Бланк приказы и приложения к ним. приказы. процедура регистрации требует указания

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Порядок подготовки, согласования и издания

Хотя инструкция по делопроизводству и не является обязательной, она помогает оптимизировать документооборот на бюджетном предприятии и существенно облегчить жизнь его структурным подразделениям. О том, как правильно оформить и издать утверждающий приказ, вы узнаете из статьи.

Локальный нормативный акт, о котором идет речь, регламентирует правила работы с организационно-распорядительной документацией. Как внутренний документ, он должен отвечать следующим требованиям:

  • не ухудшает положение работников;
  • носит обязательный характер;
  • согласован с заинтересованными лицами.

Создание локального акта компании состоит из следующих этапов:

  1. Подготовка (включает в себя изучение методических и справочных материалов, опрос начальников отделов и подготовку проекта).
  2. Написание текста распоряжения.
  3. Согласование с заинтересованными сотрудниками (составляется специальный журнал ознакомления).
  4. Утверждение.
  5. Введение в действие.

Как и любое другое предписание, памятка по документообороту утверждается руководителем бюджетной организации и вводится в действие соответствующим распоряжением.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Действующее законодательство не устанавливает унифицированную форму, можно использовать бланк, который разработан в бюджетной организации. Тем не менее, правила документооборота предусматривают определенные реквизиты, которые должны обязательно присутствовать в тексте:

  • наименование организации;
  • название документа, его номер и дата издания;
  • текст распоряжения;
  • подписи руководителя и сотрудников.

При этом текст можно условно разделить на три пункта:

  • указание о введении правил;
  • предписание ознакомить с ней всех заинтересованных лиц;
  • назначение лица, ответственного за контроль исполнения (обычно это сам руководитель бюджетной организации).

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Помните, что в качестве приложения к распоряжению прилагается сама инструкция по делопроизводству, о чем следует сделать отметку в первом пункте приказа.

Приказ, распоряжение (по основной деятельности)

Приказ – это правовой акт, который создается единолично руководителем организации (лицом, исполняющим его обязанности), в целях разрешения вопросов основной деятельности или по личному составу.

Распоряжение – это правовой акт, который издается руководителем организации преимущественно по оперативным вопросам деятельности организации, в том числе по вопросам, связанным с организацией по исполнению приказов, инструкций и др. нормативно-правовых актов, доведения решений руководства до работников структурных подразделений.

Чем отличается приказ от распоряжения? Распоряжение отличается от приказа тем, что не подразумевает беспрекословного подчинения и исполнения, а является всего лишь указанием наиболее подходящей формы действия, решения. Таким образом, если отвечать еще более понятным и простым языком, приказ требует подчинения, а распоряжение всего лишь согласия.

Чтобы убрать разноплановое толкование, в организациях (учреждениях, компаниях, обществах) приказ и распоряжение имеют равную силу. Они направлены на подчинение и строгое выполнение описанного в ОРД.

Правила заполнения приказов, распоряжений (по основной деятельности)

Текст состоит из двух основных частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части предельно кратко излагаются цели и причины выпуска ОРД, дается ссылка на соответствующий документ, допускается приводить тексты отдельных решений органов государственного управления. При изложении извлечений из решений органов государственного управления пишется слово «в частности». В приказе, который издается на основании другого документа, в констатирующей части указывают название этого документа, его дату, номер и заголовок. Например:
«Во исполнение поручения ………… от 07 октября 20__ г. № ».
Констатирующая часть ОРД может начинаться словами «В соответствии», «В целях», «Во исполнение» и др. и заканчивается словом «приказываю», после которого ставится двоеточие.

Если приказ не имеет констатирующей части, то печатается слово «приказываю» с двоеточием, затем – распорядительная часть. Слово «приказываю» печатают с новой строки от нулевого положения табулятора строчными буквами вразрядку полужирным шрифтом:
приказываю:
В совместном приказе перед распорядительной частью от нулевого положения табулятора буквами пишется слово приказываем:
Констатирующая часть распоряжения завершается двоеточием.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты. Они обозначаются арабскими цифрами. Каждый пункт (подпункт) должен содержать только одно поручение по одному вопросу и при необходимости срок исполнения.

