Когда вводится новый гост 7.0 97. требования к оформлению документов по охране труда и дррр. что изм

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016: как с 1 июля 2018 года заверять копии трудовых книжек, как оформлять приказы, как ставить печати

ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. Стандарт определяет состав реквизитов документа, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов.

В частности, новый ГОСТ вводит 2 варианта отметок о заверении копии в зависимости от того, для каких целей нужна копия. И этот новый порядок распространяется в том числе на копии трудовых книжек, выдаваемых сотрудникам.

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N . за . год») и заверяется печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

В новом стандарте появились новые разделы 2 «Нормативные ссылки» и 3 «Общие требования к созданию документов», а также новое приложение — форма титульного листа документа.

Раздел «Нормативные ссылки» содержит номера и названия тех ГОСТов, с которыми связано содержание нового стандарта.

Раздел «Общие требования к созданию документов» включает в себя основные правила, которые следует соблюдать при создании документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.). Например:

— при создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют;

— номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа;

— допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны;

— предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13; Calibri N 14 и приближенные к ним;

— абзацный отступ текста документа — 1,25 см;

— текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала;

— текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см;

— нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом;

— нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке программ, планов, отчетов и др.

Следует иметь в виду, что некоторые реквизиты, которые были в предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, в новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 не включены. Речь идет, в частности, о таких реквизитах, как код организации (реквизит 04), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05), идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) и других.

В то же время в новом ГОСТе появились новые реквизиты, в числе которых:

наименование структурного подразделения — автора документа (реквизит 06 по ГОСТ Р 7.0.97-2016 );

наименование должности лица — автора документа (реквизит 07);

[1]

гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14) (проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством РФ. Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ);

отметка об электронной подписи (реквизит 23) (используется для визуализации электронной подписи на электронном документе. Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством РФ включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством).

Когда вводится новый гост 7.0 97. Требования к оформлению документов по охране труда и дррр. Что изменилось в бланках документов

Как заверить копию: новый ГОСТ Р 7.0.97-2016

С 1 июля 2018 начинает действовать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 взамен ГОСТ Р 6.30-2003. Установлены новые требования к копиям документов. Как заверить копию по новым правилам? Рассмотрим требования ГОСТ.

Подтверждением соответствия копии или выписки из документа его подлиннику является отметка о заверении и печать организации. (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Отметка о заверении копии

Проставляется под реквизитом «подпись» и включает:

  • слово «Верно»
  • наименование должности лица, заверившего копию
  • его собственноручную подпись
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию)
  • дату заверения копии (выписки из документа)
  • надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (если копия выдается для представления в другую организацию)

Печать

Как известно, с 7 апреля 2015 ООО и АО не обязаны иметь печать. В связи с этим печать организации ставится при наличии. Если печать есть, проставление печати обязательно, так как согласно ГОСТу печать заверяет подлинность подписи должностного лица.

Читайте так же:  Как правильно поставить знак © на веб-страницу. где спрятался знак копирайта на клавиатуре

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» — «Место печати». (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Соответственно на заверенной копии документа печать не должна перекрывать подпись лица, заверившего копию.

Как заверить копию с 1 июля 2018 по новому ГОСТ

Копия трудовой книжки

Указанный порядок заверения копий следует применять и для всех копий кадровых документов.

Копия трудовой книжки будет выглядеть следующим образом:

Запрета на то, чтобы печать заходила на наименование должности новый ГОСТ не содержит.
Поэтому оттиск печати может заходить на наименование должности.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп:

Печать организации работодателя проставляется, не перекрывая собственноручную подпись лица, заверившего копию трудовой книжки.

[2]

Копии для налоговой

Важно учитывать, что требования нового ГОСТ являются рекомендуемыми, о чем указано в 4 абз. раздела 1 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Правила заверения копий для налоговой отдельно описаны в письмах Минфина и ФНС:

  • Письмо ФНС России от 02.10.2012 № АС-4-2/16459 (про применение штрафов за непредставление или представление незаверенных копий документов)
  • Письмо Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336 «О представлении в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе»

Требования указанных писем частично противоречат положениям нового ГОСТ.

