Инструкция, как заверить трудовую книжку по новым правилам. чтобы сведения были полными, нужно иметь

Новая процедура заверения трудовой книжки с 1 июля 2019

При необходимости предоставления сведений из трудовой книжки работник обязан запросить ее копию у своего работодателя. Оригинал книжки всегда хранится в организации, где работает ее владелец. Выдача оригинала допускается только для предоставления его в Соцстрах. Кроме этого государственного органа никто не имеет право требовать подлинник книжки, если человек трудоустроен.

Я являюсь предпринимателем, и мне часто приходится выдавать копии книжек своим сотрудникам. С 1 июля были введены новые правила заверения, которые необходимо знать и соблюдать каждому работодателю. И в этой статье я расскажу вам, в чем заключаются новые изменения.

Новые правила

Основным отличием при заверении копии стало появление новой обязательной записи. Она должна содержать сведения о том, где хранится оригинал книжки. Как правило, здесь указывают следующие места хранения:

  • сейф бухгалтерии;
  • архив отдела кадров;
  • личное дело сотрудника с определенным номером.

Если вы храните в другом месте, укажите, где именно находится книжка сотрудника, с которой вы сделали копию. В остальном порядок заверения не изменился и остается прежним. Но отсутствие новой обязательной надписи делает копию недействительной.

[3]

Основные правила

Порядок заверения копии книжки установлен специальным ГОСТом, которого должны придерживаться все работодатели. Им предусмотрено 2 различных варианта, как можно заверить этот документ:

  1. Заверяется каждая страница копии.
  2. Все копии сшиваются вместе и заверяются с задней стороны на прошивке.

Снимать копии необходимо со всех листов книжки, где имеются записи, даже тот лист, где только содержится информация о ее собственнике. Смотрите, чтобы копии делались четко, и можно было разглядеть индивидуальный номер книжки, а также ее содержимое.

Запись о заверении включает в себя следующие составляющие:

  1. Словосочетание «Копия верна» или слово «Верно».
  2. Должность сотрудника, заверяющего данный документ.
  3. Его ФИО и подпись.
  4. Дату заверения.
  5. Печать организации. Она обязательна во всех случаях, если компания использует ее. Но законодательством предусмотрено право организаций не пользоваться печатью. В этом случае требуется написать словосочетание «Верить без печати».

В случае с заверением каждой копии, данный перечень содержимого должен присутствовать на каждой странице, где сделана копия. Если вы прошили все копии в один документ, их необходимо пронумеровать. Запись делается только на оборотной стороне, где закреплена шнуровка. Дополнительно потребуется указать количество вшитых страниц.

Кроме этого важно поставить надпись о том, что человек работает по сегодняшний день. Отсутствие этой записи делает копию недействительной. Она ставится на ту страницу, где отксерокопирована последняя запись работодателя, либо в то место, где прошит и пронумерован общий документ из копий.

Также надо не забыть поставить новую запись о месте хранения оригинала книжки.

Более подробно об этом вы можете посмотреть в представленном видео.

Частые ошибки

Изменение законодательства обязаны знать не только должностные лица, выполняющие данную работу с документами, но и сами сотрудники. Потому что именно они делают запрос на получение копии. И в случае неправильного оформления документа им придется повторно предоставлять исправленный вариант. Чтобы этого избежать, лучше сразу проверить правильность заполнения. К наиболее частым ошибкам относят:

  1. Заверение не всех копий, если они не прошиты в один документ. Иногда могут оказаться пропущенными несколько страниц по невнимательности. Или они будут содержать не полный комплект реквизитов о заверении. Например, может быть пропущен штамп или подпись.
  2. Постановка оттиска печати на пустое место на странице. Штамп должен попадать на часть самой копии непосредственно.
  3. Заверение документа неуполномоченным на это лицом. Законодательством РФ установлен определенный перечень лиц, которые обладают данным правом. К ним относятся руководители или сами предприниматели, а также сотрудники бухгалтерии или отдела кадров. Иные лица не должны иметь отношения к личным делам сотрудников.
  4. Отсутствует надпись о том, что человек продолжает работать до сегодняшнего дня. Очень важно, чтобы такая надпись стояла, потому что человек может быть трудоустроен несколько лет назад, и данная копия не гарантирует, что он не был уволен сегодняшним числом.
  5. Отсутствует новая обязательная запись о месте хранения книжки. Если ее не будет, копия не будет принята запрашиваемым учреждением.

