Акт на списание трудовых книжек. образец как списать утерянный вкладыш в трудовую книжку

Образец. Акт на списание испорченных бланков трудовых книжек

Тип документа: Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учет

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 2,2 кб

Скачать Образец. Акт на списание испорченных бланков трудовых книжек

  • Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учет: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учет» по всему сайту
  • «Образец. Акт на списание испорченных бланков трудовых книжек».pdf
  • Скачано документов

Занесено в базу

Внесены исправления в

  • Договоры
  • Все документы

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Акт на списание трудовых книжек

Трудовая книжка — обязательный документ работника. Ее должен заполнять работодатель и хранить у себя в особом порядке, поскольку трудовая (как и вкладыш в нее) относится к бланкам строгой отчетности. Если кадровик заполнил ее с ошибками или она повредилась в результате стихийных бедствий, то бланк подлежит уничтожению, при этом составляется акт списания трудовых книжек. Особенности его формирования рассмотрим в статье.

По каким причинам могут списать трудовые книжки

Все, что касается ведения трудовой книжки, описано в следующих законодательных документах:

  • Правилах ведения трудовых книжек, утвержденных Пост. Правительства РФ от 16-04-2003 г. №225;
  • Инструкции по заполнению трудовых книжек, содержащийся в Пост. Минтруда РФ от 10-10-2003 г. №69.

Работник, устраиваясь в организацию, обязан сдать трудовую своему работодателю. Когда человек трудоустраивается впервые, такой документ заводит сам работодатель.

Списать трудовую книжку кадровик бывает вынужден в таких случаях:

  1. Порча бланка по вине кадровика. Например, при заполнении работник допустил ошибку и сразу ее обнаружил. Тогда он должен уничтожить испорченный бланк, составив при этом соответствующий акт.
  2. Порча в результате аварий и стихийных бедствий, таких как наводнение, пожар, прорыв трубы канализации, обвал здания и т.д.

Подобные ситуации возникают нечасто, но тем не менее необходимо знать, что делать в таких случаях, как правильно списать трудовую книжку и составить акт.

Порядок списания

Итак, если трудовые книжки требуется списать и уничтожить, то для этого должна создаваться специальная комиссия. Она необходима для подтверждения того, что книжки действительно нужно списать. Состав этой комиссии законодательно не закреплен, поэтому руководство организации вправе самостоятельно выбирать сотрудников. Как правило, это кадровый работник, бухгалтер, сам руководитель.

Члены комиссии должны осуществить инвентаризацию бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, подтвердить правомерность уничтожения, присутствовать при процедуре ликвидации документов и подписать акт списания трудовых книжек.

Как составить акт на списание трудовых книжек

Документ составляется в произвольной форме, однако должен содержать в себе ряд обязательных реквизитов.

Акт составляют на бумаге формата А4. Можно написать его от руки (если в компании не разработан специальный бланк), но для лучшей читаемости прибегают к печатному способу.

Структура документа такова:

  1. В правом верхнем углу пишется слово «Утверждаю» и указываются данные о руководителе (должность, ФИО) и наименование компании.
  2. Затем пишут название документа: акт о списании и уничтожении бланков трудовых книжек.
  3. Указывают город, где проходила процедура, и дату подписания акта.

  • Затем начинается текст. Здесь перечисляют должности, ФИО членов комиссии.
  • Далее указывают период, в который были испорчены бланки трудовых, номера и общее количество этих бланков. Обязательно пишут причины, по которым эти документы были испорчены.
  • Указывают, что описанные бланки были уничтожены, например, путем сожжения или измельчения с помощью шредера.
  • Затем члены комиссии ставят свои подписи с расшифровками.
  • К сведению! Не запрещается использовать в тексте таблицу, в которой можно указать данные по каждой трудовой: серию, номер, причины порчи бланка.

    Как уничтожают документы

    Испорченные бумаги измельчают с помощью шредера — специального аппарата или сжигают. Если документов, которые необходимо уничтожить, мало, то можно воспользоваться ножницами и разрезать бумаги на мелкие кусочки. В случаях большого количества документов можно прибегнуть к услугам организаций, которые занимаются архивным хранением и уничтожением подобных документов.

    Как исправить ошибку в акте

    Если при написании акта была допущена и замечена ошибка, то ее нужно исправить так:

    • зачеркнуть ошибку аккуратно;
    • сверху надписать верный вариант;
    • рядом поставить отметку «Исправленному верить»;
    • расписываются члены комиссии.

    В случае допущения большого количества неточностей и ошибок формируется новый документ, а старый уничтожается.

