдел организации ведет свою номенклатуру дел. Дела у каждого подразделения разные, соответственно, и номенклатуры отличаются. Рассмотрим для примера образцы номенклатур нескольких отделов организации.

    Бухгалтерия

    В номенклатуру данного отдела входят все документы, связанные с бухгалтерской, налоговой отчетностью, включая страховые взносы. В нее входят внутренние бухгалтерские документы и исходящие, например, отчеты по налогам. Включают в перечень и входящие документы, оплаченные счета и тому подобное.

    Если на бухгалтерию возложены и функции отдела кадров, то в номенклатуру включают и кадровые документы.

    Юридический

    В перечень включены все юридические документы, связанные с деятельностью предприятия. В обязательном порядке содержатся федеральные законодательные акты, нормативные документы, постановления региональных органов, устав организации, журналы доверенностей, акты приема-передачи должности начальника подразделения.

    Читайте так же:  Можно ли работать по двум трудовым книжкам в разных организациях. чем грозит работа по двум трудовым

    Основная особенность этой номенклатуры заключается в том, что на хранение она в ведомственные или государственные архивы не передается.

    Хранится она постоянно в организации до прекращения ее деятельности. Для включенных в перечень документов установлен срок хранения до 5 лет. При этом федеральные акты списываются по утрате ими силы, местные – через год, внутренние – с момента прекращения действия в течение пяти лет.

    Данное положение зависит от категории документов. Например, правовая переписка хранится 3 года, а договора с организациями – 5.

    Отдел кадров

    В номенклатуру кадровой службы включают документы и материалы, касающиеся персонала и сотрудников организации:

    1. Составленные кадровиком.
    2. Поступившие от руководства, смежных подразделений, персонала.
    3. Учетные документы персонала, формы, которые предусмотрены для работы с кадрами.

    Основной список документов включает в себя:

    • Должностные инструкции.
    • Положения о подразделениях и трудовом распорядке, а так же правила его.
    • Внутренние акты, касающиеся персонала, например, мотивации, материальной и моральной, защиты персональных данных.
    • Распоряжения, приказы по персоналу.
    • Договоры (трудовые), включая соглашения к ним.
    • Личные дела сотрудников. Списки, учетные карточки по Т-2 (форма учета).
    • Книги приказов по личному составу, журналы регистрации их, а так же договоров, учета командировок, трудовых книжек, отпусков и прочее.
    • Объяснительные, служебные и прочие записки, а так же докладные и другие материалы, которые служат основанием для издания распоряжений и приказов по персоналу.
    • Справки, служебная переписка.
    • Документы работников, например, копии дипломов или паспортов, другие материалы.
    • Входящие документы, к примеру, административные акты на работников организации.

    Перечень – не полный. Но основой для создания номенклатуры может послужить. В зависимости от специфики деятельности, организационной формы список может дополняться или изменяться. Например, если коллективный договор не принимался, личных дел не ведется, то эти документы в перечень можно не включать.

    Однако существуют общие правила, которые нужно соблюдать:

  • Трудовые договоры включаются в личные дела, либо их регистрируют отдельно. Во втором случае договоры выделяются в перечне отдельной группой, массивом. В первом – нет.
  • Соглашения к договорам отдельно не регистрируются.
  • Если работников много, то все договоры разбиваются по группам, томам, регистрируются по алфавиту.
  • Договоры с уволенными работниками перемещаются в папку с недействующими договорами. Речь идет о событиях, свершившихся в течение календарного года.
  • Форма Т-2 включается в перечень отдельно. Это основной документ кадрового учета.
  • Картотека формируется как по подразделениям, так и по алфавиту.
  • Распоряжения и приказы по кадрам хранятся раздельно. Разделяют их по сроку хранения.
  • Штатное расписание хранится и значится в отделе кадров копией, поскольку оно не самостоятельный документ, а приложение к приказу, определяющему основную деятельность.
  • Подлинник включается в сводную номенклатуру организации. Лучше всего выделить этот документ (копию штатного расписания) в отдельное дело. В него сюда будут подшиваться материалы, связанные с изменениями в штате.