Обратите внимание на эти моменты, если вы самостоятельно заверяете данный документ. И также проверьте наличие всех обязательных реквизитов, если вы являетесь получателем копии вашей книжки.

Ответственность

Все книжки сотрудников работодатель обязан хранить в своей организации. Выдавать подлинник документа он не имеет права, так как несет за него ответственность. Единственным исключением, предусмотренным ст. 62 ТК, является Соцстрах. Этот орган имеет право требовать предоставления оригинала книжки, и работодатель обязан будет ее выдать. Но работник должен вернуть ее не позднее 3 дней после получения обратно от Соцстраха.

В случае нарушения данного законодательства на организацию и руководителя может быть наложена административная ответственность. За данное правонарушение предусмотрен штраф 5000 рублей для должностного сотрудника, 30-50 тысяч рублей для самой организации. Кроме этого в случае утери оригинала книжки, работодатель должен будет ее восстановить. На это ему предоставляется 15 дней.

Однако процедура восстановления не всегда бывает простой. Это связано с тем, что нельзя просто вписать данные, ничем не подтвержденные документально. Поэтому сам сотрудник должен будет оформить запрос в ПФР или архив, либо к предыдущим работодателям, чтобы они представили справки, подтверждающие имеющиеся записи в книжке ранее. Если документальных свидетельств об этом не будет, работодатель не сможет внести данные записи. Тогда он только пропишет имеющиеся у него сведения и поставит общий стаж человека.

Рекомендации

Копия книжки может понадобиться вам во многих жизненных ситуациях, поэтому необходимо контролировать, правильно ли вам вносят записи в саму книжку. Это можно сделать путем регулярного получения копии книжки после каждого нового внесения записи. Таким образом, вы сможете увидеть, как ведется ваша книжка, и будете иметь ее заверенную копию на случай ее утраты.

При наличии заверенной копии любой работодатель легко восстановит вам дубликат книжки. Помимо этого я рекомендую:

  1. Заведите привычку хранить все контракты, а также иные документы, подписанные работодателями на протяжении всей вашей жизни. В любой момент они смогут подтвердить вашу трудовую деятельность.
  2. Храните актуальную копию книжки у себя дома. Так как бывают различные ситуации, когда книжка может оказаться утерянной или испорченной.
Читайте так же:  Переоформление транспортного средства. сколько стоит переоформить машину документы для переоформлени

На основании сведений, полученных из копии книжки можно получить различную информацию о:

  • вашей общей деятельности в течение жизни;
  • о должностях и карьерном росте;
  • о потенциальном уровне дохода, который сейчас имеется на последнем месте работы;
  • о надежности человека, как плательщика, если он редко меняет место работы;
  • о дисциплине обладателя книжки, так как при увольнении прописывается причина.

Все эти сведения содержатся в записях в книжке. Именно для этого она и требуется при оформлении кредита, льгот, при получении визы в другие страны. Поэтому нужно понимать значимость этого документа и следить за тем, чтобы ваша копия книжки содержала только положительную информацию о ее владельце, а также была оформлена правильным образом.

Как заверить трудовую книжку если много листов по новому

Постановления Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст, лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату. Эта заверительная надпись должна захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их.

  • Отсканировать (распечатать) необходимо все заполненные листы трудовой книжки или иного документа, включая титульный. Каждый лист копии должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если распечатка или ксерокопия выполнены с обеих сторон листа, его могут не принять. Текст после печати должен быть четким и хорошо читаемым.
  • Заверение копии трудовой книжки и любого другого документа можно осуществить двумя способами: постранично или комплектом. В первом случае заверительная надпись и печать компании проставляются на каждом листе копии.

Как заверять копии трудовой книжки с 1 июля 2018

  1. Для чего нужно заверять трудовую книжку
  2. Правила заверения, оставшиеся неизменными
  3. Законодательное обоснование новых правил
  4. Этапы заверения копии трудовой книжки
  5. Распространенные ошибки при заверении
  6. Заверение книжки для банковского учреждения

В 2018 году вводятся новые правила, касающиеся заверения трудовых книжек. Их нужно обязательно учесть кадровому отделу компании. Если правила не будут использоваться, заверенная копия будет считаться недействительной.

Для чего нужно заверять трудовую книжку Заверяются записи в книжке, ее ксерокопии. Обычно потребность в заверении возникает при взаимодействии с банком, кредитной организацией.