    Акт приема-передачи трудовых книжек

    Ведение и содержание трудовых книжек на предприятии должно вестись в определенном порядке. В частности, существуют строгие нормы по передаче данных документов от одного сотрудника другому. Эта процедура проводится в тех случаях, когда, например, происходит увольнение работника, в компетенцию которого входило работа с трудовыми книжками или же перевод его на другую должность.

    [1]

    Процесс передачи трудовых книжек

    Просто так взять и передать трудовые книжки нельзя.

    1. Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.
    2. Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, т.е. осмотром, проверкой, и подсчетом.

    Информация о передаче оформляется специальным актом, кроме того, это действие быть зафиксировано в журнале учета движения трудовых книжек.

    Если соблюсти всю процедуру «от а до я», то риск столкнуться с потерей документов, возникновением разногласий и споров по поводу них снизится до минимума. Грамотно проведенный процесс позволяет также снять с нового работника ответственность административного характера за отсутствие тех или иных трудовых книжек или вкладышей.

    Создание комиссии

    Если предприятие крупное и документов, подлежащих передаче много, то для проведения и оформления этой процедуры необходимо создание специальной комиссии. В нее могут войти сотрудники разных подразделений фирмы, в составе не менее двух человек. Комиссия также назначается путем выпуска отдельного приказа руководителя компании.

    Задача комиссии – проверить все ли трудовые книжки находятся на месте, удостовериться в том, что все необходимые записи наличествуют и соответствуют действительности, а также заверить факт передачи от одного лица другому.

    Читайте так же:  Федеральный закон 135 об оценочной деятельности. федеральный закон об оценочной деятельности с после

    Как составлять документ

    Единого, обязательного к применению, унифицированного образца акта приема-передачи трудовых книжек нет. Компании могут выбрать один из дух способов:

    • либо каждый раз писать акт в произвольном виде (что не очень удобно),
    • либо разработать шаблон документа, исходя из своего видения и потребностей, но в этом случае он должен быть утвержден в учетной политике организации.

    Независимо от того, на каком варианте остановится предприятие, акт обязательно должен включать в себя следующие данные:

    [3]

    • информацию о компании,
    • составе комиссии, участвующей в передаче документов,
    • сведения о самих трудовых книжках, вкладышах в них и новых бланках – это лучше оформить в виде таблицы.

    Бланк акта о приеме-передаче может включать в себя один лист или же несколько – если документов большое количество. Все листы следует скрепить суровой нитью, затем на последней внешней странице рядом с крепежом поставить печать и написать количество листов, дату оформления акта и удостоверить эти сведения нужными подписями.

    При заполнении акта приема-передачи трудовых книжек важно стремиться не допускать ошибок и помарок, поскольку внесение в него недостоверных или даже ложных сведений может обернуться неприятными последствиями для ответственных сотрудников. Если же ошибок избежать не удалось, их следует аккуратно подкорректировать и заверить надписью «исправленному верить». Не надо забывать о том, что в случае необходимости, документ может послужить доказательством при решении разногласий через судебную инстанцию.

    Как оформлять акт приема-передачи трудовых книжек

    Акт о приеме-передаче трудовых книжек можно писать как на простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации (наиболее приемлемый вариант, поскольку в этом случае в него сразу внесены реквизиты предприятия). Оформлять документ можно как в рукописном виде, так и в печатном – никакой разницы здесь нет.

    Важно соблюсти одно непреложное условие: акт должен содержать «живые» автографы всех членов комиссии или участвующих в передаче-приеме трудовых книжек лиц, а также утверждающую подпись директора.

    Ставить печать на нем не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости визировать печатями и штампами свои бумаги.

    Составляется акт в единственном экземпляре, который после оформления надлежащим образом и окончательного завершения приема-передачи документов передается на хранение в архив компании, где он и должен содержаться на протяжении установленного законом периода.

    Образец составления акта приема-передачи трудовых книжек

    Заполнение информационной шапки документа

    1. Вначале посередине строки пишется полное наименование компании и название документа.
    2. Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.
    3. После этого справа (или слева – это роли не играет) отводится несколько строк для утверждения руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, фамилию-имя-отчество, а также поставить дату утверждения.
    4. Далее вписывается сотрудник, который передает трудовые книжки и сотрудник, который их принимает: здесь также указываются их должности и персональные данные.