По действующим указаниям Минфина «Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения».

В то время как заверить копию по новому ГОСТу следует так, чтобы оттиск печати не заходил на подпись лица, заверившего копию.

При этом, письмо ФНС содержит отсылки к ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого с 1 июля 2018 будет применяться новый ГОСТ.

Поэтому до тех пор, пока не утверждены новые правила* заверения копий документов и их сшивов для налоговой, целесообразно руководствоваться действующими правилами из Письма Минфина и ФНС с учетом требований нового ГОСТ.

С 1 июля 2018 при заверении копий документов для налоговой следует также указать и место хранения подлинников.

*Для справки:
В настоящее время обсуждается проект новых правил заверения копии документов для налоговой.
В данном проекте отсутствует требование о проставлении печати на сшиве копий документов. Достаточным для заверения будет собственноручная подпись лица, удостоверившего подлинность документов и отметки о заверении. При этом требований о том, что в отметке о заверении должно содержаться указание места хранения оригиналов в проекте нет.

АКТУАЛЬНО

ОНЛАЙН КАССЫ:
Кто обязан применять онлайн кассу с 1 июля 2018?
Отсрочка онлайн касс до 1 июля 2019
Кто вправе не применять никакую ККТ?
Чек онлайн кассы и его обязательные реквизиты
Ответственность за неприменение онлайн кассы

Старым ГОСТом по оформлению документов разрешили пользоваться до 1 июля 2018 года

Специалистам по кадровому делопроизводству дали еще немного времени

Росстандарт выпустил Приказ от 25.05.2017 N 435-ст, которым перенес на один год вступление в силу Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97 — 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Как сказано в самом приказе, такое решение было принято в связи с обращением технического комитета по стандартизации «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело».

Поскольку новый ГОСТ содержит несколько важных нововведений, у кадровиков и иных специалистов по делопроизводству появилось еще немного времени на подготовку к работе по обновленным требованиям.

Что сейчас делать?

Не исключено, что в некоторых организациях уже прошла подготовительная работа, и компании готовы пользоваться правилами, установленными ГОСТ Р 7.0.97 – 2016. Но поскольку вступит он в силу только через год, временно можно отложить новые бланки и формы.

При этом важно помнить, что законодательством установлено добровольное применение национальных стандартов. Поэтому если уже все готово, и организация установила для себя правило перейти на ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 с 1 июля 2017 года, она может начать на работу по новым правилам в установленный срок.

Тем, кто еще не подготовился, пора заняться изучением новых требований, анализом имеющихся в организации документов, сравнением их и приведением в соответствие с новыми правилами. И опять же ремарка, пользоваться новым ГОСТом необязательно, если это прямо не предусмотрено законом, договорами, контрактами, нормативными документами предприятий любых форм собственности. Хотя применение ГОСТа – дело довольно удобное и экономит время на спорах, когда деятельность компании и курсирующие документы проверяют инспекторы.

Что придется менять?

Как объясняли в Росстандарте, новый ГОСТ начали разрабатывать в связи с тем, что нормы действующего стандарта несколько устарели. Теперь они не «удовлетворяют современным экономическим, социальным или иным потребностям страны, в том числе не соответствует уровню развития науки и техники».

ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 распространяется на все организационно-распорядительные документы. Среди них:

  • уставы;
  • положения;
  • правила;
  • инструкции;
  • регламенты;
  • постановления;
  • распоряжения;
  • приказы;
  • решения;
  • протоколы;
  • договоры;
  • акты;
  • письма;
  • справки и др.

В нем содержатся реквизиты документа (бланка), правила его создания и оформления. Причем, на этот раз чиновники предлагают, чтобы бумажный и электронный вариант документа были полностью идентичны. Кроме того, необходимо будет установить специальные средства защиты, которые позволят сохранять неизменными электронные документы.

Чтобы шагать в ногу со временем, в ГОСТе Р 7.0.97 – 2016, например, предложено пользоваться иностранными шрифтами, такими как Times New Roman, Arial, Verdana и Calibri. Кроме того, официальные бланки организаций могут быть двуязычными, при составлении обращения можно писать «г-ну» или «г-же», а завершать письмо фразой «С уважением. ».

