Номенклатура дел организации образец бланк. номенклатура дел от а до я инструкция по номенклатуре де

Номенклатура дел организации

Архивное делопроизводство на предприятии подразумевает ведение номенклатуры дел, которая ежегодно уточняется и согласовывается с ключевыми фигурами компании.

Номенклатура дел организации представляет собой утвержденный перечень подшиваемых документов, которые должны храниться на предприятии. Ее составление регламентируется нормами инструкций и правил, утвержденных на государственном уровне. Благодаря созданию такого перечня появляется возможность систематизации всех имеющихся документов бухгалтерии и отдела кадров, а также других подразделений путем присвоения отдельным категориям индексов в соответствии с уровнем их ценности.

Разновидности номенклатуры

Номенклатура может быть примерной, типовой и индивидуальной. Образец типового бланка есть в соответствующих нормативных актах, он подходит для однотипных предприятий.

Примерной номенклатурой вводится рекомендованный перечень дел, который при необходимости может быть видоизменен. Это хороший вариант для учреждений с несколькими подведомственными отделами, так как он позволяет учитывать все нюансы их работы. Так, номенклатура дел образовательного учреждения должна быть строго регламентированной, но в то же время документация каждой школы носит специфичный характер. В данном случае есть смысл ввести в перечень дел такие категории, как личные дела учеников, информацию о классных журналах или итогах педсоветов.

Целью индивидуальной номенклатуры является отображение ключевых моментов уставных и учредительных документов с учетом стратегических планов и опыта прошлых периодов.

Образец заполнения номенклатуры дел

В первой ячейке бланка проставляется порядковый номер дела, который состоит из цифровых обозначений подразделения и заголовка.

Вторая графа – заголовок, который должен быть емким и четко отражать суть документов. Допускается указание адресата, типа документации, временных периодов и количества копий.

Располагаются дела в описи, исходя из их степени важности. Первыми идут документы, содержащие распоряжения от вышестоящих органов, вторыми – приказы руководителей на местах, далее – бухгалтерская, отчетная и плановая документация, переписка в алфавитном порядке.

В третьей ячейке указывается количество томов, в четвертой – сроки хранения. Пятая графа содержит особые примечания.

Бланк номенклатуры должен быть подписан руководителем архива и службы, отвечающей за делопроизводство, представителем экспертной комиссии. Последней проставляется подпись директора организации.

Приложение N 25. Номенклатура дел организации

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 25
к п. 4.18 Правил

Срок хранения и N статьи по перечню

По срокам хранения

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

[1]

>
N 26. Номенклатура дел структурных подразделений
Содержание
Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Номенклатура дел

Номенклатура дел – это перечень дел на предприятии, составленный по унифицированной форме, с определением срока их хранения. Данный документ позволяет рационально вести работу с разного рода документами:

  • по определенной системе группировать в специальные дела документы, что обеспечивает их сохранность и оперативность поиска;
  • в процессе регистрации по разработанному индексу дел и классификации документам присваивают индивидуальный регистрационный номер;
  • как основной документ его применяют в процессе отбора дел для передачи их в архив;
  • как учетный документ его используют для хранения дел временных сроков сбережения;
  • как основной — в архивном деле служит для организации описей дел долговременного и постоянного хранения.

Номенклатура является многофункциональным документом, который необходим предприятию для упорядочения процесса текущего делопроизводства. Для муниципальных учреждений и государственных органов, что передают документы в муниципальные или государственные архивы, а также для нотариусов и акционерных обществ составлять номенклатурные дела является обязательным нормативным требованием.

Номенклатуры дел могут быть:

  • самостоятельно разработаны предприятием, сотрудники которого знают специфику образующихся документов и структуру деятельности предприятия. Однако в номенклатуре при отсутствии опыта могут быть выявлены ошибки;
  • поручить их составление компании, специализирующейся по данному вопросу, с заключением договора по предоставлению услуг. В этом случае не всегда разрабатывается наиболее рациональная система по работе с документами.

Составление

Порядок составления номенклатуры дел ведется на основании методико-нормативных документов. За ее составление ответственность возлагается на службу по делопроизводству (канцелярия, секретариат, общий отдел и другие).