В тех случаях, когда нужно записать одному ответственному исполнителю несколько разных заданий, то ответственный исполнитель указывается в основном пункте один раз, а поручения разносятся в отдельные подпункты. Каждый подпункт печатают с красной строки с заглавной буквы и отделяют один от другого точкой.

Если ОРД предусматривается образование комиссии (рабочей группы), то в ее составе первым указывается председатель комиссии (руководитель рабочей группы), затем его заместитель (заместители) и далее члены комиссии (рабочей группы) в алфавитном порядке независимо от их должности.

Если ОРД отменяет или изменяет (дополняет) ранее изданный документ (отдельные его положения), то в распорядительную часть ОРД включают соответствующий пункт, который начинают словами «Признать утратившими силу. », «Дополнить. », «Внести в. следующие изменения:», с указанием пунктов (подпунктов, абзацев), даты, номера и заголовка отменяемого или изменяемого документа. Этот пункт помещают, как правило, в конце распорядительной части приказа.

Последний пункт распорядительной части текста должен содержать сведения о должностном лице организации, на которое возлагается контроль за исполнением ОРД и которое должно обладать достаточными должностными полномочиями в отношении адресатов предписаний ОРД в соответствующей сфере деятельности организации и является одним из этих адресатов.

В конкретных случаях контроль за исполнением ОРД может возлагаться на генерального директора. Тогда в последнем пункте пишется формулировка: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Отдельные задания, поясняющие или дополняющие содержание ОРД (в том числе включающие цифровые данные), оформляют как приложения к приказу, на которые в соответствующих пунктах распорядительной части приказа должна быть ссылка (как правило, «согласно приложению»). На первой странице приложения в правом верхнем углу проставляют отметку о приложении (нумерационный заголовок), в котором указывают дату и номер приказа организации:

Приложение
к приказу (распоряжению)
_____________ от
________№

Приложения заканчивают чертой, расположенной по центру, на расстоянии трех межстрочных интервалов от последней строки текста. Длина черты 3-4 см.

Читайте так же:  Принудительной меры воспитательного воздействия предусматривающих особенности. принудительные меры в

Нумерацию страниц ОРД, каждого приложения к нему и утверждаемого ОРД документа производят отдельно.

Если утверждаемый ОРД документ (положение, порядок, регламент, правила, инструкция и др.) имеет приложения, которые поясняют или дополняют содержание этого документа, нумерация страниц такого документа и приложений к нему должна быть сквозной (единой).

При наличии приложений каждое из них визируется исполнителем и руководителем подразделения Корпорации, подготовившим проект, а также руководителями подразделений, в ведении которых находятся предусмотренные в приложении вопросы, задания.

К проекту ОРД должен прилагаться Лист согласования. Лист согласования готовится инициатором ОРД и прикладывается к направляемому на согласование проекту документа. Виза согласования включает должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписи, а также даты получения проекта документа на согласование и фактическую дату согласования проекта документа.

Направленный на согласование проект ОРД последовательно представляется на визирование лицам в порядке, указанном в Листе согласования. Работники, участвующие в процедуре согласования ОРД, визируют полученный документ или, в случае несогласия с отдельными положениями проекта документа, представляют свои замечания/предложения в течение одного рабочего дня.

Замечания относительно необходимости внесения изменений в проект ОРД, излагаются в Листе согласования или в приложении к нему.

Завизированный проект ОРД представляется на визирование следующему в Листе согласования лицу, а в случае отказа от визирования — возвращается исполнителю проекта ОРД.

Внесение принципиальных изменений в проект ОРД влечет автоматическое создание новой версии (редакции) проекта ОРД, что требует повторного визирования проекта ОРД.

Если в ходе согласования проекта ОРД возникли разногласия, которые не были разрешены в рабочем порядке, руководитель подразделения организации, подготовившего проект ОРД, проводит согласительное совещание с участием руководителей подразделений организации (или их представителей, уполномоченных принимать решение по рассматриваемому документу), которые имеют замечания по проекту, и при необходимости представителя правового управления (отдела).

Руководитель подразделения организации, который имеет замечания по проекту ОРД в целом или по его отдельным положениям, может изложить свое мнение с соответствующей мотивировкой на проекте ОРД или отдельном листе. В этом случае он проставляет свою подпись (визу), рядом с которой пишет: «С замечаниями» или «Замечания прилагаются».