Вот еще несколько интересных поправок, которые были добавлены в новый ГОСТ:

  • герб РФ и герб субъекта федерации объединены в один реквизит (используется только государственными и муниципальными учреждениями, коммерческие организации не имеют права ими пользоваться);
  • реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» разделен на два разных: «эмблема» и «товарный знак (знак обслуживания)»;
  • исчезли такие самостоятельные коды организации, как ОГРН и ИНН/КПП;
  • вместо «наименование организации» теперь будет указано «наименование организации — автора документа»;
  • дополнительно введены реквизиты «наименование структурного подразделения – автора документа» и «наименование должности лица — автора документа»;
  • добавлен реквизит «гриф ограничения доступа к документу»;
  • вместо реквизита «идентификатор электронной копии документа» появился «отметка об электронной подписи»;
  • инициалы лица, к которому адресовано обращение, предлагается писать после фамилии;
  • обязательно указывать адрес электронной почты;
  • предусмотрено центральное и флаговое (по левой стороне) расположение реквизитов;
  • прописана обязанность организации в ЛНА закреплять перечень используемых видов бланков.

Очень важно понимать, что даже после вступления в силу нового ГОСТа организации не обязаны вносить изменения в бланки документов — они будут действующими. Но если руководство примет решение перейти на новые правила оформления документов, новые бланки можно будет утвердить соответствующим приказом. Переделывать инструкцию по делопроизводству не надо.

Читайте так же:  Аватар проверка штрафов гибдд. узнать штраф гибдд по номеру постановления. минусы данной услуги

Новый ГОСТ на организационно-распорядительную документацию

  • Храмцовская Наталья | к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов

С 1 июля 2017 года вместо ГОСТ Р 6.30-2003 начнет действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Его текст можно посмотреть на сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии: http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=0&month=2&year=2017&search=&RegNum=1&DocOnPageCount=15& >

Стандарт разработал Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Область применения документа описана следующим образом: «Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000». Новый стандарт, как и его предшественник, определяет:

  • состав реквизитов документов;
  • правила их оформления (но уже с применением информационных технологий);
  • виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков;
  • правила создания документов.

Положения стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

Сориентируем вас, что же именно изменилось (кроме номера и наименования ГОСТ).

Добавился раздел «Общие требования к созданию документов».

Появились рекомендации по использованию шрифтов, которые «легализовали» уже давно применяемые Times New Roman, Arial, Verdana и Calibri.

Список реквизитов включает 30 позиций (как и раньше), но изменения есть:

  • Герб РФ и герб субъекта РФ теперь считаются единым реквизитом;
  • реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» разделен на два: «эмблема» и «товарный знак (знак обслуживания)»;
  • исчезли код организации, ОГРН и ИНН / КПП;
  • вместо «наименование организации» теперь будет «наименование организации – автора документа»;
  • появились реквизиты «наименование структурного подразделения – автора документа» и «наименование должности лица – автора документа»;
  • реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа» теперь будет называться «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа»;
  • добавлен реквизит «гриф ограничения доступа к документу»;
  • убран реквизит «идентификатор электронной копии документа», зато появилась «отметка об электронной подписи»;
  • вместо «оттиска печати» теперь значится «печать»;
  • вместо «визы согласования документа» – просто «виза»;
  • «отметка о наличии приложения» стала «отметкой о приложении»;
  • вместо «отметки о поступлении документа в организацию» – «отметка о поступлении документа»;
  • вместо «отметки об исполнении документа и направлении его в дело» – «отметка о направлении документа в дело».

Рекомендательный характер нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 спасает тех, кто будет его применять. Ведь в ряде случаев он не учитывает новеллы законодательства.

Например, в п. 5.5 сказано, что наименование организации должно соответствовать наименованию юридического лица в его уставе. Однако сейчас законодательство допускает использование организацией типового устава, и в этом случае в уставе ее наименования не будет. В то же время оно обязательно присутствует в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ).