    Основной же особенностью кадровой номенклатуры, как нам кажется, является срок хранения материалов и документов. Минимальный срок установлен для документов, ставших не нужными, истекла надобность в них. Он составляет не менее 1 года.

    Важные для организации и самого отдела документы хранятся до ликвидации организации.

    Это договор администрации и коллектива, положение об отделе кадров и ряд других. Максимальный срок хранения установлен – 75 лет. Он действует для документов по личному составу: трудовых договоров, карточек учета персонала, личных дел. После ликвидации, подлежащие длительному хранению материалы, передаются в ведомственные или государственные архивы.

    Как правильно составить?

    Перечень дел организация составляет индивидуально. Если при создании применяется типовая номенклатура, то из установленной формы название дел переносят в свой перечень.

    При формировании номенклатуры учитывается специфика организации, ее структура, деятельность. Если в организации есть структурные подразделения, то сначала создаются внутри отделов или подразделений свои перечни, затем они сводятся в единую номенклатуру всей организации.

    Для разработки можно привлечь, как стороннюю организацию, например, архив, так и поручить своим работниками или подразделению. Для этого руководство выпускается приказ о разработке номенклатуры предприятия, с назначением ответственных лиц.

    В перечень в обязательном порядке включают:

    • Устав организации.
    • Положения о структурных подразделениях. Если они есть.
    • Номенклатура дел подразделений.
    • Штатное расписание.
    • Нормативные акты, регулирующие деятельность организации.
    • Должностные инструкции.

    После проведенного анализа перечней дел прошлых лет в номенклатуру могут быть включены незавершенные дела, документы, находящиеся на хранении (если срок хранения свыше 10 лет, то обязательно).

    Первый раз номенклатуру разрабатывают сразу после создания организации. Затем каждый год ее уточняют. Если необходимо, то дополняют или реформируют, удаляя из нее устаревшие и утратившие силу или надобность дела.

    Правилами установлена форма номенклатуры. Составляется она в виде таблицы. Для сводной номенклатуры (основной) организации 7 приложение Правил работы архивов. Для подразделений – 8 приложение.

    Таблица представляет собой 5 колонок (граф):

    • Номер (индекс) дела.
    • Наименование его.
    • Количество папок (единиц хранения) в деле.
    • Срок хранения дела.

    Информация в этой графе может быть разной. Например, сообщение о том, что дело хранится в электронном виде или передано в вышестоящую организацию.

    Порядок составления и утверждения

    Первым делом проводится анализ всех документов, предыдущих перечней, возникших документов в процессе деятельности, Устава, коллективного договора, штатного расписания, нормативных актов и других значимых материалов.

    Если в организации есть подразделения, то сначала свои номенклатуры верстают они. Затем эти документы согласуются с экспертной комиссией (ЭК) или собственной архивной службой.

    После этого, создается сводная номенклатура. Она так же согласуется с ЭК и со специалистами архива.


    Согласованный перечень утверждается руководством и вводится в действие приказом.

    Нюансы номенклатуры отдела кадров узнайте из видео:

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:


    Это быстро и бесплатно !

    Также рекомендуем к прочтению:

    1 Комментарий

    Здравствуйте! Приказы о тарификации педагогических работников на начало учебного года к какому виду приказов относятся по кадрам или по основной деятельности?

    Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

    Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, которые образуются во время деятельности организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Составление номенклатуры дел организации нужно для упорядочивания документов предприятия.

    Процедура составления и утверждения должна проводиться в конце текущего года, а результатом ее проведения является общая (сводная) номенклатура дел организации. Документ пересматривается и уточняется каждый год, а не реже чем раз в 5 лет заново разрабатывается и согласовывается.

    Утверждение общей (сводной) номенклатуры дел происходит объединением номенклатур дел структурных подразделений, если таковые созданы в организации.

    Порядок составления номенклатуры дел

    Процедура начинается с издания соответствующего приказа. Этот приказ включает указания руководителя о порядке, дате разработки и ответственных за подготовку лицах.