Работа должна начинаться с процедуры определения состава всех документов. Изучают устав предприятия, его структуру, основные положения обо всех структурных отделах, иные имеющиеся документы, что определяют деятельность предприятия (регламенты, положения, правила и т.д.), отчетные и плановые документы предприятия, а также просматривается номенклатура дел за прошлый период.

Составление сводного документа должна возлагаться на ответственного квалифицированного специалиста. Сводную номенклатуру дел разрабатывают на основании номенклатур каждого структурного отдела предприятия, согласованных с архивом. Документируемые участки все отражаются.

Оформление номенклатуры дел осуществляется на общем бланке предприятия, на котором представлена основная часть в виде таблицы с регламентируемыми названиями определенных граф. Затем необходимо утвердить этот документ в соответствии с общими нормативными требованиями.

Этапы утверждения сводной номенклатуры:

  • ответственным за архив предприятия производится визирование документа;
  • подписывается начальником службы делопроизводства;
  • экспертной комиссией предприятия согласовывается составление протокола по заседанию экспертной комиссии;
  • передается на рассмотрение проверочно-экспертной комиссией данного архивного учреждения;
  • утверждается руководителем предприятия.

Должно быть по правилам три-четыре экземпляра этого документа, что хранятся:

  • в государственном архиве;
  • в службе делопроизводства;
  • рабочий экземпляр;
  • в архиве предприятия.

После оформления и утверждения номенклатуры структурные подразделения должны получить выписки из данного документа либо проинформироваться, где в общем доступе находится документ в электронной форме для практического применения в работе. Номенклатура дел предприятия на предстоящий год разрабатывается каждый год в четвертом квартале.

Читайте так же:  Федеральные службы. правовое положение, руководство, структура, компетенция. административно-правово

В случае возникновения значительных изменений структуры и функций предприятия, составляется новый экземпляр номенклатуры дел.

После окончания делопроизводственного года в унифицированной форме формируется итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел на предприятии.

Скачать бланк номенклатуры дел (Размер: 65,5 KiB | Скачиваний: 9 132)

Скачать бланк итоговой записи (Размер: 34,0 KiB | Скачиваний: 3 894)

Номенклатуры дел кадровой службы

Что такое номенклатура дел и для чего она нужна организации?

Номенклатура дел – это систематизированный по тематике, видам и срокам хранения документов, входящих в их состав, перечень заголовков дел, заводимых в организации в рамках календарного года.

Номенклатура дел позволяет внедрить в организации преемственную систему хранения и использования документов (всегда известно, что и где хранится), повысить уровень сохранности особо ценных документов, оптимизировать процесс отбора документов на уничтожение с истекшими сроками хранения.

Основные нормативные акты РФ, являющиеся основой пр и разработке номенклатуры дел:

  • Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Устанавливает сроки хранения кадровых документов (до 01.01.2003 г. – 75 лет, после 01.01.2003 г. – 50 лет) и порядок исчисления сроков хранения.
  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены приказом Минкультуры от 31.03.2015 г. за № 526, зарегистрированных в Минюсте РФ 07.09.2015г. за № 38830 – устанавливают требования к порядку разработки и форме номенклатуры дел.
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения. Утвержден приказом Минкультуры РФ от 25.08. 2010г. N 558, Зарегистрирован в Минюсте РФ 08.09.2010 г. за N 18380 – устанавливает сроки хранения всех документов организации.

Основной принцип построения номенклатуры дел

Номенклатура дел организации – обобщенный документ, содержащий в своем составе описание типов папок каждого структурного подразделения организации. В номенклатуру дел включаются все оригиналы документов с одинаковыми сроками хранения, создаваемые как в бумажном, так и электронном виде, с указанием их фактического места хранения, за исключением копий и черновиков.

Как использовать предложенный вариант номенклатуры

Вы можете использовать предложенный «Делис Архив» вариант шаблона номенклатуры дел управления по работе персонала/кадровой службы как базу для разработки своей собственной номенклатуры, внося необходимые корректировки и дополнения. Обращаем ваше внимание, что номенклатура дел является внутренним нормативным актом организации, в связи с чем, порядок ее оформления и содержания в коммерческой организации и организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, могут отличаться от установленной нормативными актами формы (шаблон формы). В случае необходимости, вы можете самостоятельно определить сроки хранения необходимых документов, воспользовавшись бесплатным сервисом «Архивист онлайн».

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.

Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение

Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.