В описании реквизита «адресат» (5.15) не учтено, что часто адресатами являются зарубежные организации и физические лица, не являющиеся гражданами России. Дошедшее со времен пишущих машинок ограничение списка адресатов четырьмя, а также положение о том, что «при отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается», наверно, можно считать оптимизационными, но ни в коем случае не императивными (т.е. требующими обязательного исполнения).

В реквизит «дата документа» не стали вносить изменения, хотя еще с 2013 года Гражданский кодекс РФ требует указания в протоколе собрания еще и точного времени его проведения.

В п. 5.14 «гриф ограничения доступа к документу» присутствует требование проставлять гриф только на первом листе документа, хотя это противоречит законодательству: грифы секретности и гриф «коммерческая тайна» должны указываться на каждом листе (для непрошитых бумажных документов это особенно важно, поскольку в противном случае будет затруднительно привлекать нарушителей к ответственности).

Самым сомнительным реквизитом, пожалуй, можно считать «отметку об электронной подписи» (п. 5.23). Практика использования отметок, визуализирующих электронные подписи, пока что не сложилась. Здесь встречаются сложности 1 . И соблюсти требование о помещении визуализации в место, предусмотренное для подписи, может быть проблематично, в мировой практике используются иные подходы. Кроме того, странно, когда в визуализации подписи не указываются важнейшие сведения о ней:

  • является ли она квалифицированной,
  • каковы полномочия подписавшего лица,
  • ограничения на использование сертификата (если есть),
  • название выпустившего сертификат удостоверяющего центра,
  • дата и время создания подписи.

В описании реквизита «печать» (п. 5.24) не нашли отражения последние изменения законодательства, делающие ее применение коммерческими организациями необязательным. Т.е. ГОСТ говорит о необходимости проставления печати без оговорки «при ее наличии».

В описании реквизита «отметка о заверении копии» (п. 5.26) показан единственный вариант оформления, фигурировавший в старом ГОСТ, пригодный только для заверения одной страницы документа и урезанный по сравнению с составом элементов, которые требуют включать 2 :

  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) и
  • Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X (ныне действующий).

Как видите, некритически использовать приведенные в новом стандарте рекомендации нежелательно.

Описание целого ряда реквизитов (например, «отметки о поступлении документа» в п. 5.27) сформулировано на чисто «бумажном» языке и неприменимо к электронным документам. Предложение отметить, что при электронном документообороте данная отметка может вноситься в регистрационную карточку документа (или иным образом фиксироваться в системе электронного документооборота), было отклонено.

Раздел про бланки переносит требования к бумажным бланкам на электронные документы без учета специфики их создания, использования и вопреки уже сложившейся практике как в государственном, так и в коммерческом секторах.

В общем, обновленный стандарт можно считать временным решением, поскольку он по-прежнему преимущественно ориентирован на традиционный бумажный документооборот и во многих вопросах не слишком хорошо стыкуется со все шире распространяющейся практикой «электронного правительства».

    1 См. статью «Визуализация электронной подписи: отечественные и зарубежные подходы» в № 12` 2014 нашего журнала.
    2 Подробно с правилами заверения копий документов мы разбирались совсем недавно – в статье «Как организации отразить изъятие ее документов и дел?» в № 2` 2017 нашего журнала.

Требования к Оформлению Документов По Охране Труда и дррр

Приветствую, уважаемые друзья! А вы знаете, что в июле 2018 года начнут действовать требования к оформлению документов? В этой заметке про это и поговорим. Забегая вперёд сразу скажу, что требования к оформлению документов носят рекомендательный характер, потому что речь идёт о новом ГОСТе. Документ называется так — ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». В части добровольного применения данного ГОСТа есть одно исключение, национальный стандарт (т.е. ГОСТ) будет является обязательным для изготовителя и/или исполнителя в случае публичного заявления о соответствии продукции/услуг национальному стандарту.

Читайте так же:  Расписка в получении денежных средств. как выглядит и заполняется корешок расписки о приеме военного

На какие документы распространяются требования к оформлению

Требования ГОСТа Р 7.0.97-2016 распространяются на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др., в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет:

  • образцы бланков;
  • состав реквизитов документов. Правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий;
  • виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе;
  • правила создания документов.
Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Кроме того, требования ГОСТа Р 7.0.97-2016 распространяются на документы в бумажном и электронном виде.