    Читайте так же:  Текущие платежи при банкротстве организации. постановления пленума вас рф требования по текущим плат

    В соответствии с приказом ответственное лицо или подразделение формирует номенклатуры дел структурных подразделений (при их наличии) либо сразу общую (сводную).

    Согласно абз. 2 п. 3.4.7 «Основных Правил работы архивов организаций», при оформлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением о структурных подразделениях организации, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения. Особое внимание нужно уделить штатному расписанию, так как оно является основой для определения структуры номенклатуры дел (абз. 3 п. 3.4.8 «Основных Правил работы архивов организаций»).

    Порядок составления и утверждения номенклатуры дел предполагает, что готовый перечень должен быть заверен руководителем организации. Утвержденная номенклатура действительна в течение 5 лет, если функции и структура организации остаются неизменными.

    Завершение оформления номенклатуры дел

    В конце календарного года оформляется итоговая запись о количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. В ней указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно, а также дел, переходящих на следующий год.

    Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве (гл. 3.7 «Основных Правил работы архивов организаций»).

    Ознакомившись с методикой составления номенклатуры дел, вы можете скачать необходимые для этой процедуры документы: приказы и протоколы.

    Номенклатура дел

    Завершающий этап делопроизводства – подготовка исполненных документов к хранению. Какие документы необходимо сохранять, какие можно уничтожить и как выполняется эта работа? Как систематизировать документы, как оформлять их в дела? Сколько дел и как их нужно заводить? С такими вопросами сталкивается каждая организация, перед которой встала проблема систематизации и хранения документов.

    Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве и формирование их в дела, является составление номенклатуры дел.

    Номенклатура дел – это классификационный справочник, включающий систематизированный перечень заголовков заводимых в делопроизводстве организации дел с указанием сроков их хранения и установленный в установленном порядке. Основное назначение номенклатуры дел – создание определенной системы и обеспечение порядка в процессе формирования дел.

    Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизвод­ства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

    · охват всех документов, получаемых и создаваемых в про­цессе деятельности организации;

    · раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

    · конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

    · систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соот­ветствии со степенью важности и сроком хранения доку­ментации.

    В практике делопроизводства используют различные виды номенклатур дел: типовую, примерную, индивидуальную. Они различаются по сфере функционирования. Типовая и примерная номенклатуры дел представляют собой классификацию документов, относящихся к определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации, их составляют архивные организации, министерства и ведомства.

    Типовая номенклатура устанавливает единый состав заводимых дел и их единую индексацию. При ее использовании необходимо строго придерживаться установленной в ней системы, здесь ничего нельзя менять. Такая номенклатура используется в крупных иерархических системах управления для достижения единства в классификации документов и обеспечения их сохранности.

    Поскольку составление номенклатуры дел – достаточно сложная и требующая высокой квалификации работа, то для предприятий, схожих по характеру своей деятельности, создаются примерные номенклатуры дел, которая устанавливает примерный состав дел, заводимых в организациях, на которые она распространяется (например, в высших учебных заведениях), с указанием индексов дел. В отличие от типовой примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер, здесь допускаются некоторые изменения.

    Типовая и примерная номенклатуры дел содержат методические материалы, на основе которых строится индивидуальная номенклатура, систематизирующая документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения. При наличии примерной номенклатуры дел индивидуальная номенклатура составляется на ее основе. При этом заголовки дел могут быть видоизменены с учетом специфики данной организации. Сроки хранения дел, предусмотренные примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел, как правило, без изменений.

    Составлению номенклатуры пред­шествует изучение состава, содержания и количества докумен­тов, образующихся в процессе реализации учреждением (орга­низацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учре­ждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картоте­ки). Но главным источником являются сами документы органи­зации. При определении сроков хранения дел основными посо­биями служат типовые и ведомственные перечни документов с Указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение.