С 1 июля новые правила по трудовым книжкам

Она образуется в рамках следующих потребностей:

  • Подтверждение источника дохода заемщика.
  • Подтверждение того, что человек сможет вернуть заемные деньги.
  • Взыскание долга с зарплаты заемщика.
  • Подтверждение информации, изложенной в анкете.
  • Установление, часто ли человек меняет места работы.
  • Установление причин расторжения трудового соглашения с прошлых мест работы.

Заверенную копию может запросить отдел ОФМС при предоставлении загранпаспорта. Представители ОФМС просматривают места работы человека за последние 10 лет. Нужно отметить, что необходимость в предоставлении копии ТК сотрудникам ОФМС отменена приказом МВД.

Но некоторые отделы запрашивают этот документ. Кроме того, иногда заверенная бумага требуется при получении визы. Копия может запрашиваться кадровым отделом фирмы, в которую устраивается сотрудник.

Как заверить копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года

На ней, в конце документа должна быть указана такая информация:

  1. Номер записи.
  2. Предложение – «Работает по настоящее время».
  3. Должность специалиста.
  4. Инициалы должностного лица.
  5. Дата заверения.

[1]

Важно: обязательно должна стоять печать учреждения, компании, в которой вы работаете. Также на копии каждого разворота, под ним, на листе должны быть:

  1. Прописаны слова, которые оформляются без кавычек, – «Копия верна».
  2. Указаны инициалы специалиста.
  3. Вписана должность лица, заверяющего документ.
  4. Стоять подпись кадрового специалиста.
  5. Дата.


Чаще всего встречаются ошибки, связанные с неправильной постановкой печати. Она должна проставляться в специально-отведенном месте.
Например, как здесь: Общая схема заверения трудовой книжки такова: Придерживайтесь его при оформлении выписки.

Инструкция, как заверить трудовую книжку по новым правилам

Если исправите эти ошибки прежде, чем их найдут налоговые инспекторы, избежите штрафа по статье 126.1 НК РФ. Полную таблицу со всеми ошибками и 100 решений для заполнения 6-НДФЛ за полугодие найдете в курсе Отчетность в Школе. Получить доступ Срок действия копии трудовой книжки Как правильно заверить копию трудовой книжки, образец которой дан выше, мы рассказали.

Не стоит увеличивать масштаб.

  • Если вы сделали скан, то не рекомендуют распечатывать картинку, так как может измениться размер.
  • Обязательно должны быть указаны все реквизиты, стоять печать и подпись.
  • В выписке также указывают, кем работает заявитель. Достаточно написать «Работает по настоящее время/момент в должности…».
  • Заметьте, действует такая выписка всего лишь 1 месяц. Если вдруг работник уволился в этот период, устроился на новую работу, то копия будет недействительной.

Приведем пример: гражданин Занков обратился в банк за займом. Ему необходимо было предоставить документы: паспорт, копию трудовой книжки, справку с места работы о размере заработной платы. Сделав заверенную копию и подав документы в банковскую организацию, спустя неделю Занков уволился.

В трудовую книжку внесли соответствующую запись и документ выдали на руки.

Как заверить трудовую книжку если много листов по новому

Желательно оформлять реквизиты шрифтами: Times New Roman, размер 13–14; Arial, размер 12–13; Verdana, размер 12–13; Calibri, размер 14. Текст документа следует печатать через один-полтора интервала с абзацным отступом 1,25 см. В письмах рекомендуется использовать фразы делового этикета: вступительное обращение «Уважаемый» и заключительную этикетную фразу «С уважением».

    Отметка об исполнителе. Включает фамилию, имя, отчество полностью, номер телефона.

В назначенное время Занкову была назначена консультация с банковским сотрудником. Явившись в банк, Занков предоставил оригинальные документы для сверки. Оказалось, что теперь заверенная выписка трудовой книжки была недействительной.
Гражданину потребовалась обращаться к услугам нотариуса, чтобы вновь заверить документ. Как заверить копию или выписку трудовой книжки правильно – обязательные реквизиты, подпись и печать Помните, что не всегда заверенные копии принимают. Случается так, что специалист отдела кадров не в то место поставил печать, и гражданин получает из-за этого отказ. Чтобы не случалось конфузных ситуаций, и документы не приходилось переделывать, следует правильно заверять выписку. Рассмотрите внимательно полученную копию.
Однако неправильно заверенная копия не будет иметь юридической силы. Заверение книжки для банковского учреждения В большинстве случаев копия трудовой книжки запрашивается именно банком или кредитным учреждением. Составляться она будет по стандартным нормам. Но есть некоторые нюансы, на которые нужно обратить внимание:

  • Рекомендуется ставить отметку не «Копия верна», а «Верно». Именно подобная формулировка оговорена в ГОСТ.
  • Текст трудовой книжки должен быть разборчивым, легко читаемым.
  • Недостаточно поставить подпись заверяющего лица. Нужно обязательно дополнить ее должностью и ФИО этого лица.
  • Обязательно должна стоять отметка о нахождении оригинала книжки.
  • Желательно представить копию в виде отдельных листков, каждый из которых правильно заверен.
Читайте так же:  Приказ о расторжении договора. нужна ли печать на приказе об увольнении. приказ об увольнении

У каждого банка могут быть свои требования. Желательно уточнить их в самом учреждении.

Обычно специалист делает копию первого листа, где содержится информация о личности гражданина, и дополнительных листов книжки.

  • Ожидание и получение заверенной копии. При письменном обращении, отсчитайте 3 рабочих дня. Именно после этого времени вы сможете получить заверенную копию документа у должностного лица (пункт 7 Постановления Правительства РФ под номером 225, утвержденного 16 апреля 2003 года).
  • Не забудьте обговорить с нотариусом, сколько будут подготавливать документ. Возможно, вам заверят выписку из книжки в день обращения.

Заверение копии трудовой книжки или выписки из неё работнику для предоставления кредита в банке – о чем необходимо помнить? Чаще всего трудовую книжку заверяют, чтобы получить в дальнейшем потребительский кредит в банковской организации. Конечно, есть системы «двух документов» для получения займа, в которых не требуют заверять этот документ.

Какова ответственность за подделку трудовой книжки

Подделка трудовой книжки относится к серьезным правонарушениям. Ее целями становятся: получение пенсии за счет указания большего стажа, поступление на более престижную работу, сокрытие неприятных фактов, которые могут лишить человека возможности занимать определенную должность. Ответственность за подлог несут как работники, так и работодатели, в обязанности которых входит проверка всех документов при трудоустройстве специалистов.

Выявление подделки может повлечь за собой не просто увольнение по статье ТК РФ, но даже штраф и в крайних случаях — тюремное заключение.

Ответственность за фальсификацию трудовой книжки

Ответственность за подделку ТК устанавливается ст. 327 УК РФ. Законом предусмотрены административные и уголовные меры пресечения за такие деяния. Работодатель, допустивший зачисление в штат сотрудника по недостоверным документом, карается штрафами. Уголовная ответственность по ст. 327 УК РФ наступает при доказательстве фактов изготовления, сбыта, использования подделок, чтобы получить личную выгоду.

В зависимости от целей, которые преследовал правонарушитель, ответственность может наступать и по другим статьям УК РФ:

  1. За мошенничество с документами при трудоустройстве — по ст. 159 УК РФ. Возможные наказания для лиц, получающих пенсию, иные разновидности льгот и пособий по подложному документу: штраф до 120 000 руб., до 2 лет принудительных работ или тюремного заключения. Если в фальсификации участвовало должностное лицо, ему грозит штраф до 500 000 рублей, до 6 лет тюремного заключения или до 2 лет принудительных работ.
  2. За служебный подлог с участием должностного лица — по ст. 292 УК РФ. Наказания: штраф до 200 МРОТ или в объеме двухмесячного заработка, 180-240 часов обязательных работ, до 2 лет тюремного заключения или исправительных работ.
  3. За фальсификацию и сбыт поддельных документов — по ч. 1 ст. 327 УК РФ. Карается арестом до 6 месяцев, принудительными работами, двухлетним ограничением или лишением свободы.

Ответственность работодателя

Работодатель, принявший в штат сотрудника с недостоверным документом, всегда привлекается к ответственности.

Не имеет значения, сделал он это сознательно или по халатной невнимательности. Закон требует, чтобы любая организация проверяла документы сотрудников перед заключением с ними трудовых договоров.

Степень вины работодателя учитывается при выборе административных или уголовных мер пресечения. Если он халатно отнесся к проверке документов, за это нарушение полагается штраф от 1 000 до 2 000 рублей. Выдача заведомо поддельного удостоверения или создание подложных записей грозит более суровым наказанием, вплоть до тюремного заключения.

Ответственность работника

Фальсификация ТК для трудоустройства относится к правонарушениям с предоставлением заведомо ложной информации. Выявив такой факт, работодатель вправе отказать человеку в трудоустройстве. Если он уже зачислен в штат, уволить его можно по ст. 81 ТК РФ. Только для этого нужно дождаться решения суда, который должен установить виновность работника.