Тем, кто педантичен при разработке документов по охране труда и т.д., данный ГОСТ может послужить верным ориентиром. Понятное дело, что документы должны быть не только красивыми, оформленными в едином стиле, но и правильными по содержанию.

Ниже все желающие могут бесплатно скачать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и пользоваться его положениями при разработке своих документов.

[3]

СКАЧАТЬ ГОСТ

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

На этом всё. Если материал понравился, то незабываем чуть ниже ставить рейтинговые звёздочки Спасибо за поддержку!

С изменениями и дополнениями от. Требования к оформлению документов по охране труда и дррр Изменения в госте 7.0 97

Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст принят новый национальный стандарт по оформлению документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Стандарт вводится в действие с 1 июля 2018 г. и заменяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

Раздел «Общие требования к созданию документов». Это совершенно новый раздел стандарта. В нем перечислены основные правила, которые следует соблюдать при создании документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.).

Что нового в ГОСТ Р 7.0.97-2016?

  1. Обновлен список реквизитов (например, выделено отдельно название филиала, появился гриф ограничения доступа к документу, отметка об электронной подписи и др.);
  2. Уточнены требования к оформлению документов (как нумеровать страницы, какой шрифт использовать, как делать отступы и т.д.);
  3. Изменены требования к заверительной копий;
  4. Новый стандарт проще применять при электронном документообороте (согласовать документ можно в электронном виде).

Применять ГОСТ или нет, организация, предприятие решают самостоятельно.

Основные положения раздела: Общие требования к созданию документов

1.Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

2. Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:

Times New Roman № 13, 14;

Calibri № 14 и приближенные к ним.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

3.При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

4.Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа;. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

5.Абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

6.Текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала. Интервал между буквами в словах — обычный. Интервал между словами — один пробел.

7.Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

8.Допускается выделение реквизитов «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

9.Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.

На какие документы распространяются общие требования

Общие требования в оформлению документов действуют при оформлении организационно-распорядительных документов, в том числе, включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.

В этот перечень входят следующие документы:

  • учредительные документы организации (устав, положения, учредительный договор и др),
  • документы по ликвидации или реорганизации организации,
  • кадровые документы, в том числе должностные инструкции работников,
  • положения о структурных подразделениях,
  • бухгалтерские документы,
  • правила внутреннего трудового распорядка и другие.

Отметим, что в силу ст. 4 Закона о стандартизации применение данного национального стандарта, как и ныне действующего ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого он принят, является добровольным. Таким образом, при желании хозяйствующие субъекты, в том числе работодатели, могут уже сегодня применять в работе положения нового национального стандарта, а могут и не применять даже после его вступления в силу.

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Приветствую, уважаемые друзья! А вы знаете, что в июле 2018 года начнут действовать требования к оформлению документов? В этой заметке про это и поговорим. Забегая вперёд сразу скажу, что требования к оформлению документов носят рекомендательный характер, потому что речь идёт о новом ГОСТе. Документ называется так — ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». В части добровольного применения данного ГОСТа есть одно исключение, национальный стандарт (т.е. ГОСТ) будет является обязательным для изготовителя и/или исполнителя в случае публичного заявления о соответствии продукции/услуг национальному стандарту.

На какие документы распространяются требования к оформлению

Требования ГОСТа Р 7.0.97-2016 распространяются на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др., в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет:

  • образцы бланков;
  • состав реквизитов документов. Правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий;
  • виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе;
  • правила создания документов.

Кроме того, требования ГОСТа Р 7.0.97-2016 распространяются на документы в бумажном и электронном виде.

Тем, кто педантичен при разработке документов по охране труда и т.д., данный ГОСТ может послужить верным ориентиром. Понятное дело, что документы должны быть не только красивыми, оформленными в едином стиле, но и правильными по содержанию.

Читайте так же:  Как отказаться от наследства в пользу. как отказаться от наследства в пользу другого наследника или

Ниже все желающие могут бесплатно скачать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и пользоваться его положениями при разработке своих документов.