    Номенклатура дел (рис. 9.1.) оформляется в виде таблицы с графами – индекс дела, заголовок дела, количество томов, срок хранения дела, примечания (отметки об уничтожении дел, о передаче в архив, незавершенных делах, переходе на следующий год).

    Рис. 9.1. Образец номенклатуры дел.

    [1]

    Дела в номенклатуре дел группируются в разделы, названия которых соответствуют названию структурного подразделения. Последовательность расположения разделов в номенклатуре дел определяется организационной структурой самого предприятия:

    1. дела с организационной документацией (учредительные документы, лицензии, положения, инструкции, штатное расписание);

    2. распорядительные документы вышестоящих органов и внутренние распорядительные документы (приказы, распоряжения);

    3. дела с планово-отчетными документами

    4. переписка (сначала с вышестоящими организациями, потом с партнерами, клиентами и в конце – внутренняя переписка);

    5. журналы регистрации;

    [2]

    6. номенклатура дел, описи дел, акты об уничтожении документов.

    Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной системам. Названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности организации (например, «Финансирование», «Учет и отчетность», «Кадры»).

    Оформление номенклатуры дел происходит поэтапно.

    На первом этапе оформляют заголовок дела. Каждое дело должно иметь заголовок, который раскрывает содержание подшитых в это дело документов. Заголовок формируется в соответствии со смысловыми признаками их формирования (именуемыми часто признаками заведения дел), расположенными в следующей последовательности.

    1. Номинальный признак – наличие вида дела (переписка, дело, журнал, книга) или вида документов (приказы, акты, положения, протоколы);

    2. Авторский признак – название организации, структурного подразделения, должностного лица (указывается кратко или дается общее название, так как полное название приведено или в наименовании раздела, или в бланке номенклатуры; например, приказы ректора, переписка отдела);

    3. Корреспондентский признак – название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (указывается кратко или приводится общее название, например: переписка с трестом «Сибстроймонтаж»);

    4. Предметно-вопросный признак – краткое содержание документов дела, тема (например, приказы по личному составу);

    Читайте так же:  Какие нормативно правовые акты нужно знать гражданину. международные нормативные правовые акты и нор

    5. Географический признак указывается в делах, содержащих переписку с корреспондентами (организациями), расположенными на определенной местности (территории), например: переписка с якутским филиалом;

    6. Хронологический признак – дата (период), к которому относится дело, Например, Протоколы заседаний кафедры за 2014г.;

    7. Экспертный признак – указание на подлинность или копийность документов дела, влияющих на определение срока хранения дела.

    Состав элементов заголовка дела определяется характером документа дела: для дел с распорядительными документами используют название вида документов, указание автора документа, период, к которому относятся документы дела, указание на копийность документов дела (например: Приказы декана по студенческому составу за 20014/2015 учебный год – подлинники). В некоторых делах, формирующихся по принципу досье, содержатся различные документы. Их заголовок может быть сформулирован следующим образом: Документы (учебные планы, списки участников, программы курсов и др.) о проведении региональных семинаров по повышении квалификации. Для дел, содержащих переписку, используются такие элементы заголовка, как название вида дела, адресат, краткое содержание документов дела. Можно формировать дела с перепиской по отдельному корреспонденту или по географическому признаку. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

    Заголовки дел должны быть краткими, предельно точными и соответствовать смысловому содержанию документов. Не допускается использование в заголовках неконкретных формулировок (разные материалы, общая переписка, иностранный отдел, входящая документация и т.д.), фамилий должностных лиц, вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

    На втором этапе оформления номенклатуры дел заполняются сведения о сроках хранения документов. Конкретные сроки хранения документов устанавливаются на основе типовых перечней документов с указанием сроков их хранения, которые разрабатываются государственными архивными учреждениями. Наряду с типовыми перечнями можно использовать примерные номенклатуры дел, поскольку в них также указаны конкретные сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечня. Кроме срока хранения, должна быть указана и соответствующая статья перечня (эти сведения оформляются для дел, содержащих документы временного и долговременного сроков хранения; для дел с документами постоянного хранения статья не указывается).