Проект ОРД, за исключением кадровых приказов, завизированный всеми должностными лицами, в соответствии с листом согласования передается в отдел управления делами для проверки оформления, смысловых акцентов, логики изложения документа, редактирования (устранения возможных грамматических и стилистических ошибок) и передачи документа на подпись руководителям организации.

Общий срок согласования документа не должен превышать 5 (пяти) рабочих дней со дня внесения на согласование, если иной срок не указан исполнителем документа.

К проекту ОРД, представляемому на подпись, должны прилагаться документы, во исполнение которых подготовлен проект, и при необходимости документы (копии документов), на которые имеется ссылка в подготовленном проекте ОРД.

Если проект ОРД подготовлен в инициативном порядке (при необходимости и в других случаях), к нему прилагают пояснительную записку, которая должна содержать обоснование целесообразности его принятия, а также возможные последствия реализации предлагаемых решений.

Подписание приказа осуществляется генеральным директором организации или лицом, им уполномоченным.

Подписание распоряжения осуществляется генеральным директором и заместителями генерального директора организации в пределах их полномочий. Подпись включает должность лица, подписавшего ОРД, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Регистрационным номером ОРД является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

Регистрационным номером распоряжения является его номер по порядку в пределах массива этого вида документов в течение календарного года, к которому добавляется строчная буква «р». Например, № 15р.

Приказы по основной деятельности – как правильно составить

Приказы по основной деятельности каждая организация в процессе своей деятельности использует весьма активно. Эта статья ответит на вопрос как правильно составить приказ, чтобы оформление приказов соответствовало нормам делопроизводства. С конкретными примерами можно ознакомиться в разделе «Образцы приказов». Этот ресурс совсем молодой, так что коллекция образцов со временем непременно будет пополняться.

Для оформления решения нормативно-распорядительного характера необходимо составить приказ. Проекты приказов по основной деятельности готовят специалисты подразделений организации в пределах своей компетенции по поручению руководства или в инициативном порядке. Но помните, инициатива у нас наказуема (шутка). При этом ответственность за качественную подготовку проекта приказа ложится на начальника этого структурного подразделения, а правильность оформления приказов – на службу делопроизводства.

Бланк приказа

Приказы по основной деятельности следует составлять на бланке приказа установленной формы. Очень хорошо, если применяемый бланк приказа в организации установлен в вашей инструкции по делопроизводству. Посмотрите по ссылке приведенный образец бланка приказа. Он включает все обязательные реквизиты, измените только на данные своей организации.

Минимальный размер полей каждого листа приказа слева, сверху, снизу – 20 мм, справа – 10 мм. Согласно правилам деловой переписки бланк письма имеет аналогичные размеры. Если текст приказа большой, то их нумеруют, начиная со второго листа. Причем положено это делать сверху и по центру.

Оформление приказов

Заголовок к тексту
Текст приказа по основной деятельности должен иметь краткий заголовок, который выравнивается по центру листа. Он отвечает на вопрос «о чем?» и пишется без кавычек – Об утверждении положения …, О назначении ответственного … и т.д.

Изложение основания приказа
Обычно текст начинают с изложения причин, основания подготовки приказа (преамбула). Распространенные варианты начала – «В целях…», «В соответствии…», «Во исполнение…» и т.п.

В случае необходимости оформляется ссылка на документ-основание в следующем порядке : вид документа + автор + дата + номер + название. Смотрите образец составления – В соответствии с приказом Министерства культуры от 31.12.2013 № 2211 «…заголовок документа».

В приказах завершает преамбулу слово п р и к а з ы в а ю, лучше его указывать в р а з р я д к у и не переходить на новую строку (смотрите образцы приказов). Эта фишка из инструкции по делопроизводству в федеральных органах власти. Но если в вашей организации принято слово

Читайте так же:  Кто ответчик если залогодатель третье лицо. гражданское право. залог на основании закона

печатать заглавными буквами с новой строки без разрядки (как показано здесь), то такой вариант тоже допустим.