Кстати говоря! В судебной практике рассматриваются любые случаи фальсификации, включая удаление записи про увольнение по статье, указание большего стажа для устройства на определенную должность и полностью недостоверную ТК, в которой подложны все записи, вкладыши и печать.

Если появляются доказательства совершения правонарушения, работника не только лишают работы, он также несет административную или уголовную ответственность. Если человек просто пользовался подложной ТК, ему могут выписать штраф на сумму до 80 000 рублей, но ч. 3 ст. 327 УК РФ также допускает назначение до 2 лет принудительных работ. Логика законодателей следующая: хотя работник сам не создавал подделку, на ее основании он трудился либо получал пособия, то есть материальную выгоду.

Если доказывается, что сотрудник непричастен к оформлению подделки и все записи соответствуют действительности, он может оставаться на своей должности. Для этого работодатель должен оформить ему новую трудовую книжку. Согласно ст. 65 ТК РФ, в таком случае работник должен собрать документы о деятельности у своих предыдущих работодателей и написать заявление с указанием того, что бланк имеющегося документа — неустановленной формы.

Как отличить подделку

Трудовая книжка – документ государственного образца с определенными параметрами. Поэтому выявить подделку можно по:

  1. Несоответствию номера госстандарту или его отсутствию на документе.
  2. Неправильному числу страниц.
  3. Наименованию типографии (трудовые книжки печатаются только на Гознаке).
  4. Выявлению несоответствия в одной из записей.

Серия и номер

Это самый надежный способ проверки подлинности документа. Серия каждой трудовой книжки строго соответствует нормативу и году выпуска.

Характеристики номерных знаков книжек старого образца (1977 г.):

  1. Единый номер указывается через каждые 4 страницы: на 1, 5, 9 и так далее до 37 стр. Всего 10 номеров.
  2. Номера на всех страницах должны быть идентичными.
  3. Цвет номеров – красный.

Несколько отличаются характеристики номерных знаков у книжек нового образца (2003 г.):

  1. Единый номер и серия указываются на 1, 3, 9, 15, 19, 23, 27, 31, 33, 37, 39 стр. Всего 11 номеров.
  2. Все серии и номера должны быть абсолютно идентичными.
  3. Цвет серий – черный, а номеров – красный.

Важно! Идентификаторы присваиваются документам по годам издания. Это значит, что книжки одного образца печатались в разное время. Можно сравнить несколько документов между собой: номерные знаки должны различаться в соответствии с хронологией.

В России утверждена следующая форма трудовой книжки:

[2]

  1. Твердая обложка из бумажного винила, у новых книжек – из тканевого винила, коленкора. У старых образцов обложка может быть картонной.
  2. Обязателен титульный лист, где указываются основные данные сотрудника.
  3. Вид страниц – табличный с разлиновкой для указания информации о работе.
  4. На обложке присутствует наименование документа и герб СССР или России (зависит от образца).
Читайте так же:  Уведомление о расторжении трудового договора образец бланк. уведомление о расторжении срочного трудо

Водяные знаки

Страницы пронумерованы, поэтому легко выявить, все ли они присутствуют в документе. Также должны иметься водяные знаки для защиты от подделок. В старых книжках на заключительных страницах должны просматриваться неоднородные линии. В новых защита более замысловатая: на просвет можно увидеть двухцветный знак, а на листах имеется разновидность сетки.

Типография

Видео (кликните для воспроизведения).

В конце книжки на нижней строке указано название отпечатавшей ее типографии. На документах старого образца значится «Гознак 1974», на современных – «МПФ Гознака 2003».

Подделка записи в трудовой

При проверке документа некоторые записи могут показаться недостоверными. Доказательствами являются:

  1. Запись, не соответствующая установленной форме, Инструкции и Правилам.
  2. Наличие помарок, которые не допускает ТК РФ.
  3. Отсутствующая или не удовлетворяющая нормативным требованиям печать организации.

Запись подделана самим работником

Заподозрив недостоверность записи в трудовой, работодатель вправе подать заявление в органы правопорядка. Нередко соискатели самостоятельно приписывают себе больший стаж, стремясь получить престижную работу. Если это выяснится после трудоустройства, будет доказана вина сотрудника, его уволят по ст. 81 ТК РФ. Также он будет привлечен к ответственности за совершенный подлог.