    На третьем этапе оформления номенклатуры дел происходит индексация дел, которая закрепляет избранную систематизацию дел. Индекс дела, как правило, состоит из двух элементов индекс структурного подразделения или направления деятельности и индекса дела (в небольшой организации индекс дела будет состоять только из номера дела в номенклатуре). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс, например: 01 – дирекция, 02 – бухгалтерия и т.д. Порядковый номер дела устанавливается в пределах структурного подразделения (например, номер дела, содержащего устав – 01). Индекс дела обозначается арабскими цифрами, например 03-09, где 03 – индекс структурного подразделения, 09 – номер дела. В конце номенклатуры дел всегда остаются резервные номера для включения новых дел. Для однородных дел в пределах разных структурных подразделений желательно устанавливать одинаковые индексы, что повышает оперативность поиска документа (рис. 9.2.). Порядок индексирования дел закрепляется инструкцией по делопроизводству.

    Рис. 9.2. Образец индексации дел на предприятии.

    Сведения о количестве томов заполняются в конце года. В деле не должно быть больше 250 листов. При большем количестве листов заводится новое дело. Так, если количество документов насчитывает 1000 листов, то они оформляются в четыре тома.

    В графу «Примечание» вносятся дополнительные данные, касающиеся хранения дел: кто отвечает за хранение дела, где находится дело и т.п. На этой основе разрабатываются обновленные варианты номенклатуры дел на следующий год.

    Оформлением номенклатуры дела занимается делопроизводственная служба. Ежегодно в конце календарного года к ней поступают номенклатуры дел структурных подразделений. Делопроизводственная служба обобщает эти сведения, приводит к единообразию заголовки дел и составляет единую для всей организации номенклатуру дел.

    Номенклатура дел согласуется с экспертной комиссией данной организации, с государственным архивом, подписывается руководителем делопроизводственной службы, утверждается руководителем организации (гриф утверждения заверяется печатью организации) и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

    Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах:

    · первый экземпляр хранится в службе делопроизводства;

    · второй экземпляр используется службой делопроизводства в качестве рабочего экземпляра;

    · третий экземпляр находится в ведомственном архиве в качестве учетного документа;

    · четвертый экземпляр передается в государственный архив, в который будут сдаваться документы данного учреждения.

    После утверждения общей номенклатуры дел каждое структурное подразделение получает выписку из нее, которая и является основой формирования документов в дела на протяжении календарного года, поэтому она должна находится рядом с делами. В структурное подразделение ее следует передавать как минимум в трех экземплярах: первый экземпляр находится в деле, второй является рабочим, третий приклеивается к шкафу, где хранятся документы. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении новых дел, о каких-либо изменениях, касающихся отдельных дел, и в конце каждого года номенклатура уточняется: в ней делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (сколько всего дел и сколько томов было сформировано, сколько дел постоянного срока хранения, а сколько временного и т.д.). Таким образом происходит учет документов.

    Номенклатура дел согласуется с архивными службами раз в три года. Если функции и задачи учреждения не меняются, номенклатура может оставаться еще несколько лет без изменений, однако не реже одного раза в пять лет она подлежит пересмотру и последующему согласованию.

    Видео удалено.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

    Источники


    1. Петряев, К. Д. Вопросы методологии исторической науки / К.Д. Петряев. — М.: Вища школа, 2017. — 164 c.

    2. Научные воззрения профессоров Пионтковских (отца и сына) и современная уголовно-правовая политика. — М.: Статут, 2014. — 432 c.

    3. Червонюк, В. И. Теория государства и права / В.И. Червонюк. — М.: ИНФРА-М, 2007. — 704 c.
    4. CD-ROM. Теория государства и права. Учебник для вузов. — Москва: Высшая школа, 2014. — 991 c.
    5. Гессен И. В. История русской адвокатуры (подарочное издание); Арт Презент — М., 2013. — 536 c.
    Номенклатура дел учреждения. номенклатура дел структурного подразделения. кто занимается составление
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here