В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

  • наименования дел;
  • дата начала их ведения;
  • срок хранения;
  • количество томов и т.п. информация.

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.

Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.

Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.

Кто пишет приказ

Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т.е. человек облеченный определенного рода полномочиями, имеющий знания и навыки по написанию распорядительных документов.

При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия.

Период действия приказа

Приказ составляется ровно на тот срок, в течение которого действует текущая номенклатура дел. В большинстве случаев он равняется одному году, но в некоторых организациях он может отличаться как в сторону расширения, так и в сторону сужения этого промежутка времени.

Читайте так же:  Правомерно ли расторжение срочного трудового договора с беременной работницей расторжение срочного д

Как составить приказ: основные правила

Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы. Однако, независимо от того, какой именно способ будет выбран, в документ следует внести ряд определенных параметров:

  • номер и дату создания приказа;
  • наименование организации;
  • сведения об утверждаемой номенклатуре: ее номер, год, на который она составлена и прочие сведения (по необходимости);
  • список лиц, ответственных за исполнение приказа.

Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.

Как оформить приказ: основные правила

Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.

При этом следует учесть, что приказ должен иметь оригинал подписи руководителя предприятия или иного работника, уполномоченного на удостоверение подобного рода бумаг.

Проштамповывать приказ печатью можно, но не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации, к тому же с 2016 года использование печатей и штампов юридическими лицами законодательно отменено.

Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами. После утраты актуальности, его необходимо передать в архив фирмы, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени. Затем его можно утилизировать (также по строго определенному порядку).

Образец приказа

В начале документа указывают:

  • наименование организации, по которой создается приказ;
  • номер приказа по внутреннему документообороту;
  • дата составления;
  • населенный пункт, в котором действует предприятие.

После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е. обозначить цель его создания. Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо. При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.

В заключение приказ необходимо заверить подписью директора, а также лица, ответственного за его выполнение.

Как сделать номенклатуру дел отдела кадров?

Организация – механизм сложный. Для слаженной работы необходима не только отладка производственных или иных процессов, но и систематизация документооборота.

Последний и существует для того, чтобы не запутаться в делах и действиях. Для каждого подразделения, например, для отдела кадров, определена номенклатура дел, которые находятся в его ведении.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Для чего нужна организации номенклатура дел?

При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами:

  • Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
  • Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
  • Правилами делопроизводства (Постановление правительства « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня).

Номенклатура дел кадровой службы – справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д.


Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел.

Подробнее про номенклатуру дел организации читайте в нашей статье.

Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:

  • Простота поиска.
  • Индексация хранящихся документов.
  • Установленный срок хранения материалов.
  • Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
  • Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
  • Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
  • Составление актов на их уничтожение.

к содержанию ↑

Материалы, а равно дела, участвующие в документообороте, имеют каждый свои наименования. Систематизированный перечень их называется номенклатурой. Она составляется по установленной форме.

Номенклатура бывает трех видов:

  • Типовая. Является обязательной для организаций одного типа. Утверждается законодательно или ведомством для подчиненных структур.
  • Примерная – рекомендация для определенных предприятий и организаций.
  • Индивидуальная. Она создается для конкретной организации, утверждается ею. Может содержать в себе два подвида: для подразделения и сводную, т. е. созданную на основе номенклатур всех подразделений.
  • к содержанию ↑

    Номенклатуры дел отделов

    Каждый отдел организации ведет свою номенклатуру дел. Дела у каждого подразделения разные, соответственно, и номенклатуры отличаются. Рассмотрим для примера образцы номенклатур нескольких отделов организации.

    Бухгалтерия

    В номенклатуру данного отдела входят все документы, связанные с бухгалтерской, налоговой отчетностью, включая страховые взносы. В нее входят внутренние бухгалтерские документы и исходящие, например, отчеты по налогам. Включают в перечень и входящие документы, оплаченные счета и тому подобное.

    Если на бухгалтерию возложены и функции отдела кадров, то в номенклатуру включают и кадровые документы.

    Юридический

    Видео (кликните для воспроизведения).

    В перечень включены все юридические документы, связанные с деятельностью предприятия. В обязательном порядке содержатся федеральные законодательные акты, нормативные документы, постановления региональных органов, устав организации, журналы доверенностей, акты приема-передачи должности начальника подразделения.