Важно! Увольнение без исследования обстоятельств подлога незаконно. Пострадавший сотрудник сможет оспорить действия работодателя в суде и восстановиться в должности.

Работник ничего не знал о поддельной записи

Иногда руководители вносят подложные записи в ТК. Например, забывают про печать или ставят ее неаккуратно – так, что она смазывается. Либо вносят записи в произвольной форме, игнорируя установленные инструкции. Если доказан факт того, что сотрудника ввели в заблуждение, его нельзя уволить по статье. Ответственность за подделку с сотрудника снимается. Работодатель должен завести ему новую трудовую книжку либо запросить ее дубликат.

Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки

Без заявления — никаких документов

Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки


Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения за трудовой. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.

Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно. Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.

Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки

Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.

Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.

Образец: как заверить трудовую книжку по действующему ГОСТу

Частые ошибки

Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.

На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?

  • Из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно поставить печать так, чтобы она не мешала.
  • Сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит.
  • Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия.
  • При внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ могут признать недействительной и вернуть человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист нужно заново отсканировать, распечатать, внести верные сведения.
  • Не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.

Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

Где еще можно получить заверенную копию трудовой книжки

До сих пор мы рассматривали ситуацию, когда человек работает, и его трудовая книжка находится у работодателя – в отделе кадров или бухгалтерии, если она занимается кадровой документацией. Но если гражданин безработный, трудовая книжка у него на руках, и ему нужна заверенная копия, он должен обратиться к нотариусу. Дополнительно нужно прихватить паспорт. В нотариальной конторе можно заверить копию трудовой и работающему человеку. Для этого он просит у работодателя документ под расписку, а затем возвращает его.

Читайте так же:  Что не имеет права делать президент россии. на что не имеет права охранник родственники-подчинённые

Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает.

Но учтите, что нотариус может делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут. Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом может заверить трудовую книжку. Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию.

Услуги нотариуса всегда платные. Стоимость лучше уточнить в конкретной нотариальной конторе.

Сколько действует копия

На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока можно предъявлять заверенную работодателем или нотариусом копию трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях могут быть определенные требования. Обычно «срок годности» документа – не более 30 дней. При обращении за крупными суммами могут потребовать копию, подготовленную в течение 3–14 дней.

Обратите внимание, если в трудовой книжке появилась новая запись, то скопированный экземляр, сделанный ранее, уже не считается действительным. Его надо переделывать.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Трудовая книжка является одним из главнейших документов, фиксирующих трудовые отношения. Она содержит важную информацию о профессиональном «багаже» работающего гражданина, заслуженных поощрениях, а также о причинах его увольнения с предыдущих должностей. Обязанность по ее заполнению лежит на работодателе, а хранится этот документ в кадровой службе, с возможностью выдачи на руки только увольняемым работникам.

Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.

Рассмотрим, как правильно осуществить эту процедуру и не допустить некоторых распространенных ошибок, чтобы полученная копия действительно была актуальной по месту предоставления.

Зачем может понадобиться копия трудовой

Документ, свидетельствующий о последовательной официальной занятости человека, может понадобиться ему не только при трудоустройстве на основное место работы. Перечень причин необходимости получить копию может быть весьма обширным:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Закон не ограничивает ситуации, в которых то или иное учреждение может потребовать у человека копию его трудовой. Все зависит от конкретной ситуации и цели.

Кто вправе заверять трудовую книжку

Далеко не любое должностное лицо имеет право производить эту процедуру. Ответственность за хранение и выдачу трудовой книжки законодательно лежит на работодателе, поэтому без его подписи и официальной печати, проставленных на каждой странице, копия не будет действительной. На некоторых предприятиях эти полномочия могут быть делегированы главному бухгалтеру или специально уполномоченному руководителем кадровому сотруднику.

Алгоритм заверения трудовой: шаг за шагом

Чтобы произвести процедуру заверения копии трудовой, не отклоняясь от требований Трудового Кодекса РФ, а также, чтобы копия была гарантированно принята в нужной инстанции, необходимо соблюдать ряд важных нюансов.

  1. Обращение за заверением. Закон не предусматривает письменной просьбы – заявления о предоставлении требуемой копии. Достаточно устного обращения в отдел кадров, в бухгалтерию или прямо к руководству. Но в крупных компаниях с разветвленной структурой может быть принят порядок письменного обращения. В этом случае его нужно адресовать на имя начальника отдела кадров либо же генерального директора. Копию должны выдать не позже, чем в трехдневный срок.
  2. Подготовка копии. Не имеет значения, каким образом будет снята копия с документа. Чаще всего используется ксерокс, но можно применить сканер, фотографию или распечатать текст из книжки на компьютере. Последний способ особенно удобен тогда, когда записи в книжке сделаны не вполне разборчивым почерком или не получается качественный ксерокс. Разрешается даже сделать выписку от руки.