СКАЧАТЬ ГОСТ

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

На этом всё. Если материал понравился, то незабываем чуть ниже ставить рейтинговые звёздочки 😉 Спасибо за поддержку!

1 июля 2018 года начинает действовать новый стандарт по оформлению документов. Вместо ГОСТ Р 6.30-2003 теперь будем пользоваться ГОСТ Р 7.0.97-2016. Какие глобальные новшества в плане оформления реквизитов приносит новый стандарт, а также он сам собственной персоной (в формате PDF) – в статье.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 скачать

Что нового

Нового много. В первую очередь, в стандарте появился раздел «Общие требования к созданию документов». Если по ГОСТ-2003 приходилось собирать эти требования по крупицам, то теперь им посвящен целый раздел. Новый стандарт устанавливает шрифты, порядок нумерации страниц, расположения текста на листе и распечатывания текста.

Во вторую очередь изменился состав реквизитов. Количество не поменялось: их как было 30, так и осталось. Часть «старых» реквизитов были соединены в один, кое-какие, наоборот, разъединили на два. Появились принципиально новые реквизиты. Кроме того, больше половины из оставшихся реквизитов теперь оформляются по-новому.

В третью (last but not least) очередь изменения коснулись бланков документов, ассортимент которых значительно расширился по сравнению со стандартом 2003 года.

Одним словом, однозначно стоит скачать ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ознакомиться с ним.

Готовимся к изменениям

В связи с тем, что правила оформления документов значительно меняются, большинству организаций предстоит изменение их инструкций по делопроизводству. Проект изменений нужно готовить уже сейчас. А вносятся изменения в инструкцию (и в любой другой регламент) путем издания приказа по основной деятельности. Как именно это сделать, как грамотно оформить приказ, рассказывается .

Изучаем новый стандарт

Напоминаю так же, что уже прошел бесплатный вебинар от «Отличного секретаря» о новом стандарте. Мы бегло рассмотрели новые правила оформления реквизитов и создания документов. Запись вебинара:

Тех моих читателей, кто хочет подробных объяснений ГОСТа, анализа сложных и спорных ситуаций в оформлении документов, решения конкретных вопросов, приглашаю на свои очные семинары в Самаре и Москве, а также предлагаю услугу корпоративного обучения (прямо в вашем офисе) группы сотрудников. Количество группы – от одного человека.

Статьи и консультации 2019 по кадровому делопроизводству на сайте www.kadrovik-praktik.ru

К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте.

Новый ГОСТ по оформлению документов

Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97 — 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» был утвержден Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст с датой введения в действие 1 июля 2017 года. Приказом от 25.05.2017 N 435-ст Росстандарт перенес дату введения ГОСТа на 1 июля 2018 года.

И совсем скоро новый ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 придет на смену ГОСТу Р 6.30 – 2003.

Напомним, какие новшества нас ожидают.

Новые реквизиты в документах

Отметим, что перечень реквизитов документа в новом ГОСТе Р 7.0.97-2016, который придет на смену ГОСТу 6.30-2003, в целом остался прежним. В этом вопросе поправки незначительны.

Так, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) не выделяются как отдельные реквизиты, а входят в состав справочных данных об организации.

Появились новые реквизиты:

— выделено в отдельный реквизит наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа);

гриф ограничения доступа к документу. Проставляется при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах;

наименование должности лица – автора документа. При этом ГОСТ 7.0.97-2016 в этом случае говорит не об указании должности в подписи. Этот реквизит используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

Изменения в оформлении «старых» реквизитов

Какие произошли изменения при оформлении «старых» реквизитов?

Изменения коснулись оформления такого реквизита как код формы документа. В соответствии с ГОСТом Р 7.0.97-2016 код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода. ГОСТ 6.30-2003 предписывал проставлять только код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Для оформления даты оставлено только два варианта: арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016 и словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г., исключив оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца.