Распорядительная часть
В текст приказов по основной деятельности включают перечисление предписываемых действий. Здесь важна конкретика и возможность последующего контроля исполнения.
Действия в распорядительной части удобно делить на пункты (но это не обязательно).

В качестве исполнителей поручений могут фигурировать как структурные подразделения, так и конкретные люди. При необходимости определяют сроки исполнения. Сроки не устанавливают для поручений регулярного или нормативного характера. В последнем пункте можно указать на кого возложен контроль за исполнением приказа (но это тоже не обязательно).

Когда предполагается ввести в действие приказ по основной деятельности не с момента его издания, то надо указать срок его введения.

В текст приказа не нужно включать фразу вида «Приказ довести до …». Исполнитель одновременно с проектом приказа готовит лист рассылки произвольной формы (т.е. его можно изменять как угодно), где и перечисляет нужные структурные подразделения или конкретных лиц, которых необходимо ознакомить. Ведь приказ издается не для того, чтобы его тайно хранить в сейфе. Есть «специальные люди» в службе делопроизводства, в обязанности которых входит дальнейшая работа с приказами организации после их подписания.

Можно сделать все менее формально. В организации люди часто не возражают ставить отметку об ознакомлении с приказом и без листа рассылки.

Как оформить приложение
Отдельные массивы информации из-за их большого объема обычно оформляют в виде отдельных приложений к приказам по основной деятельности. Например, утверждаемые приказом другие документы (инструкции, положения, графики, схемы, штатные расписания и т.д.).

Если приложений несколько, то их в тексте приказа нумеруют. Например, «Утвердить порядок приема–передачи, учета и списания основных средств (приложение № 4)».

Непосредственно на первом листе приложения в правом его верхнем углу оформляют отметку по следующему образцу:

Приложение № 4
к приказу ООО «Буйвол»
от 16.01.2014 № 12

Как правильно оформить приказ об отмене другого приказа или его изменении читайте в другой статье. Там же будут образцы составления таких приказов.

Если требуется сделать выписку из приказа, тогда посмотрите пример по ссылке в этой статье.

Думаю на сегодня достаточно информации об оформлении приказов. Что еще по данной теме? Далее можно будет почитать о согласовании и регистрации приказов по основной деятельности – это обязательные этапы.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по основной деятельности – это журнал, в котором регистрируются приказы по основной деятельности и фиксируется движение приказов внутри организации.

Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности

Прохождение внутренних документов (приказов) на этапе их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

Проекты приказов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридический отдел для проверки соответствия содержания документа действующему законодательству, а затем в службу секретариата, где осуществляется контроль за правильностью их оформления.

Оформленные приказы передаются на подпись руководителю организации в соответствии с установленным распределением обязанностей. Подписанные приказы организации по основной деятельности регистрируются в секретариате в журнале регистрации приказов (см. Приложение).

Регистрационный номер – цифровое или/и буквенное обозначение, присвоенное документу при его регистрации. Регистрационный номер документа (приказа) – это порядковый номер в пределах календарного года и заносится в журнал в графу 1. Копии подписанных руководителями распорядительных документов (приказов) в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы или доводятся до сведения всех сотрудников организации.

Датой документа (приказа) является число, когда он был подписан руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 2 (см. Приложение).

Краткое содержание приказа или его заголовок, который написан вначале текста приказа вносится в журнал в графу 3 (см. Приложение).

В графу 4 заносится Ф.И.О. и указывается должность ответственного за исполнение приказа.

В графе журнала 5 примечание можно указать индекс дела, в котором подшит приказ (в соответствии с номенклатурой дел). Подлинники приказов по основной деятельности хранятся у секретаря, а копии – подшиваются в дело в том структурном подразделении, в ведении которого находятся рассматриваемые вопросы.

1.5. Подготовка и оформление приказов

Приказ — внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации.

Оформлению приказами подлежат:

— утверждение внутренних положений (об учетной политике, о проведении аттестации и т.п.);

— прием на работу, перевод на другую работу, увольнение работников;

— поощрение работников, наложение дисциплинарных взысканий,

Приказы должны издаваться только в случаях действительной необходимости.

Изменения и дополнения в приказы, а также их отмена производятся только приказами.