ВНИМАНИЕ! Не всегда нужно копировать каждую страницу книжки, ведь иногда требуется информация лишь об определенном периоде трудоустройства. Тем не менее копия титульного листа с личными данными сотрудника обязательна во всех случаях.

  1. На всех страницах копии поставляется отметка «Верно» или «Копия верна».
  2. После записи «Верно» заверяющее лицо отмечает свою должность и подписывается, расшифровывая фамилию.
  3. Тут же проставляется дата заверения.
  4. Каждая страница заверенной копии скрепляется печатью организации. Печать должна находиться не на пустой части листа, а располагаться так, чтобы хотя бы частично задевать текст копии.

ВАЖНО! Получив на руки копию, сотрудник должен убедиться в правильности заверения (наличии отметки, подписи и печати на каждой странице либо наличие шнуровки и нумерации страниц), чтобы при необходимости своевременно внести корректировки. Несмотря на максимально отведенный срок в три дня, в большинстве организаций принято заверять копии трудовой прямо при работнике.

Отказ работодателя предоставить заверенную копию или допущенные отклонения от формы являются законодательными нарушениями.

Альтернативный способ заверения копии

Можно воспользоваться еще одним вариантом заверения, разрешенным законом. Он не требует специальных отметок на каждом листе копии, а только на последнем. При этом дубликат должен быть сброшюрован (прошит), а каждый его лист пронумерован. На шнуровку, выведенную на последнюю страницу, наклеивается прямоугольник из белой бумаги, на котором и ставится подпись и печать уполномоченного лица (печать должна затрагивать и часть листа копии), а также наносится информация о количестве сброшюрованных листов.

Для такого варианта заверения копию нужно выполнить на листах формата А4, причем каждая страница оригинала должна занимать отдельный лист.

К СВЕДЕНИЮ! В некоторых организациях, например, в банках, может существовать свой порядок, требуемый для удостоверения подлинности дубликатов. Рекомендуем сначала обратиться за инструкциями и образцом в учреждение, куда будет предоставляться копия документа.

Где заверить копию трудовой неработающим

Трудовая книжка у вас, а не у работодателя, но вам по какой-то причине необходима заверенная копия. Куда обратиться гражданину, в данный момент официально не трудоустроенному или уже являющемуся пенсионером? Заверить «дубль» своего трудового документа установленным образом он вправе:

  • у последнего нанимателя, если тот согласен (в конце копии уполномоченное лицо укажет причину, по которой человек больше не является сотрудником данной организации);
  • у любого нотариуса (они уполномочены удостоверять копии любых документов при наличии оригинала, содержание при этом не проверяется).
Читайте так же:  Какой надо платить штраф за просроченный паспорт и можно ли его избежать. если просрочил замену пасп

Не допускайте этих ошибок

Самые распространенные ошибки, могущие свести на нет действительность заверенного дубликата или выписки из трудовой книжки:

  • отсутствие копии титульной страницы с личными данными;
  • наличие отметки «Копия верна», подписи, даты и печати не на всех страницах копии (для утраты актуальности достаточно отсутствия любого из этих элементов);
  • в сброшюрованном варианте не указано количество листов копии;
  • печать не захватывает текста копии, а стоит на пустом поле под ним.

ВНИМАНИЕ! Копия станет недействительной спустя месяц после выдачи, а также в том случае, если в оригинал в течение этого месяца были внесены дополнительные записи. Исключение составляет нотариально заверенная копия – ее срок действия неограничен.

Как заверять копии трудовых книжек по новым правилам

Для чего нужна копия

Трудовая книжка подтверждает стаж работы и факт трудоустройства. Второе требуют подтвердить банки для выдачи кредита заявителю, службы социальной поддержки при оформлении субсидий и пособий, а первый вариант могут запросить в ПФР. Возможно, потребуется заверенная копия для трудоустройства (образец, как заверить копию трудовой книжки 2019, покажем в статье).

Если вы работаете, то заверение может осуществить сотрудник отдела кадров или иное уполномоченное приказом по предприятию лицо, например, юрист или бухгалтер. При их отсутствии — руководитель. Копия предоставляется в трехдневный срок без взимания платы. Для безработных подлинность подтвердит нотариус (за деньги). Что для этого понадобится, мы рассказали ниже.