    Читайте так же:  Является наблюдение основанием для продления срока выпуска. процедура наблюдения при банкротстве юри

    Основная особенность этой номенклатуры заключается в том, что на хранение она в ведомственные или государственные архивы не передается.

    Хранится она постоянно в организации до прекращения ее деятельности. Для включенных в перечень документов установлен срок хранения до 5 лет. При этом федеральные акты списываются по утрате ими силы, местные – через год, внутренние – с момента прекращения действия в течение пяти лет.

    Данное положение зависит от категории документов. Например, правовая переписка хранится 3 года, а договора с организациями – 5.

    Отдел кадров

    В номенклатуру кадровой службы включают документы и материалы, касающиеся персонала и сотрудников организации:

    1. Составленные кадровиком.
    2. Поступившие от руководства, смежных подразделений, персонала.
    3. Учетные документы персонала, формы, которые предусмотрены для работы с кадрами.

    Основной список документов включает в себя:

    • Должностные инструкции.
    • Положения о подразделениях и трудовом распорядке, а так же правила его.
    • Внутренние акты, касающиеся персонала, например, мотивации, материальной и моральной, защиты персональных данных.
    • Распоряжения, приказы по персоналу.
    • Договоры (трудовые), включая соглашения к ним.
    • Личные дела сотрудников. Списки, учетные карточки по Т-2 (форма учета).
    • Книги приказов по личному составу, журналы регистрации их, а так же договоров, учета командировок, трудовых книжек, отпусков и прочее.
    • Объяснительные, служебные и прочие записки, а так же докладные и другие материалы, которые служат основанием для издания распоряжений и приказов по персоналу.
    • Справки, служебная переписка.
    • Документы работников, например, копии дипломов или паспортов, другие материалы.
    • Входящие документы, к примеру, административные акты на работников организации.

    Перечень – не полный. Но основой для создания номенклатуры может послужить. В зависимости от специфики деятельности, организационной формы список может дополняться или изменяться. Например, если коллективный договор не принимался, личных дел не ведется, то эти документы в перечень можно не включать.

    Однако существуют общие правила, которые нужно соблюдать:

  • Трудовые договоры включаются в личные дела, либо их регистрируют отдельно. Во втором случае договоры выделяются в перечне отдельной группой, массивом. В первом – нет.
  • Соглашения к договорам отдельно не регистрируются.
  • Если работников много, то все договоры разбиваются по группам, томам, регистрируются по алфавиту.
  • Договоры с уволенными работниками перемещаются в папку с недействующими договорами. Речь идет о событиях, свершившихся в течение календарного года.
  • Форма Т-2 включается в перечень отдельно. Это основной документ кадрового учета.
  • Картотека формируется как по подразделениям, так и по алфавиту.
  • Распоряжения и приказы по кадрам хранятся раздельно. Разделяют их по сроку хранения.
  • Штатное расписание хранится и значится в отделе кадров копией, поскольку оно не самостоятельный документ, а приложение к приказу, определяющему основную деятельность.
  • Подлинник включается в сводную номенклатуру организации. Лучше всего выделить этот документ (копию штатного расписания) в отдельное дело. В него сюда будут подшиваться материалы, связанные с изменениями в штате.

    Основной же особенностью кадровой номенклатуры, как нам кажется, является срок хранения материалов и документов. Минимальный срок установлен для документов, ставших не нужными, истекла надобность в них. Он составляет не менее 1 года.

    Важные для организации и самого отдела документы хранятся до ликвидации организации.

    Это договор администрации и коллектива, положение об отделе кадров и ряд других. Максимальный срок хранения установлен – 75 лет. Он действует для документов по личному составу: трудовых договоров, карточек учета персонала, личных дел. После ликвидации, подлежащие длительному хранению материалы, передаются в ведомственные или государственные архивы.

    Как правильно составить?

    Перечень дел организация составляет индивидуально. Если при создании применяется типовая номенклатура, то из установленной формы название дел переносят в свой перечень.

    При формировании номенклатуры учитывается специфика организации, ее структура, деятельность. Если в организации есть структурные подразделения, то сначала создаются внутри отделов или подразделений свои перечни, затем они сводятся в единую номенклатуру всей организации.

    Для разработки можно привлечь, как стороннюю организацию, например, архив, так и поручить своим работниками или подразделению. Для этого руководство выпускается приказ о разработке номенклатуры предприятия, с назначением ответственных лиц.