Приказы подразделяются на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Проекты приказов по основной деятельности разрабатываются специалистами подразделений по поручениям руководства или в соответствии с функциями, предусмотренными положениями об этих подразделениях. Проекты приказов должны составляться на основе всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, а также исключали необходимость выпуска дополнительных приказов в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.

При составлении проекта приказа необходимо:

— увязать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений и противоречий;

— излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;

— определить конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Если подготавливаемый проект отменяет или изменяет ранее изданные приказы, то в проекте должно быть указано, какие из них утратили силу или подлежат изменению и в какой части.

Приказы, а также отдельные разделы (пункты) ранее изданных приказов представляются к признанию утратившими силу одновременно с изданием новых приказов по данному вопросу. Перечень приказов, утративших силу, указывается отдельным пунктом (при большом количестве он может быть дан в приложении).

Если ранее изданный приказ подлежит изменению частично, то в проекте приказа дается новая редакция конкретного пункта, например: «Пункт 2 приказа от_____________ N _________ изложить в следующей редакции___________» и далее приводится новый текст.

[2]

Повторные приказы по одним и тем же вопросам издаются в исключительных случаях и только после рассмотрения причин невыполнения ранее принятых решений. В них должны быть предусмотрены эффективные меры по выполнению установленных заданий и дисциплинарные взыскания лицам, допустившим срыв выполнения ранее изданных приказов.

Приказы, являющиеся дополнением к ранее изданным, должны иметь в тексте оговорку: «В дополнение к приказу от_______ N______».

[1]

Наличие приложений к приказу должно обязательно оговариваться в конце соответствующего пункта. Если в приказе дается ссылка «согласно приложению» или «прилагается», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется: «Приложение к Приказу».

Читайте так же:  Как уволиться главному бухгалтеру по собственному желанию. порядок увольнения главного бухгалтера по

При наличии нескольких приложений они нумеруются, но без знака N «Приложение 1 к приказу ____».

В приказах по основной деятельности не рекомендуется отражать вопросы по личному составу, т.к. сроки хранения этих документов различны. В приказах по созданию, реорганизации, ликвидации организации наряду с изложением задач нового подразделения допускается в указание о назначении его руководителя.

При реорганизации организации или ее структурного подразделения в приказе должны быть отражены все основные сведения о характере проводимых структурных изменениях, передаче основных фондов, помещений, документов, оборудования и т.п. Трудовые отношения с работниками реорганизуемых структурных подразделений оформляются приказами по личному составу.

Приказ оформляется на специально разработанном бланке «Приказ» или на общем бланке с указанием вида документа. Текст приказа должен иметь заголовок и состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Заголовок приказа начинается с предлога «О», например: «Об утверждении. «, «О создании. «, «Об объявлении. «, «Об итогах. » и т.д.

Констатирующая часть раскрывает причины, цели и задачи, послужившие основанием для издания приказа или обосновывает необходимость его выпуска.

Обычно текст констатирующей части начинается с формулировки: «В соответствии с. «, «Во исполнение. «, «В целях. «, «Для. «.

Если приказ издается на основании или в развитие документов контролирующих органов, в констатирующей части указывают: наименование этих документов, дату, номер и, при необходимости, краткое изложение содержания документа в целом или его раздела.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые в распорядительной части действия не нуждаются в разъяснении (например, в приказах о назначении комиссий, об утверждении инструкций, положений и т.д.).

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю», которое печатается прописными буквами на отдельной строке от нулевого табулятора.

Текст распорядительной части излагается в повелительной форме и подразделяется, как правило, на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой.

Для обеспечения своевременного и качественного выполнения поручения каждый пункт должен включать: ответственного исполнителя; содержание задания; срок исполнения (дата).

Если одному исполнителю поручается несколько заданий, то пункт делится на подпункты.

В тексте распорядительной части следует избегать неконкретных заданий.

Последним пунктом приказа должно быть определено структурное подразделение или должностное лицо, ответственное за исполнение приказа в целом («Контроль за исполнением приказа возложить на. «).

Проект приказа до представления на подпись должен быть тщательно отредактирован, согласован и завизирован на первом экземпляре заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается, и пройти юридическую экспертизу.

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект приказа.