Где прописан порядок заверения

Процедура заверения копии трудовой достаточно проста. Для начала снимаются копии с заполненных листов, затем вносится запись «верно», далее указываются данные лица, осуществившего запись, и дата. Ниже приведен образец заверения трудовой книжки, с 2018 года произошли небольшие изменения.

Расскажем о новых правилах удостоверения подлинности документа, подтверждающего стаж. Ниже можно посмотреть образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем 2019.

Как заверять с 01.07.2018

Обратимся к ГОСТу Р 7.0.97-2016. Его планировали ввести в действие с 01.07.2017, но перенесли на год. Новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018 вступили в силу. Основное отличие — особенности заверения будут зависеть от цели. Их две: для внутреннего обращения или для сторонней организации.

Рассмотрим первый вариант.

Он не отличается от текущего варианта, в копии по-прежнему указываются:

Второй вариант отличается наличием дополнительной фразы, указывающей на место хранения трудовой книжки в оригинале. Фраза может звучать так: «Оригинал хранится в отделе кадров МУДО ДЮСШ Аллюр». Если бы речь шла не о трудовой книжке, то по правилам следовало бы указать номер дела, в котором хранится подлинный экземпляр.

Так как с 2015 года акционерные общества и ООО не обязаны иметь печать, то и заверять копии трудовой ею необязательно. Если же печать имеется, то к ее расположению предъявляются определенные требования (согласно новому ГОСТу):

  • заверять копии необходимо только печатью организации;
  • она не должна перекрывать подпись заверившего лица;
  • не должна захватывать подпись удостоверяющего;
  • может заходить на наименование должности, если не хватает места;
  • должна ставиться в специально отведенное место в пометкой МП — «Место печати» (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Способы заверить копию трудовой книжки

Существуют два варианта:

Те, кто работает, обращаются с заявлением в отдел кадров, где хранится оригинал. Выдать ксерокопию также может и бухгалтер, если в его зоне ответственности ведение кадрового документооборота (образец, как правильно заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года, представлен в нашей статье). Так часто бывает в небольших организациях, где отсутствует отдел кадров. Копию трудкнижки выдадут в течение трех дней после подачи заявления. Отказать не имеют права.

Если же человек временно не работает, то ему следует обратиться к нотариусу. Понадобится предъявить паспорт и саму трудовую книжку. Нотариус сам отксерокопирует нужные страницы, проставит на них печати и подписи.

Сколько действует копия

Как правило, заверенная работодателем копия трудкнижки действительна в течение одного месяца. Если же копия заверена нотариально, то она действительна неограниченное время. Это правило и образец, как заверить трудовую книжку, актуальны по настоящее время 2019 год.

При этом имейте в виду, что если в оригинал трудовой книжки внесли какие-то записи или изменения, то любая копия, в том числе и нотариальная, автоматически становится недействительной, независимо то того, когда заверена.

Частые ошибки при заверении

Одна из самых распространенных ошибок — печать организации захватывает текст и подпись кадровика. Это неправильно.

Также в копиях недопустимы ошибки, помарки или исправления.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Если документ оформлен неправильно, то его не примут, так как посчитают недействительным. Чтобы исправить ошибку, нужно заново отсканировать испорченные страницы и заверить их правильно (как заверить копию трудовой книжки в 2019 году, мы рассказали).

Источники


  1. Фаградянц, И. Немецко — русский словарь — справочник. Переписка с официальными лицами и учреждениями: структура письма, образцы обращений, примеры писем; М.: ЭТС & Polyglossum, 2011. — 208 c.

  2. Дворянкин, О. Защита авторских и смежных прав. Ответственность за их нарушение / О. Дворянкин. — М.: Весь Мир, 2015. — 464 c.

  3. Зашляпин, Л. А. Основы теории эффективной адвокатской деятельности. Прелиминарный аспект / Л.А. Зашляпин. — М.: Издательство Уральского Университета, 2015. — 568 c.
  4. Саблин, М. Т. Взыскание долгов. От профилактики до принуждения. Практическое пособие / М.Т. Саблин. — М.: КноРус, 2014. — 416 c.
  5. Сю, Эжен Жертва судебной ошибки / Эжен Сю. — М.: Новелла, 2016. — 416 c.
Инструкция, как заверить трудовую книжку по новым правилам. чтобы сведения были полными, нужно иметь
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here