    В перечень в обязательном порядке включают:

    • Устав организации.
    • Положения о структурных подразделениях. Если они есть.
    • Номенклатура дел подразделений.
    • Штатное расписание.
    • Нормативные акты, регулирующие деятельность организации.
    • Должностные инструкции.

    После проведенного анализа перечней дел прошлых лет в номенклатуру могут быть включены незавершенные дела, документы, находящиеся на хранении (если срок хранения свыше 10 лет, то обязательно).

    Первый раз номенклатуру разрабатывают сразу после создания организации. Затем каждый год ее уточняют. Если необходимо, то дополняют или реформируют, удаляя из нее устаревшие и утратившие силу или надобность дела.

    Правилами установлена форма номенклатуры. Составляется она в виде таблицы. Для сводной номенклатуры (основной) организации 7 приложение Правил работы архивов. Для подразделений – 8 приложение.

    Таблица представляет собой 5 колонок (граф):

    • Номер (индекс) дела.
    • Наименование его.
    • Количество папок (единиц хранения) в деле.
    • Срок хранения дела.

    Информация в этой графе может быть разной. Например, сообщение о том, что дело хранится в электронном виде или передано в вышестоящую организацию.

    Порядок составления и утверждения

    Первым делом проводится анализ всех документов, предыдущих перечней, возникших документов в процессе деятельности, Устава, коллективного договора, штатного расписания, нормативных актов и других значимых материалов.

    Если в организации есть подразделения, то сначала свои номенклатуры верстают они. Затем эти документы согласуются с экспертной комиссией (ЭК) или собственной архивной службой.

    После этого, создается сводная номенклатура. Она так же согласуется с ЭК и со специалистами архива.


    Согласованный перечень утверждается руководством и вводится в действие приказом.
    Читайте так же:  Возможна рассрочка оплаты. все, что нужно знать о продаже товаров в рассрочку

    Нюансы номенклатуры отдела кадров узнайте из видео:

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    [2]


    Это быстро и бесплатно !

    Также рекомендуем к прочтению:

    1 Комментарий

    Здравствуйте! Приказы о тарификации педагогических работников на начало учебного года к какому виду приказов относятся по кадрам или по основной деятельности?

    Номенклатура дел организации

    Номенклатура дел – это документ, в котором определяется перечень наименований дел, формируемых в организации и ее структурных подразделениях. Он необходим для систематизации и хранения управленческой документации. Различают индивидуальную, примерную и типовую номенклатуру дел организации. Индивидуальная разрабатывается для конкретного предприятия, примерная устанавливает примерный состав дел и носит рекомендательный характер, типовая устанавливает состав дел для однотипных организаций.

    Как составить номенклатуру дел организации

    Типовая номенклатура дел организации содержит в себе таблицу, состоящую из 5 граф. Графы содержат следующую информацию:

    • индексы дел (условные обозначения, которые присваиваются каждому делу);
    • заголовки дел;
    • количество дел;
    • сроки хранения;
    • примечания.

    В конце календарного года в выписке номенклатуры дел организации (ООО) структурные подразделения составляют итоговую запись о количестве заведенных дел (томов) внутри структурного подразделения.

    Образец номенклатуры дел должен утверждается руководителем организации, лицами, ответственными за документационное обеспечение, и архивом. Если в учреждении создана экспертная комиссия (ЭК) по документационному обеспечению, то проект должен согласовываться с экспертной комиссией.

    Оформление номенклатуры дел организации

    Ранее уже была рассмотрена система составления и утверждения номенклатуры дел. Сейчас на образце общей номенклатуры дел для определенной организации давайте ознакомимся с порядком ее оформления. То есть с порядком заполнения в форме граф. Это один из основных вопросов в теме правильного ведения делопроизводства, его изучение не займет у вас много времени, и в любом случае потрачено оно будет не зря.

    Наиболее удобной и особенно актуальной для крупных организаций является система наименований разделов номенклатуры дел согласно структурным подразделениям на основе штатного расписания. Не возбраняется выделять подразделы в зависимости от функциональных обязанностей отделов, а небольшим организациям советуем начать с деления только по функциональному типу. Например: правовое обеспечение, секретариат, кадровое обеспечение и т.д.