    Заполнение перечня трудовых книжек и вкладышей

    Таблица, в которую вписывается все самое основное о трудовых книжках:

    • фамилии-имена-отчества владельцев,
    • серии и номера документов,
    • наличие вкладышей,
    • а также отдельно пишутся необходимые примечания: состояние, сведения о записях, востребованности или невостребованности и т.д.

    Под таблицей указывается общее количество внесенных в акт документов.


    Вторая таблица отражает информацию о вкладышах и чистых бланках трудовых книжек, хранящихся на предприятии. Здесь точно также фиксируются их серии и номера, но никакие дополнительные данные можно не указывать.


    В завершение акт необходимо удостоверить подписями передающего и принимающего сотрудника, а также членов комиссии, которые принимали участие в процедуре передачи трудовых книжек. У всех у них нужно указать должности, а подписи должны быть с расшифровками.

    Как осуществляется списание выданных, но испорченных при хранении трудовых книжек

    Трудовая книжка – это бланк строгой отчетности. Ответственные за ведение и хранение этих документов должны знать, как правильно проводить списание выданных трудовых книжек или вкладышей к ним. На самом деле некоторые кадровики за всю свою карьеру ни разу не сталкивались со списанием, поскольку потребность в этом возникает редко. Однако любому уважающему себя работодателю не лишне будет знать, как действовать, если трудовую книжку приходится уничтожить.

    Как осуществляется списание документов о профессиональной деятельности

    Документ о профессиональной деятельности необходимо подвергнуть списанию в следующих случаях.

    Если образец документа уже устарел

    В последний раз внешний вид трудовой книжки менялся в 2004 году. Этот вариант документа используется и по сей день. Но вполне может возникнуть такая ситуация, когда трудоустраиваться придет человек, имеющий старый вариант документа о профессиональной деятельности. Например, если он по какой-то причине имел огромный перерыв в стаже или работал все это время без должного оформления. В подобной ситуации гражданину следует выдать документ нового образца с перенесением в него всех записей из старого. Процедура долгая, но все-таки она необходима.

    Если документ испорчен

    Самый распространенный случай списания трудовой книжки. Безусловно, все недочеты и помарки подобает корректировать, следуя некоторым правилам.

    • Во-первых, нельзя исправлять ошибки, сделанные на титульном листе документа. В этом случае вам придется завести новый документ и уничтожить старый.
    • Во-вторых, большое количество исправлений в самом документе или его вкладышах – это тоже весомый повод для того, чтобы произвести списание.
    • В-третьих, чрезвычайная ситуация, возникшая в организации, тоже может повлечь порчу трудовых книжек. Конечно, такие важные документы обязательно должны находиться в сейфе, но все может быть. Это самый плохой вариант для работодателя, потому как придется уничтожать и восстанавливать за свой счет не один, а сразу большое количество документов.

    Если документ перестал быть востребованным

    В организации может остаться трудовая книжка умершего сотрудника, если ее не заберут близкие родственники. Бывают случаи, когда сотрудник, уволенный на основании определенной статьи, решит не забирать документ с порочащей его записью. Такие трудовые книжки хранятся по закону 50 лет в архиве компании, а по истечении этого срока также должны быть уничтожены.

    Как списать трудовые книжки правильно

    • По приказу организации должна быть сформирована специальная инвентаризационная комиссия. Ее председателем становится руководитель предприятия, а заместителем председателя – главный бухгалтер. В комиссию также могут входить юрист, бухгалтер по материальному учету или специалисты других областей.
    • Сформированная комиссия должна провести инвентаризацию выданных трудовых книжек по описи № ИНВ-16.
    • Для составления акта о списании необходимо выполнить следующие действия:
    1. сформировать ликвидационную комиссию специальным приказом – он оформляется на бланке организации, затем заверяется исключительно подписью руководителя и печатью фирмы>
    2. составить приказ о назначении лиц, ответственных за списание>
    • Лицо, которое является ответственным за то, как ведутся и хранятся трудовые книжки, составляет акт о списании испорченных или невостребованных документов. Строгого образца данный акт не имеет, однако он обязательно должен включать в себя следующие пункты:
    1. наименование предприятия>
    2. наименование документа>
    3. дату составления акта>
    4. содержание операции по списанию трудовых книжек>
    5. количество списанных трудовых книжек>
    6. стоимость ликвидируемой трудовой книжки>
    7. причину, повлекшую за собой списание трудовой книжки>
    8. дату списания>
    9. серию и номер трудовой книжки>
    10. ФИО и должности лиц, отвечающих за списание>
    11. подписи лиц, отвечающих за списание>
    12. ФИО и должности лиц ликвидационной комиссии>
    13. подписи членов ликвидационной комиссии>
    Читайте так же:  Для поступления в детский сад необходимо. какие документы нужны для оформления ребенка в детский сад

    Составленный акт обязательно должен быть заверен печатью предприятия.