Проект приказа по основной деятельности визируется руководителем структурного подразделения — составителя проекта, руководителями заинтересованных структурных подразделений, юристом. Заместители руководителей структурных подразделений имеют право визировать приказы только при отсутствии руководителей, это право должно быть зафиксировано в положении об этом подразделении.

Проекты приказов, выполнение которых требует финансового обеспечения, согласовываются с главным бухгалтером.

Юрист в равной степени с составителем проекта приказа несет ответственность за соответствие приказа действующему законодательству, ранее изданным приказам, положениям, инструкциям, а также за правильность ссылок на законодательные или нормативные документы.

Юрист имеет право вносить в проекты приказов редакционные поправки и замечания в пределах своей компетенции, а также обязывать исполнителей уточнять отдельные формулировки или проводить дополнительное согласование.

Виза включает должность визирующего, подпись, расшифровку его подписи и дату согласования. Внешнее согласование в зависимости от содержания проекта приказа может осуществляться с вышестоящими организациями; с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания приказа, или когда его содержание затрагивает их непосредственные интересы; с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области; с коллегиальными, профсоюзными органами и другими общественными организациями.

Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования.

Гриф согласования включает в себя слово «согласовано», наименование должности (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату согласования:

Приказы по основной деятельности подписываются руководителем, а в его отсутствие — заместителем, исполняющим обязанности руководителя в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством или специально изданным по данному вопросу.

Приказы по административно-хозяйственным вопросам подписываются заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с его компетенцией, что должно быть обязательно оговорено в соответствующих документах (положении, приказе).

Подписывается первый экземпляр приказа, изготовленный на бланке.

В состав реквизита «подпись» входит: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

Не допускается подписывать приказ с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте приказа, отсутствует, то он перепечатывается.

В случае обнаружения в подписанном приказе неточностей или неясностей необходимо немедленно доложить об этом лицу, подписавшему приказ, для внесения изменений. Внесение дополнений и изменений в приказы после подписания не допускается без разрешения лица, подписавшего его.

К проекту приказа исполнитель составляет список на рассылку, который должен включать только те подразделения и организации, которых он касается. Ответственность за определение тиража и правильность расчета рассылки несет исполнитель.

Читайте так же:  Система стандартов безопасности труда цвета сигнальные. сигнальные цвета и знаки безопасности

Подписанные приказы по основной деятельности передаются в канцелярию для регистрации, размножения и рассылки вместе с приложениями, на которые имеются ссылки в тексте, и списком на рассылку.

Регистрация приказа должна проводиться в день его подписания. В случае задержки сдачи подписанного приказа на регистрацию или рассылку более чем на два дня он должен быть снова доложен лицу, его подписавшему, с объяснением причин задержки для изменения даты подписи, а в случае необходимости и сроков исполнения.

Снятие копий с приказов в соответствии со списком на рассылку и оформление выписок из приказов производится канцелярией, где они формируются. Дополнительные копии снимаются только с разрешения руководства. При этом делается соответствующая отметка в списке на рассылку.

Приказы. Порядок составления и оформления приказов по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам.

Приказ — это правовой акт, который издается руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией. Основные задачи организации определяются ее уставом (положением о ней).

Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций требования директивных документов, поступивших из вышестоящих органов, и наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

Все приказы, издаваемые в организациях, делятся на две группы: приказы по основной деятельности и по личному составу. К приказам по основной деятельности относятся, например, приказы о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в структуру и штатную численность, об утверждении организационных документов и внесении изменений в них, создании комиссий и др.

В некоторых организациях выделяется группа приказов по административно-хозяйственным вопросам. Распорядительные документы, относящиеся к административно-хозяйственной деятельности, указаны в разделе 10 Перечня «Административно-хозяйственные вопросы», выделено 4 позиции, раскрывающие содержание функции управления:

10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

10.2. Эксплуатация зданий, помещений;

10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь;

Из этого следует, что приказы, издаваемые по перечисленным направлениям, следует относить к категории административно-хозяйственных вопросов, формировать их в отдельное дело со сроком хранения 5 лет. При регистрации таких приказов (распоряжений) к регистрационному номеру следует добавлять буквенный индекс «а», «ах» или иной, например: приказ № 1-ах, № 18-а.

Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для приказов. Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении приказа используются следующие реквизиты:

— заголовок к тексту; — текст; — визы; — подпись; — дата; — регистрационный индекс.

Заголовок приказа включает в себя предлог «О» («Об») и отглагольное существительное в предложном падеже.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания приказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п.

Если приказ издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях и краткого содержания документа. Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть приказа по основной деятельности начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами от 0-го положения табулятора (от границы левого поля), без кавычек и без разрядки. Перед распорядительным словом (в конце констатирующей части) знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи.

Текст предписываемых в распорядительной части приказа действий начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия излагаются по пунктам.

Каждый пункт приказа строится по схеме:

— исполнитель (конкретное должностное лицо или структурное подразделение указывается в дательном падеже);

— предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме;

— срок исполнения (рекомендуется указывать на отдельной строке).

Распорядительная часть приказа заканчивается, как правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, которому поручается контроль за исполнением документа или его пунктов. Для этого используется устойчивое выражение: «Контроль за исполнением приказа возложить на…». Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, это значит, что контроль за исполнением приказа будет осуществляться руководителем, издавшим приказ. Формулировки, типа «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой», не допускаются.

В случае издания приказа, отменяющего положения ранее изданного распорядительного документа или некоторых его пунктов, в последнем пункте такого приказа дается ссылка на соответствующий отменяемый документ или его пункты: указывается дата этого документа, его индекс и заголовок. Применяется устойчивый речевой оборот: «Считать утратившим силу приказ…».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Должностные лица, на которых распространяется действие приказа, должны быть автоматически ознакомлены с его содержанием. Однако если с содержанием документа нужно ознакомить всех работников организации, то пункт «Приказ довести до сведения всех сотрудников (работников)» обязателен.

Особенностью оформления приказов является то, что отметка о наличии приложения в них как отдельный реквизит не оформляется. Указание на наличие приложения приводится непосредственно в тексте и может заключаться в скобки, например: «согласно приложению», «(см. приложение)», «по прилагаемой форме» (если приложение одно), «(приложение 1)» (если приложений несколько).

Проекты приказов подлежат визированию заинтересованными должностными лицами. Первым визирует проект приказа исполнитель, то есть представитель структурного подразделения, в котором он был подготовлен. Проекты приказов в обязательном порядке согласовываются с юридической службой организации.

Как правило, приказ подписывает руководитель организации, а в его отсутствие — первый заместитель.

Датой приказа является дата его подписания. Дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания.

Приказ вступает в силу с момента подписания, если иной срок не указан в тексте. В большинстве случаев приказ действует до его отмены или пока не истечет срок его действия, изначально определенный в тексте.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Читайте так же:  Договор поставки товара. договор поставки

Образец распоряжения руководителя

Распоряжение – документ, который относится к локальной управленческой документации предприятия и действует строго внутри него.

Распоряжения имеют широкое распространение как в организациях коммерческого сектора, так и в государственных и бюджетных учреждениях.

Устная или письменная форма распоряжения?

Некоторые руководители предпочитают отдавать распоряжения подчиненным в устном виде: с их точки зрения это экономит время и избавляет от дополнительной бумажной работы. Однако такой вариант — не самое лучшее решение.

Например, бывают случаи, когда сотрудник выполняет распоряжение начальства ненадлежащим образом или совсем его игнорирует. Привлечь в такой ситуации его к дисциплинарному взысканию за неисполнение устного распоряжения будет невозможно.

Если же оформить документ в письменной форме, таких сложностей (да и многих других) удастся избежать.

Именно поэтому эксперты настоятельно рекомендуют все ключевые рабочие моменты в плане распорядительной деятельности оформлять в письменном виде: приказами или распоряжениями.

Чем отличается распоряжение от приказа

Распоряжения и приказы в некоторой части схожи между собой: они имеет примерно одинаковую структуру, назначение и т.п. Однако есть между ними и различия:

  • Область влияния. Основное отличие приказа от распоряжения в том, что приказ регулирует правовые отношения и основную деятельность компании, а распоряжение – оперативные вопросы.
  • Срок действия. В большинстве случаев распоряжение касается каких-то локальных моментов, небольшого количества работников и действует строго ограниченный и достаточно короткий период: до его выполнения. Приказы имеют более длительный срок действия, в них чаще всего вносятся конкретные изменения, тогда как распоряжения обычно просто переиздаются.