    В первой графе указывается индекс дела. Его название состоит из двух цифровых обозначений, первое представляет собой номер подразделения, второе – номер дела в пределах этого подразделения. К примеру, 01-06, где под 01 следует подразумевать секретариат, а под 06 – номер любого дела в нем. Или 05-21, где 05 – это бухгалтерия, а 21 – номер дела в бухгалтерии, и т.д.

    Как составить заголовок правильно

    Прочитав название второй графы в номенклатуре дел, каждый человек должен понять, о чем там идет речь, основное содержание и состав документов в деле. Не рекомендуется использование сложных, длинных формулировок и вводных слов.

    Также следует избегать пустых описаний, которые, как правило, даются расплывчато и не несут никакой информативной нагрузки. Самые распространенные примеры того, как делать не надо: «Исходящие письма», «Разные материалы», «Документы для служебного пользования» и пр.

    Располагайте элементы заголовка в принятой последовательности:

    • обязательным элементом, с которого всегда начинают заголовок, является вид документов/дела (протоколы, переписка, приказы т.д.);
    • автор;
    • корреспондент/адресат, то есть тот, от кого получен/кому адресован документ;
    • в сочетании с предшествующим элементом – указание территории;
    • содержание вкратце;
    • период или дата (особенно важно при указании планов и различного рода отчетов).

    [3]

    Считается, что в формулировке заголовков следует использовать как можно больше элементов. Обратите внимание на некоторые, наиболее типичные примеры.

    Журнал об учете движения путевых листов»

    Приказы директора по вопросам административно-хозяйственной деятельности»

    вид + авторство + содержание

    Квартальные отчеты организации, касающиеся профессиональной подготовки и повышения квалификации кадров»

    план/отчет + авторство + содержание

    Годовой план о противодействии коррупции»

    период + план/отчет + содержание

    Переписка об индивидуальном (персонифицированном) учете и назначение пенсий с отделениями пенсионного фонда»

    переписка + по вопросу + с кем (если однородные корреспонденты)

    Переписка об индивидуальном (персонифицированном) учете и назначение пенсий с отделениями пенсионного фонда Определенного района города Н.»

    переписка + по вопросу + с кем (если конкретный корреспондент)

    Переписка об индивидуальном (персонифицированном) учете и назначение пенсий»

    переписка + по вопросу + нет с кем (если разнородные корреспонденты)

    Документы о планах организации по профессиональной подготовке и повышению квалификации кадров (планы, программы, служебные записки, копии приказов и др.)»

    документы + содержание + (в скобках основные разновидности документов)

    Обращения граждан в организацию и документы об их рассмотрении»

    документы» в значении приложения (не надо в скобках расшифровки)

    Как правило, принято указывать в заголовке данные о том, что это копия документа, при этом в графе 5 номенклатуры следует сделать отметку о том, где находится подлинник. Обратите внимание на прошлую статью о делах 03-03, 03-04 в примере о ведении номенклатуры дел в организации.

    В организации можно использовать два вида номенклатуры (если они для нее предусмотрены). Первая – это типовая, она обладает нормативным статусом, то есть обязательна. Второй вид – примерная номенклатура дел (по сути это набросок), и она носит всего лишь рекомендательный характер.

    Номенклатура дел, составленная с самого начала, не является истинной и единственно верной, она может меняться и редактировать по мере осуществления процесса делопроизводства в течение года.

    В одном деле не должны храниться документы, имеющие временный и постоянный срок хранения, не зря же для них предусмотрены различные заголовки. Если в одном деле фигурирует несколько временных сроков (например, 1 год и 5 лет), то следует принимать больший из них срок (5 лет).

    Читайте так же:  Электронный аукцион 1 заявка. образец заполнения заявки на участие в аукционе. участник эа не допуск

    Номенклатура дел: систематизация заголовков

    Четкого регламента и правил, как расположить заголовки, нет. Ориентироваться стоит на степень важности дел каждого раздела и их взаимосвязь друг с другом. Допустимы свои личные предпочтения, которые вам удобны, а также вариативность, но в разумных пределах. Для тех, кто не знает, с чего начать, будут полезны некоторые рекомендации.

    Не подставляйте себя под угрозу и не обижайте руководителя, самая неуместная система – это когда маловажный журнал учета, например, ключей от какого-либо склада, выставляется в самое начало раздела, а приказы руководителя организации относительно основной деятельности скромно существуют в самом конце.