    К акту списания трудовых книжек можно прилагать исключительно их подлинные номера, вырезанные из самого документа. Именно это действие подтверждает, что операция по уничтожению документа о профессиональной деятельности была действительно произведена.

    • К составленному и заверенному акту списания необходимо прикрепить новые и незаполненные бланки документа о профессиональной деятельности.
    • Далее следует внести запись о списании документа в специальную приходно-расходную книгу, в которой выполняется учет бланков документов и вкладышей.
    • Не забудьте после уничтожения документов вычесть их стоимость со счета, где они числились.

    Дальнейшие действия с документами

    Трудовые книжки уничтожаются либо на территории предприятия, если такое возможно, либо этим занимается специальная служба. За такую работу придется заплатить. В любом случае при процессе уничтожения должны присутствовать лица, ответственные за ликвидацию трудовых книжек. Документы такого рода сжигаются либо шредируются для дальнейшей переработки.

    После этого сотрудник должен получить дубликат уничтоженной книжки. Он, в свою очередь, оформляется за счет работодателя, если именно по его вине прежняя трудовая книжка была списана.

    Возникновение чрезвычайных ситуаций в организации и действия с трудовыми книжками

    Если произошла массовая утрата документов о профессиональной деятельности сотрудников при пожаре, потопе или других чрезвычайных ситуациях, руководитель организации должен зафиксировать масштабы данного бедствия.

    Для этого необходимо получить справки от МЧС или от коммунальной службы с подтверждением факта ЧС. Самостоятельно необходимо снять на фото- либо видеокамеру последствия происшествия на предприятии. Эти данные помогут объясниться с контролирующими органами, если у них возникнут вопросы в связи с утратой трудовых книжек и прочих документов.

    Для восстановления документов о профессиональной деятельности работников пострадавшей компании создается специальная комиссия. В нее входят члены профсоюзов, представители работодателей и других трудовых организаций. Комиссия занимается сбором документов и составлением акта, по которому руководитель сможет выдать сотруднику дубликат документа о профессиональной деятельности.

    Процесс списания выданных трудовых книжек довольно сложный. Поэтому нужно серьезнее относиться к заполнению таких важных документов, чтобы не возникало ошибок и исправлений.

    Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек

    Тип документа: Акт

    Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

    Размер файла документа: 2,8 кб

    Бланк документа

    Скачать образец документа

    • Акт: образцы (Полный перечень документов)
    • Поиск по фразе «Акт» по всему сайту
    • «Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек».doc
    • Скачано документов

    Занесено в базу

    Внесены исправления в

    • Договоры
    • Все документы

    У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

    Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

    Образец акта о списании бланков трудовых книжек

    Тип документа: Акт

    Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

    Размер файла документа: 5,4 кб

    Бланк документа

    Скачать образец документа

    Образец акта о списании бланков трудовых книжек

    • Акт: образцы (Полный перечень документов)
    • Поиск по фразе «Акт» по всему сайту
    • «Образец акта о списании бланков трудовых книжек».doc
    • Скачано документов

    Занесено в базу

    Внесены исправления в

    • Договоры
    • Все документы

    У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

    Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

    Бухгалтерский учет трудовых книжек

    Хозяйственные операции по приобретению и списанию формуляров трудовых книжек и вкладышей в них подлежат отражению в бухгалтерском учете организации.

    Порядок бухгалтерского учета этих бланков в настоящее время законодательно не установлен. В разные годы Минфин многократно выпускал разъяснения по данному вопросу, которые противоречили действующим нормативным актам, друг другу и больше дезориентировали налогоплательщиков, чем реально помогали правильно вести учет.

    В результате на сегодняшний день применяется 2 варианта учета бланков трудовых книжек:

    • в качестве активов, реализуемых работникам предприятия;
    • в качестве расходов работодателя.
    Видео удалено.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Способ учета формуляров организация определяет самостоятельно и закрепляет в учетной политике.

    Трудовая книжка – актив организации

    1) Как товар для перепродажи с использованием счета 41

    Такой порядок учета Минфин рассматривает в письме от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818.

    Следует отметить, что большинство специалистов с данной точкой зрения чиновников категорически не согласны, поскольку:

    • товар представляет собой имущество, которое реализуется в рамках договорных отношений по волеизъявлению сторон, а передача трудовой книжки происходит в силу требований ТК РФ и уклониться от этой обязанности по собственной воле работодатель не может;
    • реализация бланков производится исключительно Объединением «ГОЗНАК» или его уполномоченными представителями, другие лица продавать формуляры не имеют права;
    • работодатель взимает с работника плату за бланк в той же сумме, которая была ранее уплачена официальному поставщику, т. е. фактически происходит возмещение понесенных затрат, а такая операция реализацией не признается.

    2) Как материалы с использованием счета 10

    В данном случае бланки приходуются как материалы, используемые для управленческих нужд предприятия. Такой порядок учета считается более корректным.

    Поскольку затраты на приобретение формуляров являются экономически оправданными, они признаются в качестве расходов при исчислении налога на прибыль (письмо ФНС от 23.06.2015 № ГД-4-3/[email protected]).

    Денежные средства, полученные от работников в оплату бланков, считаются доходами организации (письмо ФНС от 26.09.2007 № 07-05-06/242) и также учитываются в составе налоговой базы по налогу на прибыль.

    Обратите внимание: компании, применяющие УСН, не смогут включить стоимость приобретенных формуляров в состав расходов при исчислении единого налога, поскольку такие затраты не поименованы в закрытом перечне, приведенном в п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

    При этом денежные средства, полученные за бланки от работников, рекомендуется включить в состав внереализационных доходов, чтобы избежать претензий со стороны налоговиков.

    Читайте так же:  Защита персональных данных какие сведения не вправе разглашать бухгалтер. персональные данные кому и

    Передача работнику бланка трудовой книжки или вкладыша в нее облагается НДС (если работодатель является плательщиком данного налога), а сумма НДС, ранее предъявленная продавцом формуляров, подлежит вычету при наличии правильно оформленной первичной документации.

    Примечание:

    В настоящее время имеются постановления ВАС с положительными решениями в пользу налогоплательщиков (ФАС Северо-Западного округа от 01.10.2003 № А26-5317/02-28, 02.03.2007 № А56-44214/2006), подтверждающие следующую позицию: выдавая работникам бланки труд. книжек, работодатель не ставит целью получение прибыли, а выполняет обязательства, наложенные законодательными актами. Следовательно, такие операции не являются предпринимательской деятельностью и не подлежат обложению НДС.

    Приобретенные формуляры трудовых и вкладышей к ним, хранящиеся в организации, учитываются на забалансовом счете 006 в качестве бланков строгой отчетности.

    Обратите внимание: списать бланк трудовой книжки (вкладыша) можно в день его выдачи сотруднику. При этом датой выдачи нужно считать не день увольнения, а день, когда бланк был оформлен на имя работника.

    Совет 1: Как списать испорченную трудовую книжку

    • Как списать испорченную трудовую книжку
    • Как исправить трудовую книжку
    • Как восстановить трудовую книжку
    • — испорченные бланки трудовой книжки (если они есть);
    • — дубликат трудовой книжки;
    • — акт о списании бланков строгой отчетности (в данном случае трудовой книжки).

    Совет 2 : Как оприходовать трудовую книжку

    Трудовая книжка и вкладыш в нее — учитываем и списываем

    Работа с трудовыми книжками регламентируется несколькими нормативными актами трудового законодательства. В этой статье мы расскажем о порядке оформления трудовой книжки впервые, о том, в каких случаях работодатель обязан завести трудовик, на основании каких документов вести учет трудовых книжек, когда их списывать и как правильно это оформить.

    Общие сведения

    Трудовая книжка установленного образца — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» утверждена форма трудовика и порядок:

    — ведения и хранения трудовых книжек ;

    — изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей.

    Статья 66 ТК РФ обязывает работодателя вести трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной. В трудовик вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также об основаниях прекращения трудового договора и о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случая, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

    Обратите внимание! Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

    Работник обязан предъявить трудовую книжку при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ). Если же он трудоустраивается впервые, трудовую книжку обязан завести работодатель. Она ведется на государственном языке РФ — русском (ст. 68 Конституции РФ), а если в субъекте РФ установлен свой государственный язык — на двух языках одновременно. Внесение сведений в трудовую книжку (вкладыш) осуществляется на основании Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

    Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и сама книжка. Помните, что вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовике ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (п. 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

    Где взять бланки?

    Бланки трудовой книжки и вкладышей к ней являются бланками строгой отчетности, поэтому работодатель должен вести их учет. Порядок обеспечения работодателей этими бланками утвержден Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н. Изготавливает их объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков «ГОЗНАК» Минфина. Обеспечивают работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее организации, отвечающие требованиям ГОЗНАКа — ведущие организованный учет, обеспечивающие транспортировку и хранение бланков.