Кто имеет право писать распоряжение

Приказ может исходить только от лица директора предприятия (или его представителя, действующего на основании доверенности), а распоряжение могут писать руководители структурных подразделений и филиалов, начальники отделов и т.д., то есть все те лица, в должностной инструкции которых указана данная функция в виде права.

Важно, чтобы сотрудник, издающий распоряжения имел представление о том, как правильно составлять и оформлять документ, знал основы трудового и гражданского законодательства, а также внутренние нормативно-правовые акты организации – именно на эти документы следует ссылаться при составлении документа.

Надо ли согласовывать распоряжение с директором фирмы

Распоряжения, исходящие от имени руководителя структурного подразделения или отдела, обычно являются следствием проводимой в компании стратегической политики директора и администрации фирмы – своеволие при составлении такого рода бумаг для начальников среднего звена недопустимо.

Поэтому в большинстве случаев согласовывать распоряжение с директором нет необходимости.

Надо ли давать обоснование в распоряжении

Распоряжение, ровно как и приказ, нужно обязательно обосновывать. Если есть возможность, следует указать норму закона, выполнение которой послужило основанием для написания распоряжения или внести объективную причину для создания документа (в виде «В связи с….»). После изложения обоснования дальнейшую часть распоряжения следует заканчивать словом «Предлагаю» или «Обязываю».

На что обратить внимание при составлении распоряжения

На сегодня нет единого унифицированного образца распоряжения, так что предприятия и организации имеют полное право писать его в произвольном виде или по типовому образцу, действующему на предприятии.
При этом при составлении документа важно придерживаться некоторых норм делопроизводства, касающихся распорядительной документации. В частности:

[3]

  1. Распоряжению обязательно следует
    • присвоить номер,
    • поставить дату его создания,
    • написать наименование организации.
  2. Далее в документе нужно указать
    • обоснование или основание для его формирования,
    • обозначить работника или группу работников, в отношении которых издается распоряжении (с указанием их должностей, имен и отчеств),
    • задачи, которые перед ними стоят,
    • сроки их решения.
  3. Также необходимо назначить ответственное за выполнение распоряжения лицо (автор документа может оставить это право за собой).

Если к бланку прикладываются какие-то дополнительные бумаги, их наличие следует отметить в тексте отдельным пунктом.

Основные нюансы в оформлении распоряжения

Как к содержанию распоряжения, так и к его оформлению, закон не предъявляет ровно никаких требований, поэтому писать его можно на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия. Текст можно набирать на компьютере или писать от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом).

Только один момент нужно соблюдать неукоснительно: документ должен быть подписан руководителем организации или лицом, уполномоченным на визирование таких бумаг.

При этом проштамповывать его строгой необходимости нет: это следует делать только тогда, когда норма по использованию штемпельных изделий закреплена в локально-правовых актах предприятия.

Распоряжение руководства, оформленное в письменном виде нужно обязательно регистрировать в журнале учета внутренних документов.

Как, сколько времени и где хранить распоряжение

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Распоряжение на период его действия нужно подшить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. После того, как срок актуальности пройдет, бланк можно убрать в архив организации, где он должен находиться период, прописанный для такого рода бумаг законодательством или нормативными актами фирмы.

Источники


  1. Правоведение. — М.: Знание, 1999. — 304 c.

  2. Марченко, М. Н. Сравнительное правоведение / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, 2013. — 784 c.

  3. Казанцев, С.Я. Информационные технологии в юриспруденции / С.Я. Казанцев. — М.: Академия (Academia), 2012. — 369 c.
  4. Краткий курс по теории государства и права. — Москва: СПб. [и др.] : Питер, 2015. — 140 c.
  5. Ефименко, Е. Н. Корпоративные конфликты (споры). Учебно-практическое пособие / Е.Н. Ефименко, В.А. Лаптев. — М.: Проспект, 2015. — 240 c.
Бланк приказы и приложения к ним. приказы. процедура регистрации требует указания
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here