    Ниже вашему вниманию представлена схема расположения в разделе или подразделе заголовков (она примерна и может изменяться в зависимости от организации и особенностей ее деятельности):

    • документация организационно-распорядительного характера, а именно Устав, различные положения и приказы, структура организации и ее штатное расписание и пр.;
    • планы;
    • данные отчетов;
    • договоры;
    • различного рода переписка;
    • документы, касающиеся основного рода деятельности (их разновидности следует указывать в скобках);
    • документы, касающиеся вспомогательной деятельности (в скобках указывайте их разновидность);
    • документы учета (книги, журналы, базы данных);
    • материалы, связанные с делопроизводством, например, описи для архива.

    Относительно 5-7 пункта необходимо сделать разъяснение. В них число заголовков может изменяться в зависимости от величины организации и количества структурных подразделений.

    На случай если в процессе делопроизводства появятся новые дела, имеет смысл оставить резервные номера для каждого раздела номенклатуры. В случае чего их можно будет просто вписать, не утверждая при этом номенклатуру дел заново.

    В графе третьей указывают количество дел за отчетный период (за год), а в процессе, то есть в течение года количество дел не проставляется. Эти данные выступают за основу для последующего составления итоговых записей о том, в каком количестве были заведены дела в течение прошедшего года.

    Сроки хранения дел

    Чтобы заполнить графу четвертую (сроки хранения дел ), следует пользоваться перечнем документов либо иными нормативно правовыми актами, регламентирующими область деятельности организации с оформлением ссылки на определенную статью или пункт.

    Чтобы в процессе работы с документами определить правильно сроки их хранения, следует учесть все примечания к ним, а так же условия, при которых действуют установленные сроки. Если имеются примечания, то вносить их необходимо в графу 5 составляемой номенклатуры дел. Обратите внимание на представленный в предыдущей статье образец. Так, к делу 01-07 согласно перечню добавлен комментарий о сроке хранения, а для дел 02-01 и 02-05 установлен срок, согласно примечанию, указанному в перечне документов.

    Источником формирования государственного архива являются лишь те организации, которые представляют документы на государственное хранение. Остальные же, как правило, меняют формулировку о сроке хранения «постоянно» по типовому перечню на иную, например, «не меньше 10 лет» или «до ликвидации организации». Уменьшать сроки хранения нельзя, но возможно их увеличение исключительно из практических соображений.

    Если для вашей организации существует типовая или примерная номенклатура дел, то в свою номенклатуру сроки хранения необходимо переносить из нее без изменений.

    Все примечания к делам, которые появляются в процессе работы с номенклатурой дел, заносите в графу 5. Например, данные о переходящих делах, которые необходимо продолжить в будущем году или напротив, те которые идут еще с прошлого года.

    Стоит обратить внимание на еще один значительный момент. На каком бы носителе информации (электронном или бумажном) не находился документ, его обязательно надо включать в номенклатуру дел. Просто в графе с примечанием сделайте отметку о том, что документ ведется и формируется в электронном виде. При этом сроки хранения не зависят от формы носителя.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Таким образом, изучив приведенный подробный пример, вы получили общее представление об основных структурных этапах организации работы. На этой основе вам будет гораздо легче справиться с созданием и оформлением номенклатуры дел в своей организации. В дальнейшем планируется разместить на сайте образцы номенклатуры дел для отдельных подразделений фирмы.

    Источники


    1. Королев, А. Н. Комментарий к Федеральному закону от 26 декабря 2008 года №294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» / А.Н. Королев, О.В. Плешакова. — М.: Деловой двор, 2009. — 160 c.

    2. Колюшкина, Л.Ю. Теория государства и права / Л.Ю. Колюшкина. — М.: Дашков и К°, 2012. — 579 c.

    3. Болдырев, В. А. Конструкция юридического лица несобственника. Опыт цивилистического исследования / В.А. Болдырев. — М.: Статут, 2012. — 368 c.
    4. Штерн, С НАЛОГОВЫЕ АГЕНТЫ. Проблемы статуса и практики; Юркафе, 2012. — 112 c.
    5. Правоведение. Шпаргалка. — Москва: ИЛ, 2014. — 892 c.
    Номенклатура дел организации образец бланк. номенклатура дел от а до я инструкция по номенклатуре де
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here