    К сведению. Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее организация (работодатель) взимает плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.

    Чтобы получить бланки, работодатель должен заключить договор на возмездной основе с ГОЗНАКом или распространителями. Доставку бланков осуществляет служба доставки защищенной полиграфической продукции либо работодатель сам забирает их со склада ГОЗНАКа или распространителя. Приобретение иным способом бланков трудовой книжки и вкладыша может рассматриваться как административное правонарушение в сфере трудовых отношений, ответственность за которое предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ (Определение ВС РФ от 06.09.2007 N КАС07-416).

    Учет трудовых книжек и вкладышей к ним

    Каждый работодатель должен вести учет трудовых книжек: в силу п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Мы рекомендуем назначить специально уполномоченное на ведение этой деятельности лицо, издав приказ, в котором указаны ФИО работника, его должность и ответственность. Дополнительно в приказе можно назвать лицо, которое будет вести трудовики в период отсутствия ответственного.

    С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели ведут:

    — приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

    — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

    Формы указанных книг утверждены Минтрудом и приведены в приложениях к Инструкции по заполнению трудовых книжек.

    Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией организации. Сюда вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

    Примечание. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

    В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим структурным подразделением, оформляющим прием на работу и увольнение, регистрируются все трудовики, принятые от работников при поступлении в организацию, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные вновь.

    [2]

    Помните, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии некоторое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Они выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке, которая может выглядеть следующим образом.

    Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, ежемесячно обязано представлять в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши. Отчет составляется в произвольной форме и может выглядеть так.

    Читайте так же:  Первый нормативно правовой акт. нормативный правовой акт

    Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

    Хранение трудовиков и вкладышей

    Напомним, что в силу п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете указанные бланки должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

    При увольнении работник должен расписаться в получении трудовика в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ст. 84.1 ТК РФ). Если все-таки работник (либо в случае смерти работника его ближайшие родственники) не забрал трудовую, работодатель обязан ее хранить до востребования, но не менее 75 лет (п. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

    Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться в организации три года в силу п. 686 вышеназванного перечня. Книги, журналы, карточки учета выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей хранятся 75 лет, а их бланков — пять лет (п. 695).

    В период хранения работнику может понадобиться копия или даже оригинал трудовой книжки. С копиями все понятно — работодатель обязан выдать заверенную надлежащим образом копию трудовой книжки либо выписку из нее не позднее трех рабочих дней со дня поступления заявления работника об этом. А вот с подлинниками, которые в основном затребуются для оформления пенсии в ПФР, немного сложнее. Трудовое законодательство не содержит запрета на выдачу работникам подлинников трудовой книжки в период действия трудового договора. Однако Роструд в Письме от 18.03.2008 N 656-6-0 указал, что ответственность за сохранность трудовых книжек в любом случае несет специально уполномоченное лицо. Даже если работник распишется в получении книжки на руки и потеряет ее, отвечать за утрату будет указанное должностное лицо.

    Довольно часто читатели спрашивают: где хранить трудовые книжки — в филиале или головной организации? А если организация зарегистрирована в одном городе, а деятельность фактически осуществляет в другом? Давайте разберемся.

    Трудовое законодательство не поясняет, где хранить бланки в подобных случаях, это остается на усмотрение работодателя. С одной стороны, филиал (представительство) не является юридическим лицом, следовательно, все кадровые документы, в том числе трудовые книжки, должны находится в головной организации. Однако мы считаем, что если в обособленном подразделении есть отдел кадров, есть лицо, ответственное за хранение и ведение трудовых книжек этого подразделения, то их можно хранить по месту его нахождения.

    Списание и уничтожение испорченных бланков

    Если при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее допущена ошибка, такой бланк нужно уничтожить. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

    Уничтожение испорченных бланков должно быть оформлено соответствующим актом. Унифицированной формы для него нет, поэтому он оформляется произвольно.

    Подведем итог

    Итак, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны приобретаться работодателем. Кроме этого, в компании необходимо организовать их учет и хранение. Если трудовая книжка оформлялась впервые, с работника удерживается стоимость бланка. Несоблюдение же установленного порядка учета и хранения названных бланков является нарушением трудового законодательства, за которое в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ может быть применено административное наказание в виде штрафа, налагаемого:

    — на должностных лиц — в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

    — на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб. (или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток);

    — на организацию — от 30 000 до 50 000 руб. (или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток).

    Причины списания трудовых книжек образец

    В каких случаях можно списать? Практика ведения трудовых книжек знает множество случаев в соответствии с которыми трудовые просто напросто списывались с учета. Различные природные явления могут внести свою лепту. Наводнения, землетрясения, пожары… Все это не самым лучшим образом влияет на бумагу, а значит, возможно списание документов, пострадавших в результате природных катастроф. Но помимо природных катастроф существуют также катастрофы техногенные. В результате столкновения с ними человек рискует остаться и вовсе без упоминания о том, где работал. Техногенные катастрофы включают в себя ядерные взрывы и иные аварийные ситуации. Несмотря на то, что современная трудовая книжка получила свой обыкновенный вид еще в 2004 году, у многих сохранились трудовые старого образца. Например, работник с трудовой книжкой конца девяностых наверняка не может обеспечить документу должный вид.

    Как правильно списать и ликвидировать трудовую книжку?

    С копиями все понятно — работодатель обязан выдать заверенную надлежащим образом копию трудовой книжки либо выписку из нее не позднее трех рабочих дней со дня поступления заявления работника об этом. А вот с подлинниками, которые в основном затребуются для оформления пенсии в ПФР, немного сложнее. Трудовое законодательство не содержит запрета на выдачу работникам подлинников трудовой книжки в период действия трудового договора.

    Однако Роструд в Письме от 18.03.2008 N 656-6-0 указал, что ответственность за сохранность трудовых книжек в любом случае несет специально уполномоченное лицо. Даже если работник распишется в получении книжки на руки и потеряет ее, отвечать за утрату будет указанное должностное лицо.

    Акт на списание трудовых книжек. образец

    Работник кадровой службы оформляет трудовую книжку на основании представленных документов (оригиналов) — паспорта и документа об образовании. При оформлении трудовой книжки (как и вкладыша в нее) работодатель взимает с работника плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение бланков. Оплата производится через кассу организации, либо стоимость бланка удерживается из заработной платы работника.

    Удержание стоимости бланка из заработной платы работника возможно только по его письменному заявлению. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносится запись о выдаче работнику трудовой книжки (либо вкладыша в трудовую книжку), и таким образом происходит списание бланка строгой отчетности.

    Как списать трудовые книжки

    С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели ведут: — приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы указанных книг утверждены Минтрудом и приведены в приложениях к Инструкции по заполнению трудовых книжек. Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией организации.
    Сюда вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Примечание. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п.

    Читайте так же:  Гашение судимости ук рф. все о снятии судимости заявление в суд, порядок погашения при условном срок

    Списание трудовых книжек: особенности процедуры

    Форма и порядок ведения указанных документов закреплены в двух нормативных правовых актах:

    • Правилах от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
    • Инструкции от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

    При трудоустройстве работник должен отдать трудовую книжку работодателю. В случае, если гражданин такого документа не имел, работодатель обязан завести его для вновь принятого на работу сотрудника. Этот документ на всем протяжении времени наемного труда ведется работодателем и находится у него на хранении.

    Списание трудовых книжек Ситуации, в которых трудовые книжки или вкладыши в трудовую книжку подлежат списанию, на практике возникают нечасто, но все же возникают. Трудовым законодательством Российской Федерации четкие правила списания таких документов не предусмотрены.

    Трудовая книжка и вкладыш в нее — учитываем и списываем

    Составьте приказ на бланке организации о создании ликвидационной комиссии бланков строгой отчетности. Заверьте приказ подписью руководителя и печатью предприятия. Укажите всех членов ликвидационной комиссии в акте списания с описанием занимаемых ими должностей на предприятии.

    Образец акта о списании бланков трудовых книжек

    Причинами списания испорченных бланков могут быть следующие: неправильное заполнение данных на титульном листе; ошибки при заполнении «Сведения о работе», недостоверность записей на вкладышах. Для уменьшения вероятности допущения ошибки в бланке трудовой книжки рекомендуют тщательно и аккуратно записывать информацию о работнике из предъявляемого паспорта или другого документа, удостоверяющего его личность. Наиболее распространенные ошибки в именах и фамилиях работников.

    Например, при заполнении трудовой книжки кадровик может вместо правильного имени «Наталья» записать «Наталия».Для ведения учета трудовых книжек штатных сотрудников предприятия необходимо завести специальную приходно-расходную книгу, где будут регистрироваться сведения об учете этих документов. Отдельная книга должна быть предусмотрена для фиксации движения трудовых.

    Бланки трудовой книжки и вкладыш в нее: оформление, учет, списание

    Все составляют данный акт от руки и произвольно. Мы вывели лишь ряд правил, которые должны быть присущи данному документу:

    • в нем должно содержаться полное название организации;
    • в центре должно крупными буквами быть написано название самого акта;
    • также не забываем вписать саму дату, когда акт был написан;
    • в акте должен быть кратко изложен весь процесс, касающийся списания трудовых;
    • обозначается количество списанных документов, а также причины списания каждого;
    • не забудьте перечислить состав комиссий по инвентаризации и ликвидации;
    • заканчиваться документ должен постановкой печати и подписями всех участников списания трудовых книжек.

    Стоит заметить что данный акт составляется на листах А4, в двойном экземпляре. Пишется черной или синей ручкой при отсутствии бланка. Скачать образец Акта на списание трудовых книжек.

    • Во-вторых, большое количество исправлений в самом документе или его вкладышах – это тоже весомый повод для того, чтобы произвести списание.
    • В-третьих, чрезвычайная ситуация, возникшая в организации, тоже может повлечь порчу трудовых книжек. Конечно, такие важные документы обязательно должны находиться в сейфе, но все может быть. Это самый плохой вариант для работодателя, потому как придется уничтожать и восстанавливать за свой счет не один, а сразу большое количество документов.

    Если документ перестал быть востребованным В организации может остаться трудовая книжка умершего сотрудника, если ее не заберут близкие родственники.

    Причины списания трудовых книжек образец

    Посмотрите свою трудовую книжку – видите, как аккуратно в ней сделаны записи, различные подписи и пометки. Многие законодательные акты требуют аккуратного обращения сотрудником кадровиков к трудовым книжкам. По сути, это своеобразное лицо организации, которое уволившийся работник понесет показывать в новое место.
    Но иногда от кадровиков не зависит правильность и аккуратность ведения и хранения трудовых книг. Различные природные явления, старость и иные факторы беспощадны к клочкам бумаги и иногда, некоторые трудовые, которые даже не подлежат восстановлению отправляются в мусорный бак. Почему так происходит, а даже если и происходит, то в каком порядке, мы рассмотрим в нашем материале.
    Эта информация будет полезна и кадровикам, работника, и работодателям.

    • аппаратом для уничтожения документов путем их измельчения (так называемым шредером);
    • разрезан на несколько частей ножницами вручную;
    • сожжен;
    • при помощи специализированной архивной организации, предоставляющей услуги по уничтожению документов.

    Проводки по списанию трудовых книжек Соблюдение процедуры списания и уничтожения испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку включает в себя не только мероприятия по их фактическому уничтожению, но и обязательное отражение соответствующих операций в бухгалтерском учете организации. Рассматривая порядок отражения таких операций в бухгалтерском учете, прежде всего отмечаем, что законом он четко не урегулирован.

    Строгого образца данный акт не имеет, однако он обязательно должен включать в себя следующие пункты:

    1. наименование предприятия>
    2. наименование документа>
    3. дату составления акта>
    4. содержание операции по списанию трудовых книжек>
    5. количество списанных трудовых книжек>
    6. стоимость ликвидируемой трудовой книжки>
    7. причину, повлекшую за собой списание трудовой книжки>
    8. дату списания>
    9. серию и номер трудовой книжки>
    10. ФИО и должности лиц, отвечающих за списание>
    11. подписи лиц, отвечающих за списание>
    12. ФИО и должности лиц ликвидационной комиссии>
    13. подписи членов ликвидационной комиссии>
    Видео удалено.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Составленный акт обязательно должен быть заверен печатью предприятия. К акту списания трудовых книжек можно прилагать исключительно их подлинные номера, вырезанные из самого документа.

    Источники


    1. Общая теория государства и права. Учебное пособие. — М.: Книжный дом, 2006. — 320 c.

    2. История политических и правовых учений / В.Г. Графский и др. — М.: Норма, 2003. — 944 c.

    3. Брауде Илья Записки адвоката; Советская Россия — М., 2010. — 224 c.
    4. Грудцына, Л.Ю. Наследственное право: справочник для населения в вопросах и ответах; Ростов н/Д: Феникс, 2012. — 224 c.
    5. Троицкий, Н. А. Корифеи российской адвокатуры: моногр. / Н.А. Троицкий. — М.: Центрполиграф, 2015. — 416 c.
    Акт на списание трудовых книжек. образец как списать утерянный вкладыш в трудовую книжку
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here