Правила оформления реквизита «Адресат» в целом также остались прежними, за исключением расположения инициалов: в новом ГОСТе предусмотрено их расположение только после фамилии. Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина. Также новым ГОСТом Р 7.0.97-2016 определен порядок оформления при рассылке нескольким адресатам. Относительно почтового адреса ГОСТ Р 7.0.97-2016 говорит о том, что он может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами). Также он не указывается при отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте), а при необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Правила оформления реквизита «Гриф утверждения» дополнены порядком оформления при утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе: в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Относительно реквизита «Резолюция» уточнено, что резолюция содержит указание по исполнению документа (в то время как ГОСТом 6.30-2003 содержание поручения указывалось при необходимости). Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Реквизит «Заголовок к тексту»: допускается не составлять заголовок к тексту, если текст документа не превышает 4 — 5 строк (в ГОСТе 6.30-2003 наличие заголовка было «привязано» к формату бланка документа).

При оформлении реквизита «Текст документа» появилось ограничение уровней рубрикации текста (не должно быть более четырех), а в текстах документов допускается употреблять только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения. При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

Читайте так же:  Отменить запрет на въезд в рф. как проверить запрет на въезд в рф. когда в россии - семья

Реквизит «Приложение». Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает не только правила оформления отметки о приложении для писем (они практически не изменились), но и для распорядительных документов, чего в ГОСТе 6.30-2003 не содержалось. В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: . (приложение) или . (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: . (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

к приказу АО «Профиль»

от 15.08.2015 N 112.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

приказом АО «Профиль»

от 18.05.2015 N 67

Относительно оформления реквизита «Подпись» в новом ГОСТе Р 7.0.97-2016 отмечено, что подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). При этом если документ оформлен не на бланке, то в наименование должности включается наименование организации. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Появились правила для оформления подписи «И.О.» (исполняющего обязанности). При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

И.о. генерального директора Подпись И.О. Фамилия

генерального директора Подпись И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

Также в новом ГОСТе Р 7.0.97-2016 определен следующий порядок оформления отметки об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Отметка об исполнителе (фамилия, имя и отчество исполнителя, номер его телефона) может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Отметка о заверении копии, согласно новому ГОСТу Р 7.0.97-2016, оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Аналогичное правило есть и в ГОСТе 6.30-2003.

Но в новом ГОСТе есть дополнение: если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N . за . год») и заверяется печатью организации.

Также отметим, что ГОСТ 6.30-2003 допускал заверение копии документа печатью, определяемой по усмотрению организации (т.е. это могла быть и печать отдела кадров). Новый ГОСТ такого положения не содержит.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Прочитать данную публикацию полностью и ознакомиться с образцами документов, оформленных по новому ГОСТу, можно будет в июньском номере журнала «Кадровик-практик» (график выхода журнала — последний день месяца).

  • Полезные, практичные, грамотные советы и подсказки по самым разным темам всегда будут у Вас под рукой.
  • Анализ сложных вопросов Вы получите в доступной форме.
  • Что делать в связи с последними изменениями в законе Вам расскажут.
  • Подписчикам доступны: журналы периода подписки, архив материалов за прошлые годы, удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству (пошаговые инструкции, образцы и бланки документов, консультации и др.), «Книжная полка», курс основ кадрового делопроизводства, все тесты и другие полезные ресурсы. Цена подписки народная —
Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Наш телефон: 8(8442)989899, 8-917-338-98-99

Источники


  1. Скурихин, А.П. Испанско-русский юридический словарь: моногр. / А.П. Скурихин. — М.: Русский язык — Медиа, 2014. — 552 c.

  2. Смолина, Л. В. Защита деловой репутации организации / Л.В. Смолина. — М.: Дашков и Ко, БизнесВолга, 2010. — 160 c.

  3. Троицкий, Н. А. Корифеи российской адвокатуры: моногр. / Н.А. Троицкий. — М.: Центрполиграф, 2015. — 416 c.
  4. Сокиркин В. А., Шитарев В. С. Международное морское право. Часть 6. Международное морское экологическое право; Издательство Российского Университета дружбы народов — Москва, 2009. — 224 c.
  5. Филиппова Е. С. Жилищное право России; Юркомпани — Москва, 2009. — 328 c.
Когда вводится новый гост 7.0 97. требования к оформлению документов по охране труда и дррр. что